Аналитика / Налогообложение / Компенсация расходов на использование имущества дистанционным работникам в 2025 году

Компенсация расходов на использование имущества дистанционным работникам в 2025 году

В большинстве случаев удаленные сотрудники используют для работы собственные ПК, ноутбуки, сетевое оборудование и другие устройства. Как работодателю установить компенсацию за использование этого имущества и учесть эти расходы?
12.03.2025

В большинстве случаев работники, работающие удаленно, используют для своей работы собственные ПК, ноутбуки, сетевое оборудование и другие устройства. В этой статье расскажем, как работодателю правильно установить компенсацию за использование этого имущества и учесть эти расходы.

Что говорит Трудовой кодекс

Трудовое законодательство кратко регулирует этот вопрос (ст. 312.6 ТК). Чтобы установить компенсацию, необходимо прописать условия в следующих документах:

Коллективном договоре;
Тематических локальных нормативных актах (ЛНА);
Трудовом договоре или дополнительном соглашении.

В этих документах следует указать размер компенсации, алгоритм её расчета и сроки выплат. Однако стоит помнить, что расходы на компенсацию могут быть ограничены в налоговом учете, и НДФЛ не облагается лишь часть компенсации.

Что говорит Налоговый кодекс

Налоговый кодекс ограничивает размер необлагаемой НДФЛ компенсации для дистанционных сотрудников. Согласно абз. 12 п. 1 ст. 217 НК, лимит составляет не более 35 рублей за рабочий день, или же расходы, которые документально подтверждены.

Это касается возмещения за использование личного или арендованного оборудования, программного обеспечения, технических средств и средств защиты информации. Без документального подтверждения расходов максимальная сумма компенсации — 35 рублей в день.

Пример: если ваш удаленный сотрудник использует для работы ноутбук, роутер, сканер и облачное ПО, то максимальная необлагаемая компенсация составит 35 рублей в день за всё оборудование, если другие расходы не подтверждены документами.

Если вы хотите установить более высокие компенсации, всё, что превышает лимит, будет выплачено за счет работодателя.

Как подтвердить расходы дистанционного сотрудника

Для того чтобы подтвердить расходы, можно использовать различные документы. Например, гарантийный талон, паспорт оборудования, выписку со счета или чек. Для подтверждения использования антивируса или ПО, сотрудник может предоставить документы, подтверждающие оплату.

Тем не менее, не все расходы легко подтвердить. Например, как разделить расходы на интернет, когда он используется для личных и рабочих целей? Или как учесть затраты на электричество при ненормированном рабочем дне?

Простым решением является ориентироваться на лимит, установленный Налоговым кодексом.

Как разделить расходы на личные и служебные

Разработать перечень имущества, которое требуется для работы удаленному сотруднику. Например: ноутбук, сканер, рабочее кресло и т. п. Этот перечень следует зафиксировать в трудовом договоре или дополнительном соглашении.
Разработать правила расчета компенсации, закрепив их в ЛНА, коллективном договоре или трудовом договоре. Для расчета компенсации необходимо знать стоимость оборудования и обратиться к Классификации, утвержденной постановлением Кабмина (01.01.2002 № 1).
Распределить расходы. Можно установить коэффициент использования имущества в служебных целях. Например, если из 730 часов в месяце 164 часа — это рабочие, коэффициент составит 0,225.
Определить ежемесячную компенсацию. Умножив стоимость оборудования на коэффициент, вы получите сумму компенсации.

Пример расчета компенсации

Предположим, что сотрудник использует для работы ноутбук стоимостью 80 000 руб., с установленным СПИ 36 месяцев. Энергопотребление ноутбука — 0,125 кВт/ч, тариф на электроэнергию — 6,32 руб. за кВт/ч, затраты на интернет составляют 1300 руб.

Компенсация за ноутбук: 80 000 руб. / 36 мес. x 0,225 = 500 руб.
Компенсация за электроэнергию: 0,125 кВт/ч x 6,32 руб. x 164,42 ч = 129,9 руб.
Компенсация за интернет: 1300 руб. x 0,225 = 292,5 руб.

Итого, ежемесячная компенсация составит 922,4 руб. Из этой суммы НДФЛ не будет облагаться 700–735 руб. (в зависимости от количества рабочих дней).

Как минимизировать риски

Лучше всего обратиться за консультацией к экспертам, чтобы правильно оформить компенсации для дистанционных сотрудников. Профессиональные юристы по кадровому аудиту и налоговому праву помогут вам выявить и минимизировать риски, связанные с оформлением компенсаций, и обеспечат защиту от претензий контролирующих органов.