Документальное оформление командировки в 2016 году

Весь документооборот по командировке рекомендуем прописать в отдельном локальном акте организации, который нужно довести для ознакомления до всех сотрудников фирмы.

Документы, оформляемые перед командировкой и в процессе поездки

После ряда изменений законодательства необязательными для оформления стали следующие документы:

• командировочное удостоверение;
• служебное задание;
• отчет о выполненной работе в командировке;
• формы учета (журналы) выбывающих и пребывающих командированных работников.

Обязательная бумага, составляемая перед самой командировкой, – приказ о направлении в командировку. 

В ряде случаев – до командировки или уже в ее процессе – сотруднику может понадобиться подготовить в произвольной форме служебную записку.

Например, сотрудник едет в командировку (или обратно) на личном, арендованном либо служебном транспорте. Тогда фактический срок пребывания в месте командирования необходимо указать в служебной записке.

Бывает, что по возвращении из командировки у сотрудника нет вообще никаких подтверждающих документов. В этом случае также спасет служебная записка, которая будет содержать подтверждение принимающей стороны о прибытии сотрудника к месту командирования и выбытии его обратно. А именно к такой записке сотрудник должен приложить документ от имени принимавшей его организации, в котором она будет подтверждать, что он находился в соответствующее время по месту командирования. То есть о такой записке командированному сотруднику также нужно подумать заранее, еще в процессе служебной поездки.

Если сотрудник задержался в командировке по какой-либо уважительной причине (например, производственная необходимость, отсутствие проездных билетов), то в таком случае по служебной записке на имя руководителя продолжительность командировки ему может быть обоснованно продлена.

Документы, оформляемые после возвращения из командировки

По возвращении из командировки в обязательном порядке составляется привычный авансовый отчет. Срок сдачи сотрудником отчета – в течение трех рабочих дней. Форма – унифицированная – № АО-1.

В качестве приложения к авансовому отчету по командировке потребуются проездные билеты, счета за проживание, ксерокопия загранпаспорта с отметками о пересечении границы (при загранкомандировках) и другие документы, связанные с командировкой.

Отчет о выполненной работе в командировке, как мы уже сказали, также стал необязателен, как и командировочное удостоверение, и служебное задание. По своему желанию вы можете обязать работников составлять такой отчет, разработав для этого свою форму. Отчет косвенно подтвердит понесенные по командировке расходы.

Журнал Зарплата

Комментарии

Вы также можете   зарегистрироваться  и/или  авторизоваться  

Имя *

Комментарий *    

Добавить комментарий