Логин или email Регистрация Пароль Я забыл пароль


Войти при помощи:

Аналитика / Налогообложение / Порядок учета затрат на служебные поездки водителей предприятия

Порядок учета затрат на служебные поездки водителей предприятия

Каковы отличия документального оформления, бухучета и налогообложения при разъездном характере работ командировок и компенсации возмещаемых затрат?

21.03.2019
Российский налоговый портал

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

аудитор, член Российского Союза аудиторов Федорова Лилия

Контроль качества ответа:

Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

аудитор, член РСА Мельникова Елена

ООО находится на общей системе налогообложения и имеет в штате водителей, сфера деятельности которых - доставка товара с разных населенных пунктов по всей России на склад ООО. Как правильно оформить расходы работодателю, связанные со служебными поездками водителей: как командировку или компенсацию всех расходов, связанных с разъездным характером работ? Каковы отличия документального оформления, бухучета и налогообложения при разъездном характере работ командировок и компенсации возмещаемых затрат?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Выплаты водителям надбавки (доплаты) к заработной плате следует учитывать в составе расходов на оплату труда. Такие доплаты подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами.

Суммы возмещения работодателем расходов работника, связанных с его служебными поездками, учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Такие выплаты не облагаются НДФЛ и страховыми взносами при должном документальном подтверждении.

Обоснование вывода:

В общем случае работа водителя носит разъездной характер, а также является работой в пути. Работодатель обязан компенсировать водителю связанные со служебными поездками расходы, указанные в ст. 168.1 ТК РФ, в том числе и суточные (дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства). Размеры и порядок возмещения таких расходов, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами либо трудовым договором. Указанные поездки командировками не являются (с данной позицией можно ознакомиться в материалах).

Вместе с тем существует и иной подход. Пример его представлен в письме Минфина России от 08.02.2005 N 03-05-01-04/21. Здесь сообщено, что если водители грузовых автомобилей постоянно работают на регулярных междугородных перевозках, то данные поездки служебными командировками не признаются. Но если поездки водителей не носят постоянного характера и в каждом случае осуществляются по отдельному распоряжению работодателя, то данную поездку следует рассматривать служебной командировкой.

Налог на прибыль

Если работодатель с целью компенсации расходов, связанных с разъездным характером работы, выплачивает водителям надбавки (доплаты) к заработной плате (ст. 129 ТК РФ), то такие выплаты следует учитывать в составе расходов на оплату труда в силу ст. 255 НК РФ (письма Минфина России от 07.05.2008 N 03-03-06/1/302, от 24.04.2007 N 03-04-06-01/129, УФНС России по г. Москве от 30.06.2008 N 20-12/061153). При этом соответствующее условие выплаты надбавки (доплаты) должно быть предусмотрено коллективным договором, соглашением, трудовыми договорами, локальными нормативными актами организации.

Если же работнику выплачивается компенсация для возмещения расходов, связанных с разъездным характером работы (ст. 168.1 ТК РФ), то эти выплаты не входят в систему оплаты труда, а являются компенсацией затрат работника, связанных с выполнением трудовых обязанностей. Возмещение работникам расходов в соответствии со ст. 168.1 ТК РФ при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль учитывается в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ (письма Минфина России от 25.10.2013 N 03-04-06/45182, от 01.04.2010 N 03-03-06/1/211, от 18.08.2008 N 03-03-05/87).

Глава 25 НК РФ не устанавливает каких-либо ограничений по размеру затрат на возмещение работникам расходов, указанных в ст. 168.1 ТК РФ. Однако такие расходы в любом случае должны соответствовать критериям п. 1 ст. 252 НК РФ, а именно, быть экономически обоснованными и документально подтвержденными (письмо Минфина России от 19.06.2017 N 03-04-06/38080).

Перечень возмещаемых на основании ст. 168.1 ТК РФ работнику расходов является открытым, поскольку в нем упомянуты и иные расходы в связи со служебными поездками, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя. При этом расходы должны быть осуществлены в служебных целях (направлены на извлечение доходов организацией).

Отметим также, что если из трудовых, коллективных договоров, локальных актов, должностных инструкций не следует, что работа сотрудников носит разъездной характер, то не исключено, что правомерность признания расходов, связанных с разъездным характером, налоговые органы не признают (письмо УФНС России по Хабаровскому краю от 22.03.2005 N 16-15/282-3265@). С целью формирования данных налогового учета необходимо наличие надлежащим образом оформленных оправдательных документов, подтверждающих понесенные расходы (письма Минфина России от 20.07.2018 N 03-04-05/51201, от 06.07.2018 N 03-04-05/46903, N 03-04-05/46898).

Если организация компенсирует работнику фактически произведенные им расходы по разъездам, то для этого необходимы документы:

1) трудовой договор, в котором имеется указание на разъездной характер работы, а также на обязанность работодателя возмещать расходы, связанные с выполнением работником его служебных обязанностей (либо дополнительное соглашение к договору);

2) локальный нормативный акт (приказ, распоряжение, положение о разъездном характере работ или иной документ) или коллективный договор, в котором определяется:

- перечень работ, профессий, должностей работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер,

- размеры и порядок возмещения работникам расходов, связанных со служебными поездками, в том числе размер и сроки возмещения расходов по каждой должности,

- порядок представления авансовых отчетов и подтверждающих расходы документов;

3) документы, подтверждающие факт служебной поездки (путевой лист, маршрутный лист, разъездная ведомость, журнал учета поездок и т.д.);

4) авансовый отчет и платежные документы, подтверждающие произведенные расходы.

НДФЛ

Если с целью компенсации расходов, связанных с разъездным характером работы, работникам установлены надбавки (доплаты) к заработной плате, то на такие доплаты не распространяется действие п. 3 ст. 217 НК РФ и они подлежат обложению НДФЛ (ст. 41, ст. 207, пп. 6 п. 1 ст. 208, п. 1 ст. 210 НК РФ, письма Минфина России от 26.03.2012 N 03-04-06/9-76, от 17.07.2007 N 03-04-06-01/248, от 03.10.2007 N 03-04-06-02/196).

Если же работникам выплачиваются компенсации для возмещения расходов, связанных с разъездным характером работы, то, по мнению Минфина России, они не подлежат обложению НДФЛ на основании положений п. 3 ст. 217 НК РФ (письма Минфина России от 20.07.2018 N 03-04-05/51201, от 19.06.2017 N 03-04-06/38080, от 20.01.2014 N 03-11-06/2/1482, от 25.10.2013 N 03-04-06/45182, от 07.06.2011 N 03-04-06/6-131 и др.). При этом в коллективном договоре, соглашении, локальном нормативном акте должны быть установлены размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников. При отсутствии документов, подтверждающих расходы сотрудников, теряется компенсационный характер данных выплат, и указанные доходы подлежат обложению НДФЛ в установленном порядке (письма Минфина России от 20.07.2018 N 03-04-05/51201, от 27.07.2018 N 03-04-06/53068).

Так, суточные, выплачиваемые сотрудникам, постоянная работа которых имеет разъездной характер, не облагаются НДФЛ на основании п. 3 ст. 217 НК РФ в размерах, установленных коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами (письма Минфина России от 07.06.2011 N 03-04-06/6-131, от 04.09.2009 N 03-04-06-01/230). При этом ограничение, установленное п. 3 ст. 217 НК РФ в отношении необлагаемого размера суточных при командировках (не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке), в данном случае не применяется, поскольку служебные поездки не признаются командировками. Суточные, выданные в соответствии со ст. 168.1 ТК РФ, не облагаются НДФЛ в размере, установленном локальным актом организации (письма Минфина России от 20.09.2018 N 03-15-06/67364, от 25.07.2018 N 03-04-06/52242, от 20.07.2018 N 03-04-05/51201, от 06.07.2018 N 03-04-05/46903).

Страховые взносы

Компенсационные выплаты, связанные с разъездным характером работы, не облагаются страховыми взносами в силу пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, поскольку они связаны с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей. Причем лимиты в 700 и 2500 руб., установленные для суточных по командировкам, к этим выплатам не относятся. Так, суточные, выданные в соответствии со статьей 168.1 ТК РФ, не облагаются страховыми взносами в размере, установленном локальным актом организации (письма Минфина России от 20.09.2018 N 03-15-06/67364, от 19.06.2017 N 03-04-06/38080, от 19.04.2017 N 03-04-06/23538, от 14.04.2017 N 03-04-06/22286). Компенсируемые затраты должны быть документально подтверждены, в противном случае они не могут признаваться компенсационными и подлежат обложению страховыми взносами (письма Минфина России от 20.07.2018 N 03-04-05/51201, от 06.07.2018 N 03-04-05/46903, N 03-04-05/46898, от 19.04.2018 N 03-15-06/26525).

В то же время надбавка к заработной плате за разъездной характер работы не является компенсационной выплатой, а представляет собой доплату за особые условия труда, а потому является объектом обложения страховыми взносами (п. 1 ст. 420 НК РФ).

В отношении страховых взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний. Перечень выплат, не подлежащих обложению взносами от НС и ПЗ, предусмотренный ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ (Закон N 125-ФЗ), соответствует перечню выплат, не облагаемых страховыми взносами. Поэтому компенсационные выплаты для возмещения расходов, связанных с разъездным характером работы, не облагаются страховыми взносами от НС и ПЗ в силу пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона N 125-ФЗ. В свою очередь, надбавка к заработной плате за разъездной характер работы является объектом обложения страховыми взносами (п. 1 ст. 20.1 Закона N 125-ФЗ).

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:

- Энциклопедия решений. Учет выплат при разъездном характере работы;

- Энциклопедия решений. НДФЛ с сумм возмещения расходов при разъездном характере работы;

- Энциклопедия решений. Путевой лист;

- Разъездная работа или командировка? (М. Кузьмина, "Актуальная бухгалтерия", N 5, май 2011 г.)

- Вопрос: Чем отличается служебное поручение работнику, направляемому в командировку, от его трудовой функции? Может ли оно противоречить ей, ведь ТК РФ запрещает поручать выполнение работы, не обусловленной трудовым договором? ("Кадровик.ру", N 11, ноябрь 2013 г.)

- Преимущества и недостатки "разъездных" и командировочных расходов (С.Н. Гордеева, "Транспортные услуги: бухгалтерский учет и налогообложение", N 6, ноябрь-декабрь 2010 г.);

- Вопрос: Организация находится на общем режиме налогообложения. Характер работы одного из сотрудников носит разъездной характер, что отражено в условиях трудового договора с ним. Работник направлен в служебную поездку в труднодоступную местность, в отдалении от населенных пунктов и пунктов питания. Со сторонним юридическим лицом, организующим питание своих сотрудников в этой труднодоступной местности, заключен договор по обеспечению горячим питанием сотрудника в организации. Возможно ли отнесение затрат, связанных с обеспечением работника горячими обедами, в состав расходов, учитываемых при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль организаций? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, сентябрь 2017 г.)

- Вопрос: Работник регулярно выезжает в другие районы для выполнения работ непосредственно на производственных объектах, расположенных на значительном расстоянии от места работы (офиса). Время в пути занимает 1-2 суток. Согласно трудовому договору работнику установлен разъездной характер работы с суммированным учетом рабочего времени, учетный период - год; односменный режим работы, скользящие выходные дни; при работе на производственных объектах работодателя продолжительность дневной смены - 10 часов, при работе в офисе - продолжительность дневной смены 8 часов. Как должны оплачиваться и табелироваться "дни в пути" при разъездном характере работы? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июль 2018 г.)

- Энциклопедия решений. Служебная командировка;

- Энциклопедия решений. Оформление служебной командировки;

- Энциклопедия решений. Оплата периода командировки;

- Энциклопедия решений. НДФЛ с суточных при командировке;

- Энциклопедия решений. Учет расходов на командировки по территории РФ.

Разместить:

Вы также можете   зарегистрироваться  и/или  авторизоваться  

   

Порядок признания доходов и расходов
Все новости по этой теме »

Объект налогообложения
Все новости по этой теме »

Материальные расходы
Все новости по этой теме »

Порядок уплаты
Все новости по этой теме »

Облагаемые доходы
Все новости по этой теме »

Порядок признания доходов и расходов
Все статьи по этой теме »

Объект налогообложения
Все статьи по этой теме »

Материальные расходы
Все статьи по этой теме »

Порядок уплаты
Все статьи по этой теме »

Облагаемые доходы
Все статьи по этой теме »

Порядок признания доходов и расходов
  • 03.06.2019  

    Основанием для доначислений по налогу на прибыль и НДС послужил вывод инспекции о том, что заявитель необоснованно включил в состав косвенных расходов затраты в виде нагрузочных потерь, возникших на оптовом рынке электроэнергии, а также заявил налоговые вычеты по данным расходам.

    Итог: суд отклонил доводы инспекции о том, что в рассматриваемом случае приобретенный на опто

  • 22.04.2019  

    Общество обратилось в арбитражный суд с заявлением о признании недействительным решения Межрайонной инспекции ФНС России в части доначисления налога на прибыль в размере по операциям с ЧАО.

    Итог: рассматривая спор и отказывая в удовлетворении требований общества, суды пришли к выводу, что обществом была проведена контрольная инвентаризация после оформленных ранее результа

  • 10.12.2018  

    По мнению инспекции, включение в состав Соглашения об отступном от 13.12.2012 г. № 2 условий о погашении договора займа за счет предоставленного имущества ЗАО и дальнейшая корректировка регистров налогового учета повлекли получение обществом необоснованной налоговой выгоды путем занижения налогооблагаемой базы по налогу на прибыль за 2012 год. В ходе проверки инспекция установила наличие особых форм расчетов и сроков платеже


Вся судебная практика по этой теме »

Объект налогообложения
  • 19.11.2018  

    Основанием для начисления 1,7 млн руб. налога на прибыль послужил вывод инспекции о том, что в отсутствие надлежаще оформленных первичных документов общество неправомерно уменьшило налоговую базу по налогу на прибыль на сумму убытка, образовавшегося в предыдущих налоговых периодах у ОАО.

    Итог: суды поддержали позицию инспекции. Первичные документы, подтверждающие указанны

  • 22.10.2018  

    По мнению налогового органа компания незаконно отразила в составе внереализационных расходов курсовые разницы и проценты по долговым обязательствам.

    Итог: в удовлетворении заявленных требований было отказано, потому что доводы налогового органа были подтверждены.

  • 10.09.2018  

    Как верно указано судами, для целей налогообложения (списания в состав резерва по сомнительным долгам просроченной задолженности, обеспеченной залогом) не имеет правового значения факт использования товара и невозможности его возврата в натуре, в данном случае определяющим является отнесение задолженности к сомнительной в соответствии со статьей 266 НК РФ.


Вся судебная практика по этой теме »

Материальные расходы
  • 04.07.2018  

    Суды пришли к выводу о том, что расходы, учитываемые обществом в целях налогообложения прибыли, обоснованность применения налоговых вычетов по НДС по аренде помещений и их обслуживанию являются экономически неоправданными и направленными на получение необоснованной налоговой выгоды в виде получения налоговых вычетов по НДС, а также завышения расходов, учитываемых в целях налогообложения прибыли.

  • 04.08.2014  

    Приобретенная обществом многооборотная тара используется для хранения товаров на складе и для доставки товара при его реализации, что подтверждается представленными в материалы дела доказательствами и не оспаривается инспекцией, поэтому расходы на ее приобретение относятся к материальным расходам, связанным с производством и реализацией. Поскольку данная тара в целях налогообложения не является амортизируемым имуществом, указанным в ст. 256 НК РФ, то со

  • 26.02.2014  

    Поскольку заявителем акты оказанных услуг по передаче электроэнергии за ноябрь, декабрь 2008 г. от ОАО «ФСК ЕЭС» получены 27 февраля 2010 г., суды с учетом п. 2 ст. 272 НК РФ, признали необоснованным вывод инспекции о том, что заявителем не были соблюдены правила списания на прямые расходы суммы затрат по услугам передачи электроэнергии, оказанным ОАО «ФСК ЕЭС» в 2008 году, расходы по которым неправомерно учтены при формировании


Вся судебная практика по этой теме »

Порядок уплаты
  • 26.08.2019  

    Налоговый орган доначислил НДФЛ, ссылаясь на то, что налогоплательщик необоснованно занизил налоговую базу по НДФЛ, доначислил НДС, указав, что выручка от продажи имущества превысила предельно допустимый законом размер, начислил пени.

    Итог: в удовлетворении требования отказано, поскольку доводы налогового органа подтверждены.

  • 21.08.2019  

    В связи с неисполнением обществом требования об уплате долга по НДФЛ и пеней налоговым органом вынесено решение об их взыскании за счет денежных средств на счетах общества в банках, а также электронных денежных средств.

    Итог: требование удовлетворено, поскольку установлены факты своевременного исполнения обществом обязанности по уплате НДФЛ и отсутствия задолженности по указанному налогу.

  • 26.06.2019  

    Общество как налоговый агент представил в налоговый орган расчет НДФЛ, в ходе камеральной проверки которого были выявлены ошибки, связанные с исчислением и уплатой налога, а также обстоятельство несвоевременного перечисления в бюджет сумм налога на доходы, удержанных с физических лиц.

    Итог: дело направлено на новое рассмотрение в суд апелляционной инстанции, поскольку суд не дал оценку всем доводам обществ


Вся судебная практика по этой теме »

Облагаемые доходы
  • 15.04.2019  

    Основанием для принятия решения послужил вывод инспекции о том, что в нарушение пункта 1 статьи 210 НК РФ была занижена налогооблагаемая база в декларации о доходах формы 3-НДФЛ за 2016 год, в результате неверного расчета полученного дохода от погашения векселей ПАО Сбербанк России.

    Итог: исследовав материалы дела, проанализировав собранные по делу доказательства и доводы

  • 12.12.2018  

    Оспариваемый ненормативный правовой акт принят налоговым органом по результатам рассмотрения материалов выездной налоговой проверки. Основанием для начисления налога на добавленную стоимость, пени и применения налоговых санкций за неполную уплату налога в виде штрафа явился вывод налогового органа о занижении Предпринимателем налоговой базы в связи с не включением в нее дохода, полученного от сдачи в аренду нежилых помещений

  • 05.12.2018  

    Федеральная налоговая служба в лице Инспекции Федеральной налоговой службы по Ленинскому району г. Владивостока обратилась в суд с жалобой на действия конкурсного управляющего. Конкурсный управляющий указывает на то, что частичная выплата заработной платы производилась на основании судебных актов суда общей юрисдикции, согласно которым долг по заработной плате подлежал взысканию с должника в пользу работников без удержания Н


Вся судебная практика по этой теме »

Порядок признания доходов и расходов
Все законодательство по этой теме »

Объект налогообложения
Все законодательство по этой теме »

Материальные расходы
Все законодательство по этой теме »

Порядок уплаты
Все законодательство по этой теме »

Облагаемые доходы
Все законодательство по этой теме »