Логин или email Регистрация Пароль Я забыл пароль


Войти при помощи:

Аналитика / Налогообложение / Электронный документооборот

Электронный документооборот

Основой бухгалтерского и налогового учета, а следовательно и отчетности, являются первичные документы. Закон «О бухгалтерском учете» предусматривает, что первичные учетные документы составляются на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Причем последние становятся все более популярны

22.04.2015
Автор: Светлана Последовская, эксперт по финансовому законодательству

Компании активнее оптимизируют бизнес-процессы, внедряя системы электронного документооборота с контрагентами. Это, безусловно, облегчает и формирование отчетности, поскольку документы не надо заносить в учетную программу вручную. Вероятность технических ошибок и недочетов снижается.

Варианты электронного документооборота

Есть два варианта организации системы электронного документооборота. Первый - заключить с контрагентами соглашение об электронном документообороте и обмениваться документами, подписанными электронной подписью через электронную почту. При этом можно использовать простую электронную подпись.

Отметим, что соглашение между участниками должно устанавливать случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью (ст. 9 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ). В частности, это правила, по которым определяется лицо, подписывающее электронный документ, по его простой электронной подписи, а также обязанность лица, создающего и (или) использующего ключ простой электронной подписи, соблюдать его конфиденциальность.

Недостаток такой системы в том, что электронными счетами-фактурами можно обмениваться только через операторов ЭДО. Это предусмотрено статьей 169 Налогового кодекса: счета-фактуры составляются в электронной форме по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у указанных сторон совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с установленными форматами и порядком  (утв. приказом Минфина России от 25.04.2011 № 50н). При несоблюдении указанных требований к формату или порядку выставления счета-фактуры нужно дублировать на бумаге.

Более того, Минфин России в своих разъяснениях не раз указывал, что документ, подписанный простой или неквалифицированной подписью, не может подтверждать расходы компании (письма Минфина России от 02.09.2014 № 03-03-06/1/43920, от 21.04.2014 № 03-03-06/1/18206, от 23.01.2013 № 03-03-06/1/24). Ведь в Налоговом кодексе не определены случаи, в которых информация в электронной форме, подписанная неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью. Таким образом, только документ, оформленный в электронном виде и подписанный квалифицированной электронной подписью, может являться документом, подтверждающим расходы. При условии, конечно, что законодательство не устанавливает требование о составлении такого документа на бумаге.

Второй вариант - организовать электронный документооборот через спецоператора. При таком способе компания присоединяется к регламенту обмена электронными документами и может обмениваться с контрагентами как формализованными документами (для которых официально ФНС России утвердила формат), так и неформализованными (договоры, соглашения, акты сверки и т.д.).

В данном случае есть вероятность, что контрагент пользуется услугами другого спецоператора. Тогда можно воспользоваться так называемым техническим роумингом. Правда, пока зачастую компаниям приходится нести определенные финансовые и временные затраты, поскольку реализация роуминга настраивается под клиентов. Тем не менее такая практика уже есть, и организации, которые перевели на ЭДО взаимодействие с одним контрагентом, внедряют такую систему и в отношении остальных.

В рамках ЭДО с контрагентами документы можно подписывать той же электронной подписью, что и отчетность, представляемую в госорганы. Причем одной электронной подписью могут быть подписаны несколько связанных между собой электронных документов (пакет электронных документов). Иными словами, при подписании пакета электронных документов каждый из них считается подписанным электронной подписью того вида, которой подписан пакет электронных документов. Если бизнес-процессы компании требуют наличия нескольких электронных подписей, то их также можно оформить на ответственных сотрудников.

В то же время еще в 2011 году появилось письмо ФНС России (письмо ФНС России от 24.11.2011 № ЕД-4-3/19693@), в котором сказано следующее. Если соглашением между участниками электронного взаимодействия предусмотрено подписание документов неквалифицированной электронной подписью, то первичные учетные документы, подписанные такой подписью, могут быть учтены в целях налогообложения прибыли, если соблюдены критерии статьи 252 Налогового кодекса.

По нашему мнению, все же следует руководствоваться позицией Минфина России и использовать квалифицированную электронную подпись для удостоверения документов, которые подтверждают расходы по налогу на прибыль.

Формат электронных документов

Еще один важный момент - формат электронных документов. Что касается счетов-фактур, то в отношении них все ясно: статья 169 Налогового кодекса указывает, что должен соблюдаться формат выставляемого в электронном виде документа. Для некоторых первичных документов в 2012 году ФНС России (приказ ФНС России от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@) разработала рекомендованный формат товарной накладной по форме ТОРГ-12 и Акта приема-сдачи (работ) услуг. Несмотря на то что в приказе указано на рекомендованный характер формата, именно в таком формате компании должны направлять эти документы в электронном виде по требованию налоговой инспекции в случае необходимости подтверждения расходов по налогу на прибыль.

Актуальная бухгалтерия

Разместить:

Вы также можете   зарегистрироваться  и/или  авторизоваться  

   

Налог на прибыль
Все статьи по этой теме »

Учетная политика предприятия
Все статьи по этой теме »

Электронный документооборот, электронная отчетность
Все статьи по этой теме »

Налог на прибыль
  • 22.08.2017   Постановление Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 7 августа 2017 г. № Ф01-3058/17 по делу № А11-6602/2016
  • 14.08.2017  

    Обстоятельства: Оспариваемым решением общество привлечено к ответственности в виде штрафа, ему предложено уплатить суммы недоимки по НДС и налогу на прибыль, штрафа, пени.

    Решение: В удовлетворении требования отказано, так как общество реализовало объекты недвижимого имущества взаимозависимому лицу, установлен факт занижения им выручки от реализации недвижимого имущества.

  • 05.04.2017   Судам необходимо исходить из того, что установленной статьей 119 НК РФ ответственностью за несвоевременное представление налоговой декларации не охватываются деяния, выразившиеся в непредставлении либо в несвоевременном представлении по итогам отчетного периода расчета авансовых платежей, вне зависимости от того, как поименован этот документ в той или иной главе части второй НК РФ.

Вся судебная практика по этой теме »

Учетная политика предприятия
  • 12.06.2017  

    В соответствии с принятой в обществе учетной политикой при начислении амортизации основных фондов применяются единые с налоговым учетом сроки полезного использования. Состав амортизационных групп определяется в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 г. № 1. Нормы амортизации рассчитываются исходя из нижней границы срока полезного использования, определенного для амортизационной группы. С учетом вышеизло

  • 13.02.2017  

    Для осуществления расчетов наличными деньгами каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме. Прием наличных денег кассами предприятий производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом на это уполномоченным письменным распоряжением руководителя предприятия. О приеме денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера

  • 21.11.2016  

    В случае, если в регистрах бухгалтерского учета содержится недостаточно информации для определения налоговой базы в соответствии с требованиями настоящей главы, налогоплательщик вправе самостоятельно дополнять применяемые регистры бухгалтерского учета дополнительными реквизитами, формируя тем самым регистры налогового учета, либо вести самостоятельные регистры налогового учета.


Вся судебная практика по этой теме »

Налог на прибыль
Все законодательство по этой теме »

Учетная политика предприятия
Все законодательство по этой теме »

Электронный документооборот, электронная отчетность
Все законодательство по этой теме »