Логин или email Регистрация Пароль Я забыл пароль


Войти при помощи:

Аналитика / Налогообложение / Об электронных первичных документах для оформления командировки

Об электронных первичных документах для оформления командировки

Приказом Минфина РФ от 15.06.2020 № 103н (далее – Приказ № 103н) в Приказ № 52н[1] внесены изменения, в соответствии с которыми введены новые формы электронных первичных документов, используемых в том числе при направлении работника в служебную командировку. О каких документах идет речь? Обязаны ли государственные (муниципальные) учреждения применять их с 2021 года? Каков порядок заполнения таких документов? Ответы на эти и другие вопросы – в статье

11.05.2021
Автор: Морозова Л., эксперт журнала

 

Напомним, государственные (муниципальные) учреждения применяют унифицированные формы первичных документов и регистров бухгалтерского учета, утвержденные Приказом № 52н.

В данный перечень в соответствии с Приказом № 103н включены новые формы электронных первичных документов. В частности, для оформления служебных командировок дополнительно введены следующие электронные документы:

– решение о командировании на территории Российской Федерации (ф. 0504512) (далее – решение о командировании (ф. 0504512));

– решение о командировании на территорию иностранного государства (ф. 0504515) (далее – решение о командировании (ф. 0504515));

– изменение решения о командировании на территории Российской Федерации (ф. 0504513) (далее – изменение решения о командировании (ф. 0504513));

– изменение решения о командировании на территорию иностранного государства (ф. 0504516) (далее – изменение решения о командировании (ф. 0504516));

– отчет о расходах подотчетного лица (ф. 0504520).

Обязанность применения электронных документов с 01.01.2021

В соответствии с п. 2 Приказа № 103н электронные первичные учетные документы и электронные регистры бухгалтерского учета, предусмотренные данным приказом, применяются субъектами учета согласно принятой учетной политике и по мере их организационно-технической готовности, но не позднее 01.01.2021.

В силу п. 3 федерального стандарта бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора», утвержденного Приказом Минфина РФ от 31.12.2016 № 256н, под субъектами бухгалтерского учета понимаются:

– государственные (муниципальные) бюджетные и автономные учреждения, иные организации бюджетной сферы, в том числе находящиеся за пределами Российской Федерации, осуществляющие согласно бюджетному законодательству РФ бюджетные полномочия по ведению бюджетного учета;

– органы государственной власти, органы местного самоуправления, органы управления государственными внебюджетными фондами РФ, органы управления территориальными государственными внебюджетными фондами, осуществляющие составление и исполнение бюджетов бюджетной системы РФ;

– органы государственной власти, органы местного самоуправления, осуществляющие кассовое обслуживание исполнения бюджетов бюджетной системы РФ, а также органы Федерального казначейства, финансовые органы субъектов РФ (муниципальных образований), осуществляющие открытие и ведение лицевых счетов государственных (муниципальных) бюджетных и (или) автономных учреждений.

Исходя из вышеизложенного с 01.01.2021 субъекты учета должны применять формы электронных документов, установленные Приказом № 103н. Данный вывод сделан Минфином в Письме от 23.12.2020 № 02‑07‑10/116586.

На обязательность применения с 01.01.2021 субъектами учета электронных первичных документов финансовым ведомством также указано в письмах от 05.03.2021 № 02‑06‑09/16064, от 08.10.2020 № 02‑07‑05/88028.

В то же время финансисты обращают внимание на право субъекта учета предусматривать правилами документооборота, утвержденными в рамках учетной политики, формирование на бумажном носителе первичных учетных документов по унифицированным формам электронных документов при отсутствии технической возможности их формирования и хранения в виде электронных документов, а также при условии представления в бухгалтерскую службу электронных образцов таких документов в целях обеспечения интеграции информационных систем и реализации принципа однократного ввода данных.

В связи с этим в отношении документов, по которым Приказом № 103н были установлены формы электронных первичных документов дополнительно к ранее утвержденным Приказом № 52н аналогичным документам (например, отчет о расходах подотчетного лица (ф. 0504520) аналогичен авансовому отчету (ф. 0504505)), использование ранее применявшихся аналогичных форм документов до перехода по технической готовности на электронный документооборот, по мнению Минфина, не противоречит положениям Приказа № 52н с изменениями (Письмо от 26.02.2021 № 02‑06‑10/13638).

Порядок заполнения и применения электронных документов.

Решения о командировании

Для оформления в электронном виде решения работодателя (представителя нанимателя или уполномоченного им лица) о направлении работника (подотчетного лица) в служебную командировку для выполнения служебного задания (служебного поручения) и расчета размера финансового обеспечения возмещаемых расходов, связанных со служебной командировкой, применяются следующие унифицированные формы:

– решение о командировании (ф. 0504512) – при направлении в командировку на территории РФ;

– решение о командировании (ф. 0504515) – при направлении в командировку на территорию иностранного государства.

Приведенные документы в электронном виде заполняются работниками (подотчетными лицами) или лицами, уполномоченными на их заполнение.

Обе формы включают заголовочную часть и три раздела:

  1. Условия командирования (в этом разделе прописываются служебное задание, условия проезда и проживания).
  2. Обоснование командировочных расходов (в этом разделе отражаются расчет обязательств по командировке, обоснование расходов, отличных от установленных нормативов. В разделе 2 формы 0504515 дополнительно указываются способы выдачи денежных средств подотчетному лицу).
  3. Финансовое обеспечение.

Приведем в таблице особенности заполнения названных форм.

 

Заголовочная часть, раздел форм

Особенности заполнения

Заголовочная часть

По строке «Особый статус (условия)» отражается информация, которая в соответствии с законодательством РФ изменяет обычные условия командирования, влияющие на нормативы, по которым осуществляется расчет командировочных расходов в связи с особым статусом работника при направлении в командировку.

По строке «Документ-основание» указываются наименование, дата и номер документа, на основании которого работник (подотчетное лицо) направляется в командировку (например, план-график командировок)

Раздел 1

В таблице «Место и сроки командирования» фиксируются место и сроки командирования работника (подотчетного лица), в соответствии с которыми формируется приказ руководителя о командировании работника (подотчетного лица). Таблица подписывается ответственным лицом кадровой службы простой электронной подписью (далее – простая ЭП).

Иная информация, отраженная в данном разделе, подписывается работником (подотчетным лицом) или уполномоченным лицом, руководителем структурного подразделения, формирующим задание по командировке, простой ЭП

Раздел 2

Планируемые расходы работника (подотчетного лица) рассчитываются на основании нормативов, установленных законодательством РФ для категории, к которой относится работник (подотчетное лицо) в соответствии с занимаемой должностью.

 

При направлении работника в командировку за границу расходы также зависят от страны, в которую он направляется.

Расходы по командированию работника (подотчетного лица) на территорию иностранного государства рассчитываются по курсу иностранной валюты, который установлен Банком России на дату утверждения решения о командировании.

Подраздел «Обоснование расходов, отличных от установленных нормативов» формируется в случае, если планируемые расходы по командировке отличаются от установленного в соответствии с законодательством РФ норматива расходов на командировку, предусмотренного для данной категории подотчетных лиц, и возмещаются при условии, что они произведены с разрешения или ведома работодателя (представителя нанимателя) или уполномоченного им лица.

Информация, отраженная в данном разделе (за исключением справочной информации), подписывается работником (подотчетным лицом) или уполномоченным лицом, руководителем структурного подразделения, формирующим задание по командировке, простой ЭП.

Справочная информация о суммах задолженности по ранее выданным работнику денежным средствам под отчет с указанием общей суммы задолженности, суммы задолженности, по которой работником представлены отчеты о расходах подотчетного лица (авансовые отчеты), не утвержденные на дату формирования справочной информации руководителем учреждения или уполномоченным им лицом, в том числе просроченной задолженности подотчетного лица, отражается должностным лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами. Справочная информация о задолженности подписывается лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами, или иным уполномоченным лицом простой ЭП

Раздел 3

В данном разделе отражается информация о финансовом обеспечении работника (подотчетного лица), направляемого в командировку, в разрезе кодов бюджетной классификации, операций сектора государственного управления (КОСГУ), вида финансового обеспечения (деятельности) (КФО) и финансовых годов, в соответствии с которыми принимаются бюджетные и денежные обязательства.

Информация, указанная в этом разделе, подписывается руководителем финансово-экономического подразделения (уполномоченным лицом) простой ЭП

 

Решения о командировании (ф. 0504512, 0504515) согласовываются руководителем учреждения, осуществляющим в соответствии с переданными полномочиями оплату расходов по командировке работнику, состоящему в штате другого учреждения, руководитель которого передал такие полномочия и направил работника в командировку, и подписываются ЭЦП.

Утверждаются такие решения руководителем учреждения, направившим работника в командировку, и подписываются ЭЦП.

Минфин в Письме от 05.03.2021 № 02‑06‑09/16064 сообщает, что формы 0504512, 0504515 применяются в целях оформления решения работодателя о направлении работника (подотчетного лица) в служебную командировку для выполнения служебного задания (служебного поручения), в том числе с использованием служебного транспорта, и расчета размера финансового обеспечения возмещаемых расходов, связанных со служебной командировкой, включая расходы на приобретение ГСМ. В соответствии с таким решением командируемому сотруднику выдаются (резервируются) денежные средства под отчет. При этом чиновники уточняют, что для составления подотчетным лицом заявки на выдачу ему денежных документов (перевозочных документов (билетов) для проезда железнодорожным, авиационным транспортом, оформленных на бумажном носителе, талонов на бензин) при направлении его в служебную командировку также следует применять формы 0504512, 0504515.

Изменения решения о командировании.

Для оформления в электронном виде изменения решения работодателя (представителя нанимателя или уполномоченного им лица) о направлении работника (подотчетного лица) в служебную командировку для выполнения служебного задания (служебного поручения) и изменения расчета размера финансового обеспечения возмещаемых расходов, связанных со служебной командировкой по ранее утвержденному решению о командировании, применяются следующие формы:

– изменение решения о командировании (ф. 0504513) – при направлении в командировку на территории РФ;

– изменение решения о командировании (ф. 0504516) – при направлении в командировку на территорию иностранного государства.

По сути, формы изменений дублируют формы решений о командировании. Однако при формировании изменений решения о командировании нужно указать один из следующих типов изменений:

а) корректирующий – формируется в связи с изменениями условий командирования (изменение срока, маршрута командирования);

б) финансовый – формируется в связи с изменением размера финансового обеспечения возмещаемых расходов, связанных со служебной командировкой, без изменения условий командирования;

в) аннулирующий – формируется в связи с отменой командировки.

В остальном порядок заполнения, подписания и утверждения изменений решения о командировании (ф. 0504513, 0504516) аналогичен порядку заполнения, подписания и утверждения решений о командировании (ф. 0504512, 0504515).

Изменение размера финансового обеспечения возмещаемых расходов, связанных со служебной командировкой, ввиду изменения решений о командировании (ф. 0504512, 0504515) отражается в графе 6 разд. 3 «Финансовое обеспечение» изменений решения о командировании (ф. 0504513, 0504516).

Отчет о расходах

Отчет о расходах подотчетного лица (ф. 0504520) (далее – отчет (ф. 0504520)) формируется в виде электронного документа и применяется для учета расчетов с подотчетными лицами на основании электронных документов (в частности, решения о командировании, изменения решения о командировании), в соответствии с которыми принято решение о выдаче подотчетному лицу денежных средств (аванса).

В таком отчете информация отражается подотчетным лицом (уполномоченным лицом) согласно документу-основанию, в соответствии с которым ему выдается аванс.

На первой странице отчета (помимо заголовочной части) указываются итоговые расчеты по авансовому отчету и заполняется уведомление о поступлении отчета на проверку. Уведомление формируется исходя из представленных подотчетным лицом документов-оснований и подписывается ответственным лицом учреждения (ответственным за принятие документов-оснований и проверку их соответствия прикрепленным скан-копиям, созданным в электронном формате), в котором работает подотчетное лицо.

Кроме того, отчет (ф. 0504520) включает следующие разделы:

  1. Авансовый отчет (в части командировочных расходов в этом разделе заполняется только подразд. 1.1 «Отчет о расходах по командировке (по компенсационным расходам)»).
  2. Отчет о выполненной работе в командировке.
  3. Обоснование расходов, отличных от установленных нормативов.
  4. Обязательства (данный раздел содержит подразд. 4.1 «Принятые расходы по командировке (по компенсационным расходам)» и 4.2 «Принятые денежные обязательства»).

Приведем в таблице особенности заполнения отдельных разделов отчета (ф. 0504520).

 

Раздел отчета

Особенности заполнения

2*

Этот раздел формируется при направлении работника (подотчетного лица) в командировку. В нем работник (подотчетное лицо) указывает цель служебной командировки в соответствии с принятым решением о командировании и результаты выполненной работы

3*

В части командировочных расходов данный раздел формируется при наличии отклонения расходов, фактически произведенных подотчетным лицом в командировке, от расходов, предусмотренных в соответствующем решении о командировании, с обоснованием подотчетным лицом возникших отклонений расходов

4

В части командировочных расходов в данном разделе отражается информация о принятых расходах подотчетного лица, а также информация о корректировке денежных обязательств, ранее принятых в соответствии с решениями о командировании.

При этом в подразд. 4.2 «Принятые денежные обязательства» фиксируется информация об увеличении (уменьшении) ранее принятых бюджетных (денежных) обязательств.

Информация, указанная в данном разделе, подписывается руководителем финансово-экономического подразделения (уполномоченным лицом)

    * Информация, отраженная в разд. 2 и 3 отчета (ф. 0504520), подписывается подотчетным лицом и руководителем структурного подразделения простой ЭП.

Отчет (ф. 0504520) утверждается руководителем учреждения, в котором работает сотрудник (подотчетное лицо), и подписывается ЭЦП.

Подотчетному лицу заполнять электронный отчет (ф. 0504520) одновременно с бумажным авансовым отчетом (ф. 0504505) не нужно, поскольку данные формы аналогичны (Письмо Минфина РФ от 26.02.2021 № 02‑06‑10/13638). Вместе с тем если в учреждении отсутствует техническая возможность оформления электронных документов именно подотчетным лицом (например, у него нет ЭП), то этот работник заполняет бумажный авансовый отчет (ф. 0504505) и подает его бухгалтеру (иному уполномоченному лицу) для оформления электронного отчета (ф. 0504520).

* * *

С 01.01.2021 субъекты учета обязаны применять новые формы электронных первичных документов в связи с внесением Приказом № 103н изменений в Приказ № 52н. Для оформления направления работника в командировку и командировочных расходов применяются следующие документы:

– решения о командировании (ф. 0504512, 0504515);

– изменения решения о командировании (ф. 0504513, 0504516);

– отчет (ф. 0504520).

Если учреждение технически и организационно не готово перейти на электронный документооборот (например, отсутствует необходимое оборудование или не оформлены ЭП для подотчетных лиц), оно вправе до перехода по технической готовности использовать ранее применяемые формы первичных документов, которые по своему содержанию аналогичны новым документам (например, применять авансовый отчет (ф. 0504505), сходный с отчетом (ф. 0504520)).

[1] Приказ Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению».

Учреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложение, №5, 2021 год

Разместить:

Вы также можете   зарегистрироваться  и/или  авторизоваться  

   

Учет заработной платы
  • 25.07.2019  

    Суд отменил принятые ранее судебные акты об отказе в иске о возложении обязанности проиндексировать заработную плату, компенсации морального вреда и направил дело на новое рассмотрение в суд первой инстанции, поскольку суд не учел, что условиями коллективного договора не была установлена конкретная дата выплаты работникам акционерного общества индексации заработной платы

  • 06.03.2017  

    О признании недействующим абзаца первого пункта 12 Инструкции о порядке применения Списка производств, цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск и сокращенный рабочий день, утвержденной Постановлением Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 21.11.1975 № 273/П-20

  • 28.09.2014  

    Условие трудового договора, предусматривающее выплату работнику в случае расторжения трудового договора в связи с ликвидацией работодателя или сокращением штата, численности работников работодателя выходного пособия в десятикратном размере от среднемесячного заработка является ничтожным в силу ст. 168 ГК РФ в связи со злоупотреблением правом.


Вся судебная практика по этой теме »

Электронный документооборот, электронная отчетность
  • 22.10.2018  

    Налоговый орган отказал в приеме декларации по НДС, которая была подписана ЭЦП представителя и директора компании. Инспекция сделала ссылку на отсутствие индентификации шаблона документа. Компания обратилась в суд.

    Итог: требование было удовлетворено, так как в регламенте по приему налоговых деклараций основание для отказа в их приеме отсутствие идентификации шаблона


Вся судебная практика по этой теме »