Сотрудник использует личное имущество: как оплачивать

Оплата по арендному договору

При аренде личного имущества сотрудника компания платит ему арендную плату, предусмотренную договором (ст. 606 и 614 ГК РФ). Самым обоснованным является размер ежемесячных платежей, немного превышающий сумму ежемесячной амортизации по имуществу. Рассчитать ее можно исходя из рыночной стоимости полученного имущества и срока его полезного использования. Подтвердить эти показатели можно с помощью бухгалтерской справки, которую следует хранить на случай налоговой проверки.

Бухгалтерский учет

Арендованное имущество следует принимать по акту о приемке-передаче и опроходовать на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства».

В бухгалтерском учете сумму арендной платы надо отражать на счетах учета затрат по тем видам деятельности, для которых арендовано имущество сотрудника:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44 …) Кредит 76
– отражена плата за аренду личного имущества сотрудника (сотрудника, работающего по гражданско-правовому договору).

Расчет налогов и взносов

НДФЛ. Выплачиваемая сотруднику арендная плата признается его налогооблагаемым доходом (подп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ). В зависимости от того, является сотрудник резидентом или нет, НДФЛ нужно начислять по ставке 13 или 30 процентов (ст. 224 НК РФ). Удерживать налог следует при фактической выплате арендной платы.

Страховые взносы. Выплаты по гражданско-правовым договорам, связанным с передачей имущества в пользование, не облагаются страховыми взносами на пенсионное (социальное, медицинское) страхование (ч. 3 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ). Взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний на арендную плату также начислять не нужно (ст. 5 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

Налог на прибыль. При расчете налога расходы, связанные с арендой имущества сотрудника, учитываются в сумме фактических затрат (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом расходы, связанные с его эксплуатацией, несет арендатор (если в договоре не предусмотрено иное). Если компания арендует у сотрудника мобильный телефон, в состав расходов, уменьшающих прибыль, можно включить и оплату услуг связи (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).

НДС. Предоставление личного имущества сотрудника в аренду организации НДС не облагается. Это следует из положений ст. 143 НК РФ.

Налог на имущество. Арендованное у сотрудника имущество учитывают за балансом, поэтому в течение срока действия договора аренды налог на имущество компания не платит (п. 1 ст. 374 НК РФ). Если договор предусматривает выкуп имущества (п. 1 ст. 624 ГК РФ), то после перехода к компании права собственности на него она должна платить этот налог.

УСН. Налоговую базу организаций на «упрощенке», которые платят налог с доходов, арендные платежи не уменьшают (п. 1 ст. 346.18 НК РФ). А вот те, которые платят единый налог с разницы между доходами и расходами, могут включить в состав затрат, уменьшающих налоговую базу: суммы арендной платы и затраты на оплату услуг связи (подп. 4 и 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Затраты признаются после фактической оплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

ЕНВД. Объектом обложения ЕНВД является вмененный доход (п. 1 и 2 ст. 346.29 НК РФ). На расчет налоговой базы расходы, связанные с арендой имущества сотрудника, не влияют.

Совмещение общей системы и ЕНВД. Расходы, связанные с арендой и эксплуатацией личного имущества сотрудника, учитывают по правилам режима налогообложения, применяемого для деятельности, в которой занят сотрудник. Если имущество одновременно используют в деятельности, облагаемой ЕНВД, и деятельности, с которой налоги компания платит по общей системе налогообложения, расходы нужно распределить (п. 9 ст. 274 и п. 7 ст. 346.26 НК РФ).

Пример выплаты арендной платы за использование имущества сотрудника

ОАО «Мастер» заключило договор аренды с начальником цеха Котовым В.К. Объект аренды – личный компьютер сотрудника. Срок действия договора – с 1 апреля по 30 сентября 2013 года. Стоимость компьютера по соглашению сторон – 25 000 руб. Ежемесячная арендная плата составляет 1200 руб.

Налог на прибыль «Мастер» начисляет ежемесячно. При расчете налога бухгалтер в течение действия договора аренды ежемесячно уменьшает налоговую базу на 1200 руб. Также ежемесячно сумма арендной платы включается в налоговую базу по НДФЛ. Стандартные вычеты по НДФЛ Котову не предоставляются. Взносы на обязательное страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний с арендной платы бухгалтер не начисляет.

В бухгалтерском учете сделаны следующие проводки.

В апреле:

Дебет 001

– 25 000 руб. – принят на забалансовый учет компьютер, полученный в аренду (на основании акта о приемке-передаче).

Ежемесячно с апреля по сентябрь включительно:

Дебет 25 Кредит 76

– 1200 руб. – списана арендная плата за пользование компьютером сотрудника;

Дебет 76 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»

– 156 руб. (1200 руб. × 13%) – удержан НДФЛ;

Дебет 76 Кредит 50

– 1044 руб. (1200 – 156) – выплачена арендная плата за использование компьютера сотрудника в служебных целях.

Комментарии

Вы также можете   зарегистрироваться  и/или  авторизоваться  

Имя *

Комментарий *    

Добавить комментарий