Аналитика / Налогообложение / Транспортная накладная: правила заполнения

Транспортная накладная: правила заполнения

Транспортная накладная — документ, который тем, кто привлекает для доставки товара стороннего перевозчика. Она подтверждает стоимость перевозки в налоговом и бухгалтерском учете. Нужно знать, как заполнить и подписать транспортную накладную, как внести исправления и с каким документом ее нельзя путать.
12.10.2023

Транспортная накладная — это документ, который нужен всем, кто привлекает для доставки товара стороннего перевозчика. С ее помощью подтверждается стоимость перевозки в налоговом и бухгалтерском учете. Как заполнить и подписать транспортную накладную, как внести исправления и с каким перевозочным документом нельзя ее путать.

Когда нужна транспортная накладная

Транспортную накладную (ТН) заполняют в том случае, если грузоперевозка осуществляется силами стороннего перевозчика. ТН служит подтверждением, что договор доставки заключен. Так сказано в пункте 7 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом (утв. постановлением правительства РФ от 21.12.20 № 2200; далее — Правила перевозок). Этим же постановлением утверждена новая форма транспортной накладной, которая применяется с марта 2022 года.

ТН можно оформить на бумажном бланке. А можно — в электронном виде без распечатки бумажной копии. Формат утвержден приказом ФНС от 09.12.21 № ЕД-7-26/1065@. Правила обмена электронными перевозочными документами прописаны в постановлении правительства РФ от 21.05.22 № 931.

Кто оформляет транспортную накладную

По умолчанию ТН оформляет грузоотправитель. Но по договору данную обязанность можно возложить на другие стороны сделки: грузополучателя или перевозчика. Это следует из части 1 статьи 8 Устава автомобильного транспорта (утв. Федеральным законом от 08.11.07 № 259-ФЗ). Обратите внимание: кроме транспортной накладной необходимо оформить путевой лист.

ТН на бумаге составляют в трех экземплярах (оригиналах):

для грузоотправителя;
для грузополучателя;
для перевозчика.

Заполнение ТН грузоотправителем

Грузоотправитель вносит сведения в шапку документа: номер и дату накладной; номер и дату заказа (заявки), номер экземпляра. Плюс к этому он заполняет разделы 1 — 5, 8, 11, 12.

В разделе 1 проставляются реквизиты грузоотправителя. Если заключен договор экспедиции, возможны два варианта.

1. Экспедитор принял груз во владение. Тогда в разделе 1 следует отразить его реквизиты, сделать пометку «является экспедитором» и заполнить раздел 1а.

2. Экспедитор не принял груз во владение. Следует отразить реквизиты заказчика услуг экспедиции.

При заполнении других разделов нужно учитывать следующие особенности.

Раздел 3 заполняет тот, кто осуществил погрузку товаров в автомобиль. Объявленную стоимость (ценность) указывать не обязательно.

Раздел 4 предназначен для сведений о документах, которые прикладываются к ТН (к примеру, о сертификате, сопроводительной ведомости и т.д.). Этот раздел можно не заполнять.

В разделе 8 отражают реквизиты лица, заполнившего раздел 3. Если это же лицо указано и в разделе 1, достаточно вписать его наименование (в электронной ТН достаточно ИНН). Обязательно нужно проставить подписи водителя и лица, осуществившего погрузку.

Раздел 11 заполняется, если были подписаны акты о нарушениях или претензии к перевозчику.

Раздел 12 заполняется в ситуации, когда транспортная накладная будет использована в качестве первичного учетного документа.

Заполнение ТН перевозчиком

Перевозчику необходимо поставить в накладной две подписи. Первую — при погрузке в разделе 8. Вторую — при разгрузке в разделе 10. Также он должен заполнить разделы 6 — 12, учитывая следующие особенности.

Раздел 7 предназначен для информации о машине. Здесь фиксируется: тип, марка, грузоподъемность в тоннах, вместимость в кубических метрах, регистрационный номер.

Разделы 8 и 10 заполняет не перевозчик, а грузоотправитель и грузополучатель соответственно. Единственное, что может сделать тот, кто доставляет товар, — это отразить свои замечания о состоянии груза, о креплении, таре, упаковке и проч. Для замечаний и оговорок выделены специальные поля.

С особым вниманием нужно заполнить раздел 12. Именно в нем собраны сведения, необходимые для учета расходов на провоз: стоимость без НДС, ставка налога, сумма НДС и проч. Поэтому очень важно отразить всю информацию правильно.

Заполнение ТН грузополучателем

Грузополучатель заполняет раздел 10. В нем указывается информация о времени прибытия груза, его массе, плотности и проч. Если груз размещен в закрытом контейнере, грузовое транспортное средство исправно, пломбы не вскрыты, то массу, состояние и количество грузовых мест проверять не обязательно (ч. 9 ст. 15 Устава автомобильного транспорта).

Также грузополучатель делает отметки в разделе 11, если у него были претензии по доставке товара.

Исправления в транспортной накладной

Их вносят так же, как в любой другой первичный документ (ч. 7 ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», п. 19 и п. 21 ФСБУ 27/2021):