Логин или email Регистрация Пароль Я забыл пароль


Войти при помощи:

Аналитика / Налогообложение / Эксперимент с электронными документами

Эксперимент с электронными документами

05.06.2020
Автор: Егорова А.О., эксперт журнала

Эксперимент с электронными кадровыми документами.

24 апреля 2020 года подписан Федеральный закон № 122‑ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой». Кратко прокомментируем этот закон 122 фз 24.04.2020.

Документ разработан в соответствии с национальной программой «Цифровая экономика Российской Федерации», которой предусмотрена задача по обеспечению нормативного регулирования цифрового взаимодействия предпринимательского сообщества и государства, в том числе в части заключения, изменения, расторжения и хранения трудовых договоров, внедрения кадрового документооборота в электронном виде.

Цель закона – создание и отработка механизмов ведения и применения электронных документов, касающихся трудовых отношений с работниками, а также подготовка предложений о внесении изменений в законодательство РФ.

Следует отметить, что в 2018 году Минтрудом с рядом организаций уже был проведен эксперимент по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых отношений, направленный на отработку механизмов ведения и применения данных документов при наличии их бумажных версий. В рамках нового эксперимент с электронными документами, составленные в электронном виде, на бумажном носителе дублироваться не будут.

Осветим основные моменты.

Дата начала проведения эксперимента в организации

Эту дату работодатель определяет самостоятельно

Срок окончания проведения эксперимента

Эксперимент с электронными документами будет осуществляться по 31 марта 2021 года

Участники эксперимента

Уполномоченный орган исполнительной власти;

работодатели;

работники;

лица, поступающие на работу

Кто не является участниками эксперимента

Работники, направляемые работодателями временно к другим физическим или юридическим лицам по договору о предоставлении труда работников (персонала);

дистанционные работники

Участие в эксперименте работодателей, работников и лиц, поступающих на работу

Добровольное

Могут ли бюджетники участвовать в эксперименте?

Участие в эксперименте работодателей (организаций), финансовое обеспечение которых осуществляется за счет бюджетных ассигнований федерального бюджета, бюджетов субъектов РФ и (или) местных бюджетов, будет обусловлено наличием или отсутствием источников финансирования.

В настоящее время в данном эксперименте планируется участие ФСС, при этом дополнительные расходы не предполагаются, поскольку фонд имеет собственный удостоверяющий центр.

Каковы технические условия проведения эксперимента?

Ведение электронных документов, касающихся трудовых отношений с работниками, будет осуществляться работодателем:

  • или посредством использования информационной системы работодателя;
  • или с использованием электронного сервиса информационно-аналитической системы «Общероссийская база вакансий «Работа в России».

В отдельных случаях работодатели и работники обязаны будут применять усиленные квалифицированные электронные подписи, в частности при заключении следующих договоров (внесении изменений в них) с использованием информационной системы работодателя:

  • трудовые договоры;
  • договоры о материальной ответственности;
  • ученические договоры.

При заключении указанных выше договоров (внесении изменений в них) с использованием электронного сервиса «Общероссийская база вакансий «Работа в России» будут применяться:

  • усиленная квалифицированная электронная подпись работодателя;
  • простая электронная подпись работника.

Расходы по ведению электронных документов, связанных с работой, включая расходы по приобретению и использованию электронной подписи работника, будут нести работодатели.

Что должен сделать работодатель до начала проведения эксперимента?

До начала проведения эксперимента работодатель должен предпринять несколько шагов:

  1. Утвердить перечень видов документов, связанных с работой, в отношении которых будет проводиться эксперимент.
  2. Определить структурные подразделения организации, участвующие в эксперименте (при необходимости).
  3. Уведомить каждого работника в письменной форме о проведении эксперимента, а также о праве работника отказаться от участия в эксперименте либо выразить свое добровольное согласие на участие в эксперименте (путем подачи работодателю соответствующего письменного заявления) не позднее чем за один месяц до начала проведения эксперимента.
  4. Сформировать и утвердить список работников, участвующих в эксперименте.
  5. Принять или внести изменения (при необходимости) в связанные с проведением эксперимента локальные нормативные акты, в том числе локальный нормативный акт об использовании электронной подписи работодателем и работником, а также локальный нормативный акт, устанавливающий порядок обработки работодателем электронных документов, связанных с работой, содержащих персональные данные работников (с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации).
  6. Ознакомить работников под подпись с локальными нормативными актами, связанными с проведением эксперимента.
  7. Подготовить и обсудить с уполномоченными представителями работников изменения в коллективных договорах (при необходимости).
  8. Создать информационную систему либо обеспечить возможность использования в этих целях уже действующей информационной системы, а также (при необходимости) обеспечить возможность взаимодействия информационной системы работодателя с системой «Работа в России» (в целях создания, использования и хранения электронных документов, связанных с работой).

В отношении каких документов будет проводиться эксперимент?

Эксперимент будет проводиться в отношении документов, связанных с работой, перечень которых работодатель утверждает самостоятельно с учетом положения о порядке проведения эксперимента.

Эксперимент не проводится в отношении трудовых книжек и формируемых в соответствии с трудовым законодательством в электронном виде сведений о трудовой деятельности работников.

Какие обязанности налагаются на работодателя?

Работодатель обязан:

  1. Обеспечить защиту персональных данных работников и иной информации, включая защиту электронных документов, связанных с работой, от неправомерного доступа, блокирования, уничтожения, модифицирования, копирования, предоставления, распространения и иных неправомерных действий в отношении такой информации.
  2. Обеспечить хранение электронных документов, связанных с работой, в течение сроков, установленных законодательством РФ об архивном деле. В случае прекращения деятельности (ликвидации) работодателя – передать электронные кадровые документы, связанные с работой, в государственные или муниципальные архивы.
  3. Предоставлять по запросу уполномоченных органов (в том числе при осуществлении государственного контроля) соответствующие электронные кадровые документы, связанные с работой, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью, или копии указанных документов на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом.
  4. Предоставить безвозмездно работнику (не позднее чем в течение трех рабочих дней со дня подачи им заявления) электронные документы, связанные с работой, способом, указанным в заявлении работника (в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью, или в форме копии электронного документа на бумажном носителе, заверенной надлежащим образом, или путем размещения электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью, в личном кабинете работника в системе «Работа в России» (при наличии)).
  5. Предоставить работнику копию приказа (распоряжения) работодателя о прекращении трудового договора способом, указанным в заявлении, в день прекращения трудового договора.

Какие права есть у работника?

Работник вправе:

  1. Отказаться от участия в эксперименте в любой момент до начала его проведения либо от дальнейшего участия в эксперименте после начала его проведения, уведомив об этом работодателя в письменной форме не позднее чем за две недели.
  2. Дать письменное согласие на создание, использование и хранение работодателем части электронных документов, связанных с работой этого работника, с использованием информационной системы работодателя, а другой части – с использованием системы «Работа в России».
  3. Обращаться к работодателю с заявлением о предоставлении ему электронных документов, связанных с работой.

Оплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: акты и комментарии для бухгалтера, №5, 2020 год

Разместить:

Вы также можете   зарегистрироваться  и/или  авторизоваться  

   

Трудовые отношения
  • 22.05.2019  

    Суть  иска: о признании недействительными дополнительных соглашений к трудовому договору в части выплаты выходного пособия, применении последствий недействительности сделок.

    Итог: требование удовлетворено, так как выплаченные обществом компенсации связаны с увольнением работников, установлены трудовым законодательством РФ и определены в договорном по

  • 31.05.2017  

    При смене руководителя организации должна обеспечиваться передача документов бухгалтерского учета организации. Порядок передачи документов бухгалтерского учета определяется организацией самостоятельно.

  • 06.03.2017  

    О признании недействующим абзаца первого пункта 12 Инструкции о порядке применения Списка производств, цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск и сокращенный рабочий день, утвержденной Постановлением Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 21.11.1975 № 273/П-20


Вся судебная практика по этой теме »

Электронный документооборот, электронная отчетность
  • 22.10.2018  

    Налоговый орган отказал в приеме декларации по НДС, которая была подписана ЭЦП представителя и директора компании. Инспекция сделала ссылку на отсутствие индентификации шаблона документа. Компания обратилась в суд.

    Итог: требование было удовлетворено, так как в регламенте по приему налоговых деклараций основание для отказа в их приеме отсутствие идентификации шаблона


Вся судебная практика по этой теме »