
Аналитика / Налогообложение / Работник не вернул подотчетную сумму: как отразить данную операцию в бухгалтерском и налоговом учете
Работник не вернул подотчетную сумму: как отразить данную операцию в бухгалтерском и налоговом учете
Доход, облагаемый НДФЛ, возникает у налогоплательщика в момент освобождения его от обязанности по погашению задолженности, например при прощении долга
14.10.2019Российский налоговый порталОтвет подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Лазарева Ирина
Ответ прошел контроль качества
В соответствии с приказом руководителя от 15.05.2019 сотрудник был направлен в командировку в г. Кемерово. Руководителем с использованием корпоративной карты были приобретены авиабилеты на дату 27.05.2019 в сумме 14 000 руб. и переданы сотруднику. Также 24.05.2019 на карту сотрудника был перечислен аванс на командировочные расходы в сумме 50 000 руб.
27.05.2019 сотрудник не вылетел в командировку, на имя руководителя написал объяснительную, что опоздал на самолет. Также сотрудник написал заявление от 27.05.2019 об уходе в неоплачиваемый отпуск и заявление, в котором просит удержать из его заработной платы суммы 14 000 руб. за билеты и 50 000 руб. за неиспользованные командировочные. Позднее сотрудник написал заявление на увольнение по собственному желанию с 25.06.2019. После расчета заработной платы, компенсации за неиспользованный отпуск и удержания из этих сумм суммы задолженности перед организацией сотрудник не погасил свой долг в сумме 18 000 руб. Каков порядок отражения данной ситуации в бухгалтерском и налоговом учете?
По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
Доход, облагаемый НДФЛ, возникает у налогоплательщика в момент освобождения его от обязанности по погашению задолженности, например при прощении долга. До принятия организацией решения о невзыскании с бывшего работника денежных средств (прощение долга) у нее не возникает обязанностей налогового агента по НДФЛ.
Исходя из официальных разъяснений, денежные суммы, не использованные по назначению и не возвращенные подотчетным лицом, рассматриваются как выплаты в пользу работника в рамках трудовых отношений и подлежат обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке. Однако такая позиция небесспорна.
При налогообложении прибыли убытки в размере непогашенной бывшим работником задолженности можно признать при списании безнадежного долга.
Бухгалтерские проводки приведены ниже.
Обоснование позиции:
Статьей 137 ТК РФ предусмотрена возможность удержаний из заработной платы работника с целью погашения его задолженности работодателю, в т.ч. для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой.
Кроме того, работник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб (ст. 238 ТК РФ). Работник, виновный в причинении ущерба работодателю, может добровольно возместить его полностью или частично. В случае увольнения работника, который дал письменное обязательство о добровольном возмещении ущерба, но отказался возместить указанный ущерб, непогашенная задолженность взыскивается в судебном порядке (ст. 248 ТК РФ).
НДФЛ
Доходом для целей налогообложения признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая для физлиц в соответствии с главой 23 "Налог на доходы физических лиц" НК РФ. К доходам налогоплательщика в натуральной форме относится, в частности, оплата за него товаров (работ, услуг) или имущественных прав в интересах налогоплательщика (пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ).
Перечень освобождаемых от налогообложения доходов приведен в ст. 217 НК РФ, в числе которых все виды установленных действующим законодательством компенсационных выплат, связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей, включая возмещение командировочных расходов (п. 3 ст. 217 НК РФ). К таким расходам относятся, в том числе суточные (в пределах лимита), а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно.
Сами по себе денежные средства, полученные работником в подотчет, не образуют для него экономической выгоды, поскольку выдаются на возвратной основе и представляют собой дебиторскую задолженность работника перед организацией - он должен отчитаться о расходовании выданных ему денежных средств либо вернуть неизрасходованный остаток (письма Минфина России от 24.09.2009 N 03-03-06/1/610, УФНС по Московской области от 14.09.2018 N 16-10/099623@, смотрите также письмо Минфина России от 14.01.2013 N 03-04-06/4-5). То же самое можно сказать и об оплате проезда (приобретении билета) командированного работника, произведенной непосредственно работодателем в собственных интересах (смотрите также п. 3 Обзора практики, утвержденного Президиумом ВС РФ 21.10.2015, письмо ФНС России от 17.10.2017 N ГД-4-11/20938@ и др.).
Даже признание задолженности налогоплательщика безнадежной к взысканию и списание ее с баланса организации не дает прямых оснований для определения налогооблагаемого дохода у бывшего работника (при условии, что организация не является взаимозависимой по отношению к нему).
Доход, облагаемый НДФЛ, возникнет у бывшего работника только в случае прекращения его обязательства перед организацией-кредитором, например при прощении долга (ст. 415 ГК РФ). Лишь в этот момент у такого налогоплательщика возникает экономическая выгода в виде экономии на расходах по погашению долга и, соответственно, доход в размере суммы прощеной задолженности (письма Минфина России от 08.05.2019 N 03-04-05/33557, от 25.01.2019 N 03-04-06/4277, от 29.05.2018 N 03-04-06/36301 и др.).
Таким образом, полагаем, что до принятия организацией решения о невзыскании с бывшего работника денежных средств (прощения долга) у нее не возникает обязанностей налогового агента по НДФЛ.
Подробнее смотрите в материале: Энциклопедия решений. НДФЛ при прощении долга физическому лицу.
Страховые взносы
Что касается страховых взносов, то вопрос обложения страховыми взносами суммы непогашенной задолженности физического лица является неоднозначным. Если придерживаться официальных разъяснений, то в случае, когда работодатель принимает решение не удерживать выданные в подотчет денежные суммы, не использованные по назначению, они рассматриваются как выплаты в пользу работников в рамках трудовых отношений и подлежат обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке (п. 1 ст. 420 НК РФ). Очевидно, что оснований применять к таким выплатам положения пп. 2 п. 1, п. 2 ст. 422 НК РФ не имеется. Такая позиция прослеживается, например, в письмах Минфина России от 01.02.2018 N 03-04-06/5808, УФНС по Московской области от 14.09.2018 N 16-10/099623@. Смотрите также п. 5 приложения к письму ФСС РФ от 14.04.2015 N 02-09-11/06-5250, п. 4 письма ПФР от 29.09.2010 N 30-21/10260, письма Минтруда России от 12.12.2014 N 17-3/В-609, от 07.10.2013 N 17-4/1647 (применительно к аналогичным положениям действующего до 2017 года Федерального Закона N 212-ФЗ).
Сказанное актуально и для страховых взносов на соцстрахование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний" (ст. 20.1, 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ).
В то же время применительно к рассматриваемой ситуации такой вывод небесспорен.
- Во-первых, если организация не намерена прощать бывшему работнику непогашенный долг, то говорить о возникновении объекта обложения страховыми взносами преждевременно.
- Во-вторых, в силу п. 4 ст. 420 НК РФ не признаются объектом обложения страховыми взносами выплаты и иные вознаграждения в рамках гражданско-правовых договоров, предметом которых является переход права собственности или иных вещных прав на имущество (имущественные права). Поэтому, формально, денежные средства в размере прощеного долга, квалифицированные как дарение (ст. 572 ГК РФ, информационное письмо Президиума ВАС РФ от 21.12.2005 N 104), не являются объектом обложения страховыми взносами.
Однако следование такой позиции содержит риски предъявления претензий контролирующих органов. Во всяком случае на сегодняшний день позиция официальных органов сводится к тому, что любые выплаты, произведенные в пользу работников, прямо не поименованные в ст. 422 НК РФ, облагаются страховыми взносами (например, письма Минфина России от 15.05.2019 N 03-03-06/1/34736, от 24.01.2019 N 03-03-06/1/3880, от 18.01.2019 N 03-03-06/1/2093, от 20.06.2018 N 03-15-05/42252, ФНС России от 09.02.2017 N БС-4-11/2362, УФНС России по г. Москве от 28.06.2018 N 20-15/138129 и др.
Стоимость авиабилетов, оформленных на имя бывшего работника, на наш взгляд, не облагается страховыми взносами ввиду отсутствия объекта обложения страховыми взносами.
Налог на прибыль
При налогообложении прибыли организация может учесть любые расходы, соответствующие критериям п. 1 ст. 252 НК РФ и при этом не поименованные в ст. 270 НК РФ. Поскольку командировка не состоялась, то рассматриваемые затраты не могут быть учтены в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, в качестве командировочных (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ), что в полной мере относится и к неиспользованному авиабилету.
Отметим, что финансовое ведомство допускает возможность учета при налогообложении прибыли убытков, понесенных налогоплательщиком в случае отмены командировки, при их соответствии вышеуказанным критериям (письмо Минфина России от 18.05.2018 N 03-03-07/33766). Однако при указанных в вопросе обстоятельствах расходы, связанные с несостоявшейся по вине работника командировкой, сложно признать экономически оправданными и осуществленными для деятельности, направленной на получение дохода.
По нашему мнению, признать при налогообложении прибыли убытки в размере непогашенной бывшим работником задолженности можно только в качестве безнадежного долга (пп. 2 п. 2 ст. 265, п. 2 ст. 266 НК РФ). Подробнее смотрите в Энциклопедии решений. Списание нереальной к взысканию (безнадежной) дебиторской задолженности при налогообложении прибыли.
Бухгалтерский учет
Согласно Инструкции по применению Плана счетов... утвержденной приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 и дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".
В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).
Учитывая увольнение работника до погашения им задолженности, бухгалтерские проводки, по нашему мнению, могут выглядеть следующим образом:
Д 94 К 71
- 64 000 руб. (14 000 руб. + 50 000 руб.) - определена сумма убытка в связи с несостоявшейся командировкой по вине работника;
Д 70 К 94
- 46 000 руб. - часть долга удержана из причитающихся работнику выплат;
Д 76 К 94
- 18 000 руб. - сформирована задолженность физического лица;
Д 91 К 76
- 18 000 руб. - произведено списание безнадежной дебиторской задолженности по истечении срока исковой давности либо на основании решения о прощении долга.
Темы: Порядок уплаты  Облагаемые доходы  Облагаемые выплаты сотрудникам  
- 04.03.2022 Как платить налог в случае продажи земельного участка, который был ранее разделен?
- 03.03.2022 Сотрудник компании получил выплату на погребение: обязан ли работодатель удержать с этой выплаты налог?
- 28.02.2022 Каковы правила освобождения стоимости путевки от налога?
- 04.03.2022 Минфин рассказал, как платить НДФЛ при продаже криптовалюты
- 11.02.2022 В 6-НДФЛ отражается только та зарплата, которая была начислена и выплачена сотрудникам
- 10.02.2022 Имущество в аренду – кто платит налоги?
- 13.12.2023 Матпомощь работнику-погорельцу: в суд разъяснили, надо ли начислять взносы
- 13.09.2023 Компенсация сотрудникам расходов на детсад: надо ли начислять взносы «на травматизм»
- 02.03.2022 Организации вправе включить в долю доходов от IT-деятельности суммы возмещения недополученных доходов от предоставления субъектам МСП российского ПО
- 06.10.2024 Порядок обложения НДФЛ суммы материальной помощи сотруднику
- 16.02.2024 Должна ли организация платить какие-либо налоги с организации питания сотрудникам?
- 05.10.2023 Сотрудник компании – гражданин Республики Беларусь: какую ставку НДФЛ применять?
- 02.10.2023 Продажа имущества от тети племяннику и вопрос расчета НДФЛ
- 03.07.2023 Порядок расчета налоговой базы по НДФЛ для 12% ставки при выплате дивидендов генеральному директору
- 03.07.2023 Премия для мобилизованных работников и НДФЛ
- 01.07.2022 Налог по УСН нельзя уменьшать на сумму начисленных взносов
- 31.03.2022 Надбавка водителям за количество своевременно сданных товарно-сопроводительных документов и НДФЛ
- 11.02.2022 Взаимодействие страхователей с ФСС: новые правила назначения пособий
- 27.04.2025
При проведении
налоговым органом анализа налогоплательщиков - получателей мер поддержки было установлено, что общество не уплатило НДФЛ от суммы полученной меры поддержки.Итог: в удовлетворении требования отказано, поскольку у общества отсутствует безусловная обязанность израсходовать все полученные средства исключительно на заработную плату, доказательств, свидетельствующих о нецелевом использовании пол
- 04.12.2024
Налоговый орган
начислил страховые взносы на обязательное пенсионное, медицинское и социальное страхование, а также предложил удержать и перечислить НДФЛ, ссылаясь на занижение обществом налоговой базы.Итог: в удовлетворении требования отказано, поскольку полученные работниками денежные средства не использованы в интересах общества, следовательно, являются их доходом, что влечет возникновение у общества
- 20.11.2024
Налоговый орган
отказал в возврате суммы НДФЛ, уплаченной в связи с выплатой налогоплательщику действительной стоимости доли в уставном капитале общества с ограниченной ответственностью.Итог: в удовлетворении требования отказано, так как при получении денежных средств в связи с погашением имущественного права, полученного по договору дарения, у налогоплательщика образуется доход, подлежащий налогообложен
- 31.07.2024
Начислены НДФЛ,
страховые взносы, пени, штрафы на компенсационные выплаты, связанные с исполнением трудовых обязанностей работниками, постоянная работа которых имеет разъездной характер или вахтовый метод.Итог: в удовлетворении требования отказано, так как спорные выплаты входят в систему оплаты труда, не являются возмещением понесенных расходов, имеют фиксированный размер за каждый отработанный день и,
- 27.03.2024
Оспариваемым решением
обществу были доначислены НДФЛ и штраф в связи с тем, что при выплате доходов физическим лицам в рамках договоров аренды транспортных средств с экипажем обществом не был исчислен и удержан НДФЛ из доходов физических лиц при фактической выплате.Итог: в удовлетворении требования отказано, поскольку доказано наличие у общества обязанности удерживать и перечислять в бюджет НДФЛ в качест
- 23.08.2023
Налогоплательщику начислен
НДФЛ исходя из новой кадастровой стоимости объекта недвижимости, его жалоба оставлена без удовлетворения.Итог: 1) Требование удовлетворено, поскольку спорный объект не являлся предметом массовой государственной кадастровой оценки, новая кадастровая стоимость объекта может применяться для расчета НДФЛ не ранее, чем с нового налогового периода; 2) Производство по делу прекращено,
- 28.06.2023
Выявив, что
общество занизило базу по страховым взносам на сумму среднего заработка, выплаченного работникам за дополнительные выходные дни, предоставляемые для ухода за детьми-инвалидами, Фонд доначислил ему страховые взносы, пени и штраф.Итог: требование удовлетворено, поскольку установлено, что указанные выплаты носят характер государственной поддержки, направлены на компенсацию потерь заработка гражд
- 29.03.2023
Отделение сделало
вывод о том, что при установленном работникам общества режиме неполного рабочего времени выплаченное им пособие по уходу за ребенком приобрело характер дополнительного материального стимулирования к заработной плате.Итог: в удовлетворении требования отказано, поскольку режим неполного рабочего времени не может рассматриваться как мера, позволяющая продолжать уход за ребенком и повлекшая
- 23.01.2023
Региональное отделение
Фонда социального страхования РФ утверждает, что листок нетрудоспособности по уходу за ребенком был выдан отцу, однако на момент его выдачи такой уход осуществляла мать, получая ежемесячное пособие по уходу за ребенком.Итог: в удовлетворении требования отказано, поскольку факт наступления страхового случая доказан; тот факт, что отец не осуществлял уход за больным ребенком, не подт
- 10.07.2025 Письмо Минфина России от 04.04.2025 г. № 03-04-05/33644
- 08.07.2025 Письмо Минфина России от 30.05.2025 г. № 03-04-05/53826
- 07.07.2025 Письмо Минфина России от 12.03.2025 г. № 03-04-05/24212
- 09.07.2025 Письмо Минфина России от 01.04.2025 г. № 03-04-05/32171
- 09.07.2025 Письмо Минфина России от 25.09.2024 г. № 03-04-05/92084
- 02.07.2025 Письмо Минфина России от 13.03.2025 г. № 03-04-05/24942
- 12.09.2023 Письмо ФНС России от 08.08.2023 г. № БС-4-11/10182@
- 26.01.2023 Письмо ФНС России от 06.12.2022 г. № БС-4-11/16492@
- 24.10.2022 Письмо Минфина России от 01.09.2022 г. № 03-15-06/85285
Комментарии