
Аналитика / Налогообложение / Расходы по доставке сотрудников на работу
Расходы по доставке сотрудников на работу
В качестве бонуса работникам некоторые компании предусматривают в трудовом или коллективном договоре доставку до места работы и обратно. Риски признания расходов на такую доставку при расчете налога на прибыль, нюансы начисления НДС и бухгалтерского учета рассматриваем в статье
22.01.2015Актуальная бухгалтерияКомпании по своей инициативе могут организовать доставку сотрудников до места работы и обратно. Хотя в случае вахтового метода работы доставка сотрудников предусмотрена Трудовым кодексом (ст. 301 ТК РФ). Чаще всего речь идет о промышленной зоне города, расположенной вне маршрутов следования общественного транспорта.
Для доставки работников либо используют собственный транспорт предприятия, либо заключают договоры с транспортными компаниями. Чаще всего по указанным договорам оплату производят за единицу предоставляемого транспортного средства, а не за количество перевезенных работников. Кстати, в некоторых отраслевых соглашениях прописана обязательность доставки сотрудников на работу и обратно.
Доставка как расход
При расчете налога на прибыль не учитывают расходы на оплату проезда к месту работы и обратно транспортом общего пользования, специальными маршрутами, ведомственным транспортом. Затраты на доставку сотрудников к месту работы и обратно могут быть включены в состав расходов в случаях, когда такие расходы (п. 26 ст. 270 НК РФ):
1) обусловлены технологическими особенностями производства;
2) предусмотрены трудовыми или коллективными договорами.
По мнению Минфина России, фирма вправе отнести к налоговым расходам затраты, связанные с перевозкой работников, при выполнении обоих этих условий (письма Минфина России от 21.04.2014 № 03-03-06/1/18198, от 20.05.2011 № 03-03-06/4/49, от 13.11.2007 № 03-03-06/1/810, от 07.11.2007 № 03-03-06/1/777, от 11.05.2006 № 03-03-04/1/434, от 11.05.2006 № 03-03-04/1/435). А по мнению автора, указанная норма статьи 270 Налогового кодекса предусматривает альтернативность (вариантность) условий, при которых допускают учет расходов на доставку. Данный вывод подтверждают и судьи (пост. ФАС ПО от 30.05.2008 № А65-16782/07). При этом стоит помнить о том, что все расходы должны быть экономически обоснованы (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Фирмам удавалось в судах отстоять правомерность признания при расчете налога на прибыль расходов на доставку работников, даже если это не прописано в коллективных договорах (пост. ФАС МО от 17.06.2009 № КА-А40/4234-09 (определением ВАС РФ от 23.10.2009 № ВАС-13115/09 в передаче дела в Президиум ВАС РФ отказано), ВСО от 27.09.2010 № А33-18167/2008).
Кстати, в одном из своих разъяснений Минфин России (письмо УФНС России по г. Москве от 27.06.2008 № 20-12/060976) решил, что все произведенные затраты по оплате проезда к месту работы и обратно учитывают в составе расходов при условии ведения в отношении каждого сотрудника персонифицированного учета.
Расходы на доставку связаны с технологическими особенностями производства?
В законодательстве не прописано, что следует понимать под технологической особенностью производства. Исходя из разъяснений чиновников, достаточным будет выполнение одного из следующих условий:
- производственная и офисная территория расположена вне маршрутов следования общественного транспорта (письмо Минфина России от 21.01.2013 № 03-03-06/1/18);
- недостаточность рейсов общественного транспорта (письмо Минфина России от 21.04.2014 № 03-03-06/1/18198);
- время работы общественного транспорта не совпадает со временем, к которому сотрудникам необходимо явиться на работу (письмо Минфина России от 31.08.2012 № 03-03-06/1/449).
В общем, это все те случаи, когда сотрудники компании не имеют нормальной возможности добраться до места работы. К технологическим особенностям производства относят и многосменный режим работы предприятий, в этом случае транспортом развозят работников ночных смен.
Документооборот расходов по доставке
Для того чтобы признать расходы на доставку сотрудников в учете, данные затраты должны быть документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ). Такими документами могут быть: правила внутреннего трудового распорядка, документы, подтверждающие фактический адрес компании, справки местных автопредприятий о наличии маршрутов в конкретном районе, договоры перевозки и т.д.
Как правило, все нюансы определения производственной необходимости, а также время и организация доставки работников оговаривают в соглашениях и коллективных (трудовых) договорах.
Расходы по доставке на такси
Налоговики считают (письмо УФНС России по г. Москве от 27.06.2008 № 20-12/060976), что оплату проезда сотрудников к месту работы и обратно на такси не следует включать в состав расходов, вне зависимости от наличия такого обязательства работодателя в трудовом или коллективном договоре. Чиновники объясняют (письмо УФНС России по г. Москве от 27.01.2006 № 20-12/5434) это тем, что в Налоговом кодексе речь идет только о транспорте общего пользования, специальных маршрутах и ведомственном транспорте.
С данной точкой зрения можно поспорить. Ведь если указанные затраты продиктованы производственной необходимостью, документально подтверждены и включены в трудовой или коллективный договор, то этого уже достаточно для включения стоимости поездки в расходы, и судьи поддерживают эту позицию (пост. ФАС МО от 01.04.2009 № КА-А40/2218-09).
Учет НДС
Стоимость доставки, произведенной транспортом предприятия либо арендованными автомобилями, НДС не облагают. Дело в том, что объектом налогообложения признают оказание услуг для собственных нужд, расходы на которые не принимают к вычету (в т.ч. через амортизационные отчисления) при исчислении налога на прибыль организаций (подп. 2 п. 1 ст. 146 НК РФ). А доставка сотрудников до места работы и обратно не будет являться оказанием услуг работникам, поскольку обусловлена производственной необходимостью, технологическими особенностями и т.д.
В случае оказания транспортных услуг по перевозке работников сторонней фирмой указанные услуги предоставляются самой компании-работодателю. Так что и в этом случае в отношениях компания - сотрудник объект обложения НДС отсутствует (п. 1 ст. 146 НК РФ; пост. ФАС ВВО от 29.10.2007 № А29-1926/2007).
Учет страховых взносов
Есть точка зрения, что раз доставка сотрудников до работы и обратно прямо не прописана в составе сумм, не подлежащих обложению налогом на прибыль, то стоимость проезда необходимо облагать страховыми взносами (ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ (далее - Закон № 212-ФЗ), ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ (далее - Закон № 125-ФЗ)).
По мнению автора, если доставка сотрудников на работу и обратно вызвана производственной необходимостью, то страховые взносы на стоимость поездки начислять не нужно (ч. 1 ст. 7 Закона № 212-ФЗ, п. 1 ст. 20.1 Закона № 125-ФЗ). Ведь данные расходы не являются выплатами в пользу конкретных лиц, а связаны с производственной необходимостью в целях обеспечения работникам надлежащих условий труда. Такие выплаты не зависят от квалификации сотрудников, сложности, качества, количества, условий выполнения работы, не являются стимулирующей или компенсирующей выплатой, вознаграждением, элементами оплаты труда (определение ВАС РФ от 05.07.2013 № ВАС-8283/13).
Если доставку работников обеспечивает сторонняя фирма, то говорить о начислении страховых взносов и вовсе не приходится. Транспортные услуги оказываются самой компании (пост. ФАС ЦО от 03.09.2012 № Ф10-2647/12 (определением ВАС РФ от 22.11.2012 № ВАС-15286/12 в передаче дела в Президиум ВАС РФ отказано)).
По мнению автора, даже если причина доставки работников не связана с производственной необходимостью (т.е. сотрудники имеют возможность добираться до работы самостоятельно), то страховые взносы на стоимость доставки также не начисляют. Дело в том, что указанные выплаты в натуральной форме невозможно персонифицировать, то есть определить объект обложения страховыми взносами в отношении каждого из работников (определение ВАС РФ от 10.01.2013 № ВАС-17525/12). В данном случае табелей учета рабочего времени явно недостаточно. Ведь факт присутствия сотрудника на рабочем месте не свидетельствует, что он действительно воспользовался транспортом предприятия. Отметим, что указанная позиция может не понравиться налоговикам и привести компанию в суд.
Учет НДФЛ
Если сотрудники компании не имеют иной возможности добраться до места работы и обратно, как транспортом компании, то предоставление такой бесплатной доставки не может рассматриваться для целей НДФЛ как оплата услуг, предназначенных для работников (письмо Минфина России от 04.12.2006 № 03-03-05/21). Когда доставка является обоснованной, то организация проезда не приводит к возникновению у работников экономической выгоды (дохода). А значит, и стоимость такого проезда не является объектом обложения НДФЛ (письма Минфина России от 21.04.2014 № 03-03-06/1/18198, от 24.11.2011 № 03-03-06/1/778, от 20.10.2011 № 03-03-06/1/680, от 13.11.2007 № 03-03-06/1/809, от 01.06.2006 № 03-05-01-04/142, от 11.05.2006 № 03-03-04/1/434, от 11.05.2006 № 03-03-04/1/435).
По мнению Минфина России (письмо УФНС России по г. Москве от 16.11.2007 № 28-11/109498), услуги работодателя по доставке инвалидов на работу и обратно могут быть отнесены к системе реабилитации инвалидов. Следовательно, суммы расходов работодателя на такие услуги, оказываемые своим работникам, не имеющим возможности самостоятельно добираться на работу и обратно, не подлежат обложению НДФЛ (п. 22 ст. 217 НК РФ).
В свою очередь, оплата проезда работников при условии, что они имеют возможность добираться до места работы самостоятельно, подлежит обложению НДФЛ (письмо Минфина России от 06.03.2013 № 03-04-06/6715). Минфин России считает, что доход каждого работника можно рассчитать на основе общей стоимости проезда и данных из табеля учета рабочего времени или других аналогичных документов (письмо Минфина России от 17.07.2007 № 03-04-06-01/247). По мнению автора, сделать это не так просто. Как правило, доставка производится обезличенно, то есть безотносительно к каждому конкретному сотруднику. А значит, установить стоимость поездок на каждого работника затруднительно.
Бухгалтерский учет расходов по доставке
В бухгалтерском учете затраты на доставку сотрудников до работы и обратно являются расходами по обычным видам деятельности (пп. 5, 7 ПБУ 10/99, утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н). Отражают их по дебету счетов учета затрат (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета, утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н) в зависимости от особенностей производства (счета 23, 25, 26, 44 и т.д.).
Если сотрудников фирма доставляет на работу собственным транспортом, то затраты отражают в корреспонденции со счетами 10 «Материалы», 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и т.д.
Если доставка работников осуществляется сторонней организацией, то в учете производится запись по счетам учета затрат в корреспонденции со счетом 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».
ПРИМЕР
Фирма доставляет сотрудников на работу и с работы в связи с тем, что производственная территория расположена за городом вне маршрутов следования общественного транспорта. Доставка работников прописана в коллективном договоре и проводится сторонней транспортной компанией. Стоимость транспортных услуг за август составила 59 000 руб. (в т.ч. НДС - 9000 руб.).
В бухгалтерском учете надо сделать следующие проводки:
Дебет 26 Кредит 60
- 50 000 руб. - стоимость оказанных услуг;
Дебет 19 Кредит 60
- 9000 руб. - сумма предъявленного НДС;
Дебет 68 субсчет «НДС» Кредит 19
- 9000 руб. - НДС принят к вычету;
Дебет 90 субсчет «Себестоимость продаж» Кредит 26
- 50 000 руб. - стоимость оказанных услуг отнесена на себестоимость продаж.
Мнение
Автор: Ольга Ястребкова, ведущий юрисконсульт компании «Кузьминых, Евсеев и партнеры»
Обязательно ли соблюдение двух условий?
Налоговый кодекс устанавливает, что затраты на доставку сотрудников к месту работы и обратно могут быть включены в состав расходов в следующих случаях:
1) в силу технологических особенностей производства;
2) когда расходы на оплату проезда к месту работы и обратно предусмотрены трудовыми или коллективными договорами (п. 26 ст. 270 НК РФ).
Конструкция данного пункта допускает неоднозначные толкования. При его практическом применении часто возникает вопрос, всегда ли необходимо соблюдать эти два правила одновременно или достаточно наличия одного из оснований.
Здесь необходимо отметить, что ни у судов, ни у чиновников нет четкого и однозначного ответа на этот вопрос, однако некоторые общие тенденции прослеживаются.
Включение в затраты по налогу на прибыль расходов на доставку работников при одновременном соблюдении двух условий является совершенно безрисковым и бесспорным вариантом как с точки зрения контролирующих органов, так и с точки зрения судов (письма Минфина России от 20.05.2011 № 03-03-06/4/49, от 04.12.2006 № 03-03-05/21, от 11.05.2006 № 03-03-04/1/435, от 02.08.2005 № 03-03-02/43).
Включение в затраты по налогу на прибыль расходов на доставку работников при соблюдении только второго условия также поддерживается на сегодняшний день официальной позицией Минфина России и судебными органами (письмо Минфина России от 21.04.2014 № 03-03-06/1/18198; пост. ФАС ЗСО от 15.03.2013 № А27-11302/2012, ФАС ПО от 30.05.2008 № А65-16782/07).
Включение в затраты по налогу на прибыль расходов на доставку работников при соблюдении только первого условия, скорее всего, придется отстаивать в суде, так как это не отвечает официальной позиции налоговиков. Однако у предприятия есть хорошие шансы этот спор выиграть (пост. ФАС ДВО от 20.05.2011 № Ф03-2085/2011, ФАС ЗСО от 24.06.2009 № Ф04-3764/2009(9413-А27-40), ФАС УО от 02.02.2009 № Ф09-36/09-С2, ФАС МО от 17.06.2009 № КА-А40/4234-09 по делу № А40-17745/08-80-41, ФАС ПО от 13.03.2008 № А55-8279/07).
Темы: НДС  Налог на прибыль  НДФЛ (Налог на доходы физических лиц, подоходный налог)  Порядок уплаты страховых взносов  Учетная политика предприятия  
- 14.07.2025 Комитет ГД одобрил законопроект о налоговых льготах производителям беспилотников
- 09.07.2025 Требуется ли исчислять НДС при передаче товаров зарубежному филиалу: ответ ФНС
- 30.06.2025 Минфин уточнил: когда «упрощенщик» обязан начать платить НДС
- 17.06.2025 Принят законопроект о новых правилах налогообложения международных холдинговых компаний
- 09.06.2025 Разъяснено, когда обеспечительный платеж облагается налогом на прибыль
- 26.05.2025 Минфин: в 2025 году запрещено учитывать старые расходы для уменьшения прибыли
- 16.07.2025 Как рассчитать и заплатить НДФЛ с процентов по вкладам за 2024 год: пример от налоговой
- 15.07.2025 Налоговики рассказали, как отказаться от вычета в пользу другого родителя
- 14.07.2025 Крупную матпомощь при рождении детей освободили от НДФЛ и взносов
- 01.07.2025 В 2026 году сохранятся тарифы взносов «на травматизм»
- 26.05.2025 Минфин разъяснил, когда оплата фитнеса работникам и их семьям облагается страховыми взносами
- 26.05.2025 Минфин: на неизрасходованный «подотчёт» без отчёта и возврата начисляются страховые взносы
- 03.09.2024 Отчеты о деятельности организаций придется сдавать в Росстат по новым формам
- 14.03.2024 Можно ли удалять реквизиты в счете-фактуре: Минфин
- 15.02.2024 Минтруд представит новые формы отчетов в службу занятости
- 14.03.2024 10 регионов России вернули больше НДС, чем уплатили в бюджет
- 14.11.2023 Вычет НДС по счету‑фактуре, выставленному 3 года назад: когда не поздно заявить
- 12.10.2023 Транспортная накладная: правила заполнения
- 15.07.2025 Как меняются налоги на прибыль в эпоху цифровизации: тренды и риски для бизнеса
- 05.10.2023 Как правильно учесть расходы в виде безвозмездного пожертвования имущества участникам СВО?
- 18.07.2023 Как новой организации платить авансы по налогу на прибыль
- 04.03.2025 Как не переплатить налог на вклады в 2025-м
- 20.02.2025 ФНС решила автоматизировать уплату НДФЛ с конца 2025 года
- 18.02.2025 ФНС готовится отказаться от большинства деклараций по НДФЛ
- 14.09.2023 Введение новой страховки для такси: чего стоит ожидать
- 02.08.2023 Социальный фонд утвердил форму, заменяющую СНИЛС
- 28.07.2023 Утверждены формы документов, которые СФР будет использовать при проверках страхователей
- 07.11.2023 Поправки по налогообложению операций с партнерами-иностранцами
- 05.10.2023 ЕНС: налогоплательщики смогут узнавать о задолженности на конкретную дату
- 03.10.2023 Путевой лист: как оформлять для ИП в 2023 году
- 16.07.2025
Налоговый орган
начислил пени, приходящиеся на доначисленные суммы НДС и налога на прибыль организаций, сделав вывод о получении налогоплательщиком необоснованной налоговой выгоды по сделкам с контрагентами.Итог: в удовлетворении требования отказано, поскольку факт начисления пеней признан правомерным, установлено, что налоговым органом исключены начисления пеней в период действия моратория.
- 16.07.2025
Налоговый орган
доначислил НДС, начислил пени и штраф, сделав вывод о неправомерном применении налогоплательщиком налоговой льготы по НДС в отношении операций, связанных с оказанием услуг по обеспечению деятельности скорой помощи.Итог: в удовлетворении требования отказано, поскольку установлено, что действия сотрудников (водители) налогоплательщика были направлены на создание условий, благоприятству
- 16.07.2025
Налоговый орган
доначислил НДС, отказал в возмещении суммы НДС, сделав вывод о необоснованном уменьшении налогоплательщиком сумм налога к уплате в результате искажения сведений о хозяйственной деятельности.Итог: в удовлетворении требования отказано, поскольку подтвержден факт искажения налогоплательщиком сведений налоговой отчетности по сделкам с контрагентом, приобретенные у данного контрагента тов
- 16.07.2025
Налоговый орган
доначислил НДС, налог на прибыль организаций, начислил штраф, сделав вывод об искажении налогоплательщиком сведений о фактах хозяйственной деятельности в результате создания схемы ухода от налогообложения с участием контрагентов.Итог: требование удовлетворено в части, касающейся доначисления налога на прибыль и НДС по взаимоотношениям с отдельными контрагентами, соответствующих сумм
- 10.07.2025
1) Налоговый
орган оставил без рассмотрения апелляционную жалобу общества, поданную в связи с привлечением общества к налоговой ответственности; 2) Жалоба общества на действия налогового органа, выразившиеся в отказе в рассмотрении апелляционной жалобы, была оставлена без удовлетворения в связи с неоформлением доверенности надлежащим образом.Итог: 1) В удовлетворении требования отказано, поско
- 09.07.2025
Проверкой выявлена
реализация налогоплательщиком объектов недвижимости по заниженной стоимости в пользу взаимозависимого лица.Итог: в удовлетворении требования отказано, поскольку отклонение цены продажи от рыночной признано существенным, разумные экономические причины заключения договоров не раскрыты, сделки направлены на получение необоснованной экономической выгоды; по эпизоду доначисления налого
- 26.06.2025
Оспариваемыми решениями
обществу доначислены НДФЛ, страховые взносы на обязательное медицинское страхование, а также начислен штраф.Итог: требование удовлетворено, поскольку в решениях налогового органа не отражены признаки, позволяющие в соответствии с трудовым законодательством квалифицировать отношения, возникшие между обществом и самозанятыми физическими лицами, в качестве трудовых отношений.
- 26.06.2025
По результатам
камеральной проверки предпринимателю доначислен НДФЛ и начислен штраф в связи с использованием формального документооборота в целях получения необоснованной налоговой экономии в виде неправомерного завышения профессиональных налоговых вычетов по НДФЛ путем учета фактически не произведенных и документально не подтвержденных расходов на поставку нефтепродуктов.Итог: в удовлетворении тре
- 18.06.2025
Оспариваемым решением
обществу доначислен НДФЛ, начислены пени.Итог: требование удовлетворено, так как не подтвержден факт выплаты обществом дохода своим работникам.
- 16.07.2025
Налоговый орган
доначислил страховые взносы, начислил штраф, сделав вывод о необоснованном применении налогоплательщиком норматива зачисления страховых взносов в отношении иностранных работников, временно пребывающих на территории РФ.Итог: требование удовлетворено, поскольку установлено, что налогоплательщик (страхователь) освобождается от уплаты страховых взносов в пользу работников - иностранцев (
- 10.07.2025
Определением включена
задолженность в реестр требований кредиторов должника, поскольку задолженность образовалась в связи с неуплатой налогов, были применены меры принудительного взыскания задолженности.Итог: определение отменено. Дело направлено на новое рассмотрение, поскольку заявление о пропуске срока на принудительное взыскание задолженности не было рассмотрено, не проверена обоснованность вклю
- 03.07.2025
Общество привлечено
к ответственности в виде финансовых санкций в связи с непредставлением в установленный срок сведений о застрахованных лицах.Итог: требование удовлетворено, так как общество представило исходные сведения в установленный срок, а уточненные (исправленные) сведения о застрахованном лице - в течение пяти рабочих дней со дня получения уведомления об устранении ошибок и несоответствий.&
- 16.01.2024
Общество ссылается
на то, что учетные бухгалтерские регистры в бумажном виде не переданы, учетная политика по бухгалтерскому и налоговому учету также не передана.Итог: в удовлетворении требования отказано, поскольку все документы о финансово-хозяйственной деятельности общества, имевшиеся в распоряжении бывшего руководителя, переданы новому генеральному директору.
- 03.05.2023
Определением частично
удовлетворено заявление вновь утвержденного конкурсного управляющего и у бывшего конкурсного управляющего истребованы реестр текущих платежей, база 1С, бухгалтерские регистры и карточки счетов за период исполнения последним своих обязанностей, при этом в понуждении вновь утвержденного конкурсного управляющего принять имущество должника отказано. Дополнительным определением истребованы также копии правоу - 27.02.2023
Обществом было
допущено искажение сведений о фактах хозяйственной жизни, об объектах налогообложения, подлежащих отражению в налоговом и бухгалтерском учете, налоговой отчетности, в результате сокрытия объекта налогообложения.Итог: в удовлетворении требования отказано ввиду наличия у налогового органа правовых оснований для принятия решения об отказе в привлечении к ответственности за совершение налогово
- 15.07.2025 Письмо Минфина России от 05.05.2025 г. № 03-07-11/44612
- 08.07.2025 Письмо ФНС России от 21.04.2023 г. № ЕА-3-15/5626@
- 03.07.2025 Письмо Минфина России от 26.05.2025 г. № 03-11-09/51466
- 09.07.2025 Письмо Минфина России от 14.05.2025 г. № 03-03-06/1/47349
- 07.07.2025 Письмо Минфина России от 20.05.2025 г. № 03-03-06/1/49161
- 04.07.2025 Письмо Минфина России от 22.05.2025 г. № 03-03-06/3/50292
- 18.07.2025 Письмо Минфина России от 16.05.2025 г. № 03-04-06/48176
- 18.07.2025 Письмо Минфина России от 30.06.2025 г. № 03-04-09/63421
- 16.07.2025 Письмо Минфина России от 19.05.2025 г. № 03-04-05/48925
- 09.07.2025 Письмо Минфина России от 08.04.2025 г. № 03-15-06/34681
- 07.07.2025 Письмо Минфина России от 30.05.2025 г. № 03-15-06/53905
- 04.07.2025 Письмо Минфина России от 19.05.2025 г. № 03-15-06/48524
- 16.01.2024 Письмо Минфина России от 19.12.2023 г. № 07-01-09/122675
- 06.12.2023 Письмо Минфина России от 01.11.2023 г. № 07-01-10/104092
- 20.11.2023 Письмо Минфина России от 11.10.2023 г. № 07-01-09/96505
Комментарии