Логин или email Регистрация Пароль Я забыл пароль


Войти при помощи:

Аналитика / Налогообложение / Работник не вернул подотчетную сумму: как отразить данную операцию в бухгалтерском и налоговом учете

Работник не вернул подотчетную сумму: как отразить данную операцию в бухгалтерском и налоговом учете

Доход, облагаемый НДФЛ, возникает у налогоплательщика в момент освобождения его от обязанности по погашению задолженности, например при прощении долга

14.10.2019
Российский налоговый портал

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Лазарева Ирина

Ответ прошел контроль качества

В соответствии с приказом руководителя от 15.05.2019 сотрудник был направлен в командировку в г. Кемерово. Руководителем с использованием корпоративной карты были приобретены авиабилеты на дату 27.05.2019 в сумме 14 000 руб. и переданы сотруднику. Также 24.05.2019 на карту сотрудника был перечислен аванс на командировочные расходы в сумме 50 000 руб.

27.05.2019 сотрудник не вылетел в командировку, на имя руководителя написал объяснительную, что опоздал на самолет. Также сотрудник написал заявление от 27.05.2019 об уходе в неоплачиваемый отпуск и заявление, в котором просит удержать из его заработной платы суммы 14 000 руб. за билеты и 50 000 руб. за неиспользованные командировочные. Позднее сотрудник написал заявление на увольнение по собственному желанию с 25.06.2019. После расчета заработной платы, компенсации за неиспользованный отпуск и удержания из этих сумм суммы задолженности перед организацией сотрудник не погасил свой долг в сумме 18 000 руб. Каков порядок отражения данной ситуации в бухгалтерском и налоговом учете?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:

Доход, облагаемый НДФЛ, возникает у налогоплательщика в момент освобождения его от обязанности по погашению задолженности, например при прощении долга. До принятия организацией решения о невзыскании с бывшего работника денежных средств (прощение долга) у нее не возникает обязанностей налогового агента по НДФЛ.

Исходя из официальных разъяснений, денежные суммы, не использованные по назначению и не возвращенные подотчетным лицом, рассматриваются как выплаты в пользу работника в рамках трудовых отношений и подлежат обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке. Однако такая позиция небесспорна.

При налогообложении прибыли убытки в размере непогашенной бывшим работником задолженности можно признать при списании безнадежного долга.

Бухгалтерские проводки приведены ниже.

Обоснование позиции:

Статьей 137 ТК РФ предусмотрена возможность удержаний из заработной платы работника с целью погашения его задолженности работодателю, в т.ч. для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой.

Кроме того, работник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб (ст. 238 ТК РФ). Работник, виновный в причинении ущерба работодателю, может добровольно возместить его полностью или частично. В случае увольнения работника, который дал письменное обязательство о добровольном возмещении ущерба, но отказался возместить указанный ущерб, непогашенная задолженность взыскивается в судебном порядке (ст. 248 ТК РФ).

НДФЛ

Доходом для целей налогообложения признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая для физлиц в соответствии с главой 23 "Налог на доходы физических лиц" НК РФ. К доходам налогоплательщика в натуральной форме относится, в частности, оплата за него товаров (работ, услуг) или имущественных прав в интересах налогоплательщика (пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ).

Перечень освобождаемых от налогообложения доходов приведен в ст. 217 НК РФ, в числе которых все виды установленных действующим законодательством компенсационных выплат, связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей, включая возмещение командировочных расходов (п. 3 ст. 217 НК РФ). К таким расходам относятся, в том числе суточные (в пределах лимита), а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно.

Сами по себе денежные средства, полученные работником в подотчет, не образуют для него экономической выгоды, поскольку выдаются на возвратной основе и представляют собой дебиторскую задолженность работника перед организацией - он должен отчитаться о расходовании выданных ему денежных средств либо вернуть неизрасходованный остаток (письма Минфина России от 24.09.2009 N 03-03-06/1/610, УФНС по Московской области от 14.09.2018 N 16-10/099623@, смотрите также письмо Минфина России от 14.01.2013 N 03-04-06/4-5). То же самое можно сказать и об оплате проезда (приобретении билета) командированного работника, произведенной непосредственно работодателем в собственных интересах (смотрите также п. 3 Обзора практики, утвержденного Президиумом ВС РФ 21.10.2015, письмо ФНС России от 17.10.2017 N ГД-4-11/20938@ и др.).

Даже признание задолженности налогоплательщика безнадежной к взысканию и списание ее с баланса организации не дает прямых оснований для определения налогооблагаемого дохода у бывшего работника (при условии, что организация не является взаимозависимой по отношению к нему).

Доход, облагаемый НДФЛ, возникнет у бывшего работника только в случае прекращения его обязательства перед организацией-кредитором, например при прощении долга (ст. 415 ГК РФ). Лишь в этот момент у такого налогоплательщика возникает экономическая выгода в виде экономии на расходах по погашению долга и, соответственно, доход в размере суммы прощеной задолженности (письма Минфина России от 08.05.2019 N 03-04-05/33557, от 25.01.2019 N 03-04-06/4277, от 29.05.2018 N 03-04-06/36301 и др.).

Таким образом, полагаем, что до принятия организацией решения о невзыскании с бывшего работника денежных средств (прощения долга) у нее не возникает обязанностей налогового агента по НДФЛ.

Подробнее смотрите в материале: Энциклопедия решений. НДФЛ при прощении долга физическому лицу.

Страховые взносы

Что касается страховых взносов, то вопрос обложения страховыми взносами суммы непогашенной задолженности физического лица является неоднозначным. Если придерживаться официальных разъяснений, то в случае, когда работодатель принимает решение не удерживать выданные в подотчет денежные суммы, не использованные по назначению, они рассматриваются как выплаты в пользу работников в рамках трудовых отношений и подлежат обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке (п. 1 ст. 420 НК РФ). Очевидно, что оснований применять к таким выплатам положения пп. 2 п. 1, п. 2 ст. 422 НК РФ не имеется. Такая позиция прослеживается, например, в письмах Минфина России от 01.02.2018 N 03-04-06/5808, УФНС по Московской области от 14.09.2018 N 16-10/099623@. Смотрите также п. 5 приложения к письму ФСС РФ от 14.04.2015 N 02-09-11/06-5250, п. 4 письма ПФР от 29.09.2010 N 30-21/10260, письма Минтруда России от 12.12.2014 N 17-3/В-609, от 07.10.2013 N 17-4/1647 (применительно к аналогичным положениям действующего до 2017 года Федерального Закона N 212-ФЗ).

Сказанное актуально и для страховых взносов на соцстрахование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний" (ст. 20.1, 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ).

В то же время применительно к рассматриваемой ситуации такой вывод небесспорен.

  • Во-первых, если организация не намерена прощать бывшему работнику непогашенный долг, то говорить о возникновении объекта обложения страховыми взносами преждевременно.
  • Во-вторых, в силу п. 4 ст. 420 НК РФ не признаются объектом обложения страховыми взносами выплаты и иные вознаграждения в рамках гражданско-правовых договоров, предметом которых является переход права собственности или иных вещных прав на имущество (имущественные права). Поэтому, формально, денежные средства в размере прощеного долга, квалифицированные как дарение (ст. 572 ГК РФ, информационное письмо Президиума ВАС РФ от 21.12.2005 N 104), не являются объектом обложения страховыми взносами.

Однако следование такой позиции содержит риски предъявления претензий контролирующих органов. Во всяком случае на сегодняшний день позиция официальных органов сводится к тому, что любые выплаты, произведенные в пользу работников, прямо не поименованные в ст. 422 НК РФ, облагаются страховыми взносами (например, письма Минфина России от 15.05.2019 N 03-03-06/1/34736, от 24.01.2019 N 03-03-06/1/3880, от 18.01.2019 N 03-03-06/1/2093, от 20.06.2018 N 03-15-05/42252, ФНС России от 09.02.2017 N БС-4-11/2362, УФНС России по г. Москве от 28.06.2018 N 20-15/138129 и др.

Стоимость авиабилетов, оформленных на имя бывшего работника, на наш взгляд, не облагается страховыми взносами ввиду отсутствия объекта обложения страховыми взносами.

Налог на прибыль

При налогообложении прибыли организация может учесть любые расходы, соответствующие критериям п. 1 ст. 252 НК РФ и при этом не поименованные в ст. 270 НК РФ. Поскольку командировка не состоялась, то рассматриваемые затраты не могут быть учтены в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, в качестве командировочных (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ), что в полной мере относится и к неиспользованному авиабилету.

Отметим, что финансовое ведомство допускает возможность учета при налогообложении прибыли убытков, понесенных налогоплательщиком в случае отмены командировки, при их соответствии вышеуказанным критериям (письмо Минфина России от 18.05.2018 N 03-03-07/33766). Однако при указанных в вопросе обстоятельствах расходы, связанные с несостоявшейся по вине работника командировкой, сложно признать экономически оправданными и осуществленными для деятельности, направленной на получение дохода.

По нашему мнению, признать при налогообложении прибыли убытки в размере непогашенной бывшим работником задолженности можно только в качестве безнадежного долга (пп. 2 п. 2 ст. 265, п. 2 ст. 266 НК РФ). Подробнее смотрите в Энциклопедии решений. Списание нереальной к взысканию (безнадежной) дебиторской задолженности при налогообложении прибыли.

Бухгалтерский учет

Согласно Инструкции по применению Плана счетов... утвержденной приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 и дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

Учитывая увольнение работника до погашения им задолженности, бухгалтерские проводки, по нашему мнению, могут выглядеть следующим образом:

Д 94 К 71

- 64 000 руб. (14 000 руб. + 50 000 руб.) - определена сумма убытка в связи с несостоявшейся командировкой по вине работника;

Д 70 К 94

- 46 000 руб. - часть долга удержана из причитающихся работнику выплат;

Д 76 К 94

- 18 000 руб. - сформирована задолженность физического лица;

Д 91 К 76

- 18 000 руб. - произведено списание безнадежной дебиторской задолженности по истечении срока исковой давности либо на основании решения о прощении долга.

 

Разместить:

Вы также можете   зарегистрироваться  и/или  авторизоваться  

   

Порядок уплаты
Все новости по этой теме »

Облагаемые доходы
Все новости по этой теме »

Облагаемые выплаты сотрудникам
Все новости по этой теме »

Порядок уплаты
  • 30.10.2019  

    По результатам выездной проверки общество привлечено к ответственности в виде штрафа за неправомерное, несвоевременное и не в полном объеме перечисление в бюджет удержанного при выплате дохода НДФЛ.

    Итог: в удовлетворении требования отказано, поскольку договоры с третьим лицом не являются доказательством непреднамеренности совершенного обществом как налоговым агентом налогового правонарушения, ответстве

  • 28.10.2019  

    Налоговый орган отказал налогоплательщику в возврате излишне уплаченного штрафа по НДФЛ.

    Итог: требование удовлетворено, поскольку имеющаяся у налогоплательщика сумма переплаты не может быть использована налоговым органом или налогоплательщиком без учета специальных положений Закона о банкротстве, в связи с чем подлежит возврату налогоплательщику и включению в конкурсную массу.

     

  • 21.10.2019  

    Налоговый орган доначислил НДФЛ, единый налог, уплачиваемый в связи с применением УСН, начислил пени и штраф, ссылаясь на необоснованное занижение налогоплательщиком налоговой базы при осуществлении хозяйственных операций со спорными контрагентами.

    Итог: требование удовлетворено, поскольку доводы налогового органа не подтверждены.


Вся судебная практика по этой теме »

Облагаемые доходы
  • 26.08.2019  

    Налоговый орган доначислил НДФЛ, ссылаясь на то, что налогоплательщик необоснованно занизил налоговую базу по НДФЛ, доначислил НДС, указав, что выручка от продажи имущества превысила предельно допустимый законом размер, начислил пени.

    Итог: в удовлетворении требования отказано, поскольку доводы налогового органа подтверждены.

  • 21.08.2019  

    В связи с неисполнением обществом требования об уплате долга по НДФЛ и пеней налоговым органом вынесено решение об их взыскании за счет денежных средств на счетах общества в банках, а также электронных денежных средств.

    Итог: требование удовлетворено, поскольку установлены факты своевременного исполнения обществом обязанности по уплате НДФЛ и отсутствия задолженности по указанному налогу.

  • 26.06.2019  

    Общество как налоговый агент представил в налоговый орган расчет НДФЛ, в ходе камеральной проверки которого были выявлены ошибки, связанные с исчислением и уплатой налога, а также обстоятельство несвоевременного перечисления в бюджет сумм налога на доходы, удержанных с физических лиц.

    Итог: дело направлено на новое рассмотрение в суд апелляционной инстанции, поскольку суд не дал оценку всем доводам обществ


Вся судебная практика по этой теме »

Облагаемые выплаты сотрудникам
  • 18.11.2019  

    Основанием для доначисления соответствующих сумм страховых взносов, пеней и штрафа послужило неприменение обществом дополнительных тарифов страховых взносов.

    Итог: суды первой и апелляционной инстанций, оценив доводы сторон, изучив обстоятельства дела и представленные доказательства, пришли к выводу об отсутствии правовых оснований для удовлетворения заявленных требований

  • 18.11.2019  

    Фонд установил, что общество не исчислило по дополнительным тарифам и не уплатило страховые взносы с сумм выплат работникам, занятым на работах с вредными и тяжелыми условиями труда (автомалярам в кузовном цехе), и решением начислил ему страховые взносы, пени и штраф. Общество считает решение недействительным.

    Итог: в удовлетворении требования отказано, так как наличие у работодателя обязанности исчисли

  • 13.11.2019  

    Принято решение о взыскании взносов на обязательное пенсионное страхование за счет денежных средств на счетах предпринимателя по мотиву неполной уплаты взносов с учетом размера полученного дохода.

    Итог: требование удовлетворено, так как при определении размера подлежащих уплате взносов подлежала учету информация о доходах применяющего УСН предпринимателя, уменьшенных на величину расходов, непосредственн


Вся судебная практика по этой теме »