Платим компенсации за разъездную работу

Компании обязаны возмещать сотрудникам затраты, понесенные ими в связи с разъездным характером работ. Это требование ст. 168.1 ТК РФ. К расходам, которые нужно возмещать, относятся:

• расходы по проезду;

• расходы по найму жилого помещения;

• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

• иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Вместе с тем на практике обязательные компенсации нередко путают с другими выплатами, которые компенсациями по своей сути не являются. Остановимся детальнее на отличиях компенсационных выплат, а также их влиянии на формирование базы по страховым взносам и НДФЛ.

Два вида компенсаций

По трудовому законодательству, компенсационные выплаты работникам бывают двух видов:

1выплаты в возмещение понесенных затрат;

2выплаты как составная часть заработка (без возмещения затрат).

Выплаты как возмещение затрат.

Компенсации - это денежные выплаты, которые компания производит, чтобы покрыть затраты работников, связанные с исполнением ими трудовых обязанностей (ст. 168.1 ТК РФ).

Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами (ч. 2 ст. 168 ТК РФ). К примеру, вот какие формулировки можно использовать для определения перечня работников и возможности возмещения им затрат:

2.1. Перечень профессий и должностей работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер:

<...>

• курьер;

• водитель-экспедитор.

2.2. Расходы на проезд курьерам возмещаются в размере фактических затрат на проезд конкретным видом транспорта.

2.3. Расходы водителям-экспедиторам возмещаются в размере фактических затрат на приобретение ГСМ в пределах норм, установленных распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р.

<...>

Выплаты как часть заработка.

Существуют различные доплаты и надбавки компенсационного характера, которые не связаны с возмещением работникам каких-либо затрат. Эти доплаты и надбавки по сути являются составной частью заработка (ст. 129 ТК РФ), а именно:

• доплаты и надбавки за работу в условиях, отличных от нормальных;

• доплаты и надбавки за работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению;

• иные выплаты компенсационного характера.

Такие доплаты и надбавки не являются компенсацией по смыслу ст. 168.1 ТК РФ, поскольку ничего не компенсируют, а лишь повышают основной заработок. Пример приказа об установлении такой доплаты приведен на с. 28.

Страховые взносы

Все виды компенсационных выплат, установленных законодательством и связанных с выполнением физических лицом трудовых обязанностей, страховы­ми взносами не облагаются (подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ <О страховых взносах>).

Компенсации за разъездную работу не облагаются страховыми взносами в размере, который указан в коллективном договоре, соглашении или локальном нормативном акте (письмо ФСС РФ от 02.04.2010 № 02-03-16/08-526П).

ЧТО ПРЕДУСМОТРЕТЬ В ДОКУМЕНТАХ ДЛЯ ВОЗМЕЩЕНИИ ЗАТРАТ

Чтобы компенсировать работникам понесенные затраты, в коллективном договоре, соглашении или локальном нормативном акте нужно предусмотреть:

• размеры возмещения расходов;

• порядок возмещения расходов;

• перечень работ, профессий, должностей, которым полагается возмещение.

Трудовой кодекс Российской Федерации, ч. 2 ст. 168.1

ПОНЯТНО, ЧТО…

… всяческие надбавки и доплаты к за­работку не снимают с компании обязанности возмещать работникам затраты, поименованные в ст. 168.1 ТК РФ.

Если же работнику начисляются доплаты или надбавки, то страховые взносы придется уплатить.

Чиновники уже заявляли об этом (письмо Минздравсоцразвития России от 26.05.2010 № 1343-19). Недавно по этому же вопросу высказались и судьи. Они рассмотрели ситуацию, когда компания установила сотрудникам ежеднев­ную доплату за разъездную работу. В приказе доплата была названа «компенсацией», поэтому бухгалтерия не начисляла на нее взносы. Но судьи с этим не согласились. Они пришли, в частности, к выводам, что:

• выплаты носят систематический характер и выплачиваются постоянно;

• выплаты никак не связаны с возмещением работникам затрат, то есть являются составной частью заработка.

В результате судьи заключили, что на такую доплату страховые взносы должны быть начислены (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 23.08.2012 № А03-18762/2011).

ПРОСТО ИМЕЙТЕ В ВИДУ

В законодательстве РФ нет списков работ, профессий и должностей, имеющих разъездной характер. Поэтому вопрос об отнесении работы по конкретной должности и профессии к работе, имеющей разъездной характер, решается компанией самостоятельно.

НДФЛ

Ситуация с НДФЛ схожа со страховыми взносами. Иными словами, если компания компенсирует понесенные работниками затраты, то НДФЛ начислять не нужно (п. 3 ст. 217 НК РФ, письмо Минфина России от 07.06.2011 № 03-04-06/6-131). Если же за особые условия труда установлена надбавка или доплата, то налог придется платить в обычном порядке, как с основного заработка.

МНЕНИЕ ЭКСПЕРТА

Стоимость проездных не облагается ни НДФЛ, ни страховыми взносами

Сергей Лихачев, 

руководитель группы налоговой практики Goltsblat BLP

Зачастую сотрудники, чья работа не носит разъездного характера, по служебным делам совершают поездки на общественном транспорте. Чтобы сотрудники не тратили соб­ственные деньги, некоторые фирмы выдают им единые проездные билеты, причем довольно часто билеты выдаются не каждому сотруднику, а, например, на отдел.

В таком случае компания не обязана начислять на стоимость проездного ни НДФЛ, ни страховые взносы. Дело в том, что доходом признается экономическая выгода. Очевидно, что в ситуации, когда работники совершают поездки по служебным делам, экономическую выгоду получает работодатель, но никак не работник. О выплатах и вознаграждениях в такой ситуации речь также не может идти, поскольку проездные полагаются сотрудникам для выполнения трудовых функций. Следовательно, объекта обложения страховыми взносами не возникает.

Чтобы минимизировать риски претензий проверяющих, имеет смысл издать приказ о выдаче проездных документов и указать в нем, что билеты выдаются именно для производственных целей. Также разумно завести журнал, в котором сотрудники расписывались бы при получении проездного и указывали цель своей поездки.

Комментарии

Вы также можете   зарегистрироваться  и/или  авторизоваться  

Имя *

Комментарий *    

Добавить комментарий