Логин или email Регистрация Пароль Я забыл пароль


Войти при помощи:

Аналитика / Налогообложение / Cчитаем отпускные: шпаргалка для бухгалтера

Cчитаем отпускные: шпаргалка для бухгалтера

Какие выплаты учитываются при расчете отпускных? Какой брать расчетный период? Как считать отпускные, если работник часто ездит в командировки, иногда болеет, получил премию или ему повысили зарплату?

06.10.2009
«Практическая бухгалтерия»

С приближением сезона отпусков (а он неумолимо приближается!) у бухгалтера прибавляется хлопот. И мы получили много вопросов на «отпускную» тему. Согласитесь, формула для расчета суммы отпускных сама по себе проста: средний дневной заработок работника умножить на количество календарных дней отпуска. Количество дней отпуска берется из приказа, выпущенного согласно графику отпусков в организации, а средний дневной заработок должен подсчитать бухгалтер. Правила определения среднего заработка прописаны в Положении об особенностях порядка исчисления средней заработной платы (постановление Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922) (далее — Положение). Обратите внимание: эти правила применяются во всех случаях исчисления средней заработной платы (среднего заработка), предусмотренных Трудовым кодексом России.

Порядок расчета отпускных имеет свои особенности. Они связаны в основном с тем, полностью ли работник отработал расчетный период, выплачивались ли в расчетном периоде премии, было ли в организации повышение окладов и т. д. Этот порядок касается расчета оплачиваемых очередных ежегодных отпусков, как «стандартных», так и дополнительных, учебных отпусков, а также компенсаций за неиспользованный отпуск, выплачиваемых при увольнении сотрудника.

Рассказывает эксперт редакции «Бератор» Руслан Бакиров.

Согласно Трудовому кодексу, за работником сохраняется средний заработок:

  • при предоставлении оплачиваемого отпуска (ст. 114, 173–176 ТК РФ);
  • при выплате выходных пособий (ст. 84, 178, 296 ТК РФ) и компенсации
  • руководящим работникам при увольнении (ст. 181 ТК РФ);

  • при сохранении заработной платы на период трудоустройства
  • (ст. 178, 318, 375 ТК РФ);

  • при направлении в служебную командировку (ст. 167 ТК РФ);
  • при направлении для повышения квалификации с отрывом от работы
  • (ст. 187 ТК РФ);

  • при направлении на обязательное медицинское обследование (ст. 185 ТК РФ);
  • при безвозмездной сдаче крови и компонентов крови (ст. 186 ТК РФ);
  • при освобождении от основной работы для участия в коллективных переговорах (ст. 39 ТК РФ);
  • при приостановлении работ вследствие нарушения государственных норм охраны труда не по вине работника (ст. 220 ТК РФ);
  • при переводе на другую работу (ст. 72.2, 182 ТК РФ);
  • при переводе на другую работу беременных женщин и женщин, имеющих детей в возрасте до полутора лет; при прохождении беременными женщинами обязательного диспансерного обследования в медицинских учреждениях (ст. 254 ТК РФ);
  • при оплате перерывов для кормления ребенка (ст. 258 ТК РФ);
  • при участии избранного членом комиссии по трудовым спорам в работе комиссии (ст. 171 ТК РФ);
  • в других случаях, предусмотренных законодательством о труде.

О расчетном периоде

Средний заработок для оплаты отпусков рассчитывают за расчетный период, который равен последним (предшествующим месяцу ухода работника в отпуск) 12 календарным месяцам, независимо от режима работы (сокращенное, неполное рабочее время). При этом календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца (в феврале — по 28-е (29-е) число) включительно (ст. 139 ТК РФ). Это общий порядок*. К примеру, если человек уходит в отпуск в середине мая, то расчетный период будет с 1 мая предыдущего года по 30 апреля текущего.

Но, как правило, эти 12 месяцев полностью не отрабатываются. Периоды, когда работник отсутствовал на работе (и начисленные приходящиеся на это время суммы), при расчете среднего заработка исключают (п. 5 Положения). Это периоды, когда:

  • за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством Российской Федерации, за исключением перерывов для кормления ребенка, предусмотренных трудовым законодательством Российской Федерации (отпуска, командировки и т. д.);
  • работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;
  • работник не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника;
  • работник не участвовал в забастовке, но в связи с этой забастовкой не имел возможности выполнять свою работу;
  • работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
  • работник в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Поясним на примере.

Пример 1

Работнику с 14 мая 2009 года предоставляется ежегодный отпуск продолжительностью 14 календарных дней. Расчетный период — с 1 мая 2008 года по 30 апреля 2009 года. В этом периоде работник:

  • в июне 2008 года 12 календарных дней болел;
  • в июле 2008 года не работал пять календарных дней из-за простоя;
  • в августе 2008 года 28 календарных дней был в отпуске;
  • в феврале 2009 года брал 10 рабочих дней отпуска без сохранения заработной платы (14 календарных).

В расчетный период полностью войдут май, сентябрь-декабрь 2008 года, январь и март 2009 года, а также календарные дни, приходящиеся на отработанное время не полностью отработанных четырех месяцев (июня, июля, августа 2008 года и февраля 2009 года).

А как быть в случае, когда у сотрудника за 12 месяцев расчетного периода не было начисленной зарплаты или они полностью состоят из исключаемых периодов? Тогда для определения среднего заработка нужно брать период, равный расчетному, — 12 месяцев, которые предшествуют исключаемому времени (п. 6 Положения).

Каковы примеры тому на практике? Пожалуй, самые распространенные связаны с отпусками по уходу за ребенком.

Пример 2

Работница находилась в отпуске по уходу за ребенком с 22 октября 2007 года по 22 апреля 2009 года. Сразу после этого она ушла в ежегодный отпуск с 23 апреля 2009 года. Предшествующие выходу в ежегодный отпуск 12 месяцев (с 1 апреля 2007 года по 31 марта 2008 года) полностью состоят из исключаемого времени. Перед отпуском по уходу за ребенком был декретный отпуск, оформленный с 1 августа по 31 декабря 2007 года. Это время тоже нужно исключить. Поэтому расчетным будет период с 1 июня 2006 года по 31 июля 2007 года.

Бывает, что не только в течение прошедших 12 месяцев, но и до этого у работника нет фактически отработанных дней и заработной платы. Тогда средний заработок нужно рассчитывать исходя из сумм, начисленных за дни месяца, которые сотрудник отработал перед уходом в отпуск (п. 7 Положения). Если нет и этого, то отпускные нужно считать исходя из оклада (тарифной ставки) работника (п. 8 Положения).

О подсчете календарных дней в расчетном периоде

В пункте 10 Положения сказано, что для подсчета среднего дневного заработка для оплаты отпусков нужно разделить сумму заработной платы, фактически начисленной за расчетный период, на 12 и на среднемесячное число календарных дней, равное 29,4. Это в случае, когда расчетный период работник отработал полностью (не было ни командировок, ни больничных и т. д.). Формула выглядит так:

Средний
дневной
заработок
= Сумма начисленной
за расчетный период
заработной платы
: 12 : 29,4

Затем считают сумму отпускных к выплате: полученную сумму среднего дневного заработка умножают на количество календарных дней причитающегося отпуска.

Иначе обстоит дело, когда расчетный период отработан не полностью. В этом случае, чтобы определить средний дневнойзаработок, потребуется подсчитать количество календарных дней в расчетном периоде (суммировав количество календарных дней в каждом месяце, как полностью, так и не полностью отработанном). Напомним: для полностью отработанного месяца установлено среднее количество календарных дней 29,4. А в случае не полностью отработанного месяца для подсчета учитываемых календарных дней в нем следует воспользоваться формулой:

Количество
календарных дней
в данном не полностью
отработанном
календарном месяце
= 29,4 : Количество
календарных дней
данного месяца
× Количество
календарных дней,
приходящихся
на отработанное время
данного месяца

Затем путем сложения нужно рассчитать общее количество календарных дней в расчетном периоде.

Пример 3

Воспользуемся данными примера 1.

В расчетном периоде работник полностью отработал восемь месяцев, а в не полностью отработанных месяцах он отработал:

  • в июне 2008 года 18 календарных дней (30 - 12);
  • в июле 2008 года 26 календарных дней (31 - 5);
  • в августе 2008 года 3 календарных дня (31 - 28);
  • в феврале 2009 года 14 календарных дней (28 - 14).

Определяем количество календарных дней в расчетном периоде:
29,4 × 8 мес. (полностью отработанных) + 29,4 : 30 дн. × 18 дн. (июнь 2008 г.) + 29,4 : 31 дн. × 26 дн. (июль 2008 г.) + 29,4 : 31 дн. × 3 дн. (август 2008 г.) + 29,4 : 28 дн. × 14 дн. (февраль 2009 г.) = 295,04 дн.

Затем нужно определить сумму выплат работника, из которой путем деления на количество календарных дней в расчетном периоде будет рассчитан средний дневной заработок и далее в обычном порядке — сумма отпускных. Рассмотрим пример.

Пример 4

Воспользуемся данными примеров 1 и 3. Предположим, оклад работника — 15 000 руб. В не полностью отработанных месяцах ему было начислено за работу:

  • в июне 2008 года — 9000 руб.;
  • в июле 2008 года — 12 580,65 руб.;
  • в августе 2008 года — 1451,61 руб.;
  • в феврале 2009 года — 9642,86 руб.

Средний дневной заработок для расчета отпускных будет равен:
(15 000 руб. × 8 мес. + 9000 руб. + 12 580,65 руб. + 1451,61 руб. + 9642,86 руб.) : 295,04 дн. = 517,47 руб.

Сотруднику будут начислены отпускные в сумме 7244,58 руб. (517,47 руб. × 14 дн.).

В приведенном примере в расчете отпускных участвовали только оклад работника и оплата отработанного времени, рассчитанная исходя из оклада.

О других выплатах

В пользу работника могут быть и другие выплаты. Сначала рассмотрим, какие из них не нужно учитывать при расчете среднего заработка, а какие нужно.

В пункте 3 Положения названы выплаты, которые при расчете среднего заработка для расчета отпускных учитывать не нужно. Это выплаты социального характера и иные, не относящиеся к оплате труда: материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха и т. д. Причина невключения этих выплат в расчет среднего заработка в том, что они не относятся к оплате труда.

А пункт 2 Положения предписывает при расчете отпускных учитывать все выплаты, предусмотренные системой оплаты труда в организации, независимо от источников их начисления, в частности:

  • заработную плату, начисленную любым способом, включая выданную в неденежной форме;
  • надбавки и доплаты к окладам (тарифным ставкам): за профессиональное мастерство, классность, стаж работы, совмещение профессий (должностей), расширение зон обслуживания, увеличение объема выполняемых работ, руководство бригадой, выслугу лет, знание иностранного языка и т. п.;
  • выплаты, связанные с условиями труда: районные надбавки и коэффициенты, повышенная оплата труда на тяжелых работах, работах с вредными или опасными и иными особыми условиями труда, за труд в ночные часы, в выходные и нерабочие праздничные дни, оплата за сверхурочную работу;
  • гонорары штатным работникам СМИ;
  • премии и вознаграждения, предусмотренные системой оплаты труда в организации;
  • другие выплаты, предусмотренные системой оплаты труда в организации.

Этот перечень является открытым. Выплаты, не названные в нем, но относящиеся к системе оплаты труда у работодателя, в расчет нужно брать.

Особого внимания заслуживают премии.

В письме от 5 марта 2008 г. № 535-17 Минздравсоцразвития России указал: «Если расчетный период отработан не полностью и период, за который начислено вознаграждение по итогам работы за год, не совпадает с расчетным периодом, то данное вознаграждение учитывается пропорционально времени, отработанному в расчетном периоде». Другими словами, годовую премию, начисленную с учетом отработанного времени, можно полностью включать в расчет, только если сотрудник идет в отпуск в январе, а не полностью отработанный расчетный период включает время с января по декабрь прошлого года. Ежемесячные и ежеквартальные премии, выплаченные за отработанное время, нельзя учитывать полностью, если период, за который они выплачены, полностью или частично выходит за пределы расчетного периода.

О премиях

Правила учета премий при определении среднего заработка установлены в пункте 15 Положения. Они зависят от вида премии и от того, полностью или не полностью отработан расчетный период:

  • ежемесячные премии. Учитывают премии, начисленные в расчетном периоде, не более одной по каждому показателю за месяц расчетного периода. То есть за одни и те же достижения (к примеру, за экономию материалов) может быть не более 12 ежемесячных премий;
  • ежеквартальные премии и другие, выдаваемые более чем за месяц (к примеру, полугодовые). Учитывают премии, начисленные в расчетном периоде. Если период премирования не превышает расчетный, то при подсчете среднего заработка учитывают премии в размере фактически выплаченных сумм за каждый показатель. Если превышает — в размере месячной части за каждый месяц расчетного периода. То есть можно учесть четыре квартальные или две полугодовые премии, выплаченные за один показатель;
  • годовые премии, единовременные вознаграждения за выслугу лет, за стаж работы. Учитывают выплаты, начисленные за предыдущий год, независимо от времени их фактической выдачи. Например, работник уходит в отпуск в мае 2009 года (расчетный период — с мая 2008 года по апрель 2009 года). Если годовую премию за 2008 год выдадут в 2009 году, ее нужно будет включить в расчет среднего заработка, а если в одном из месяцев, когда работник уже находится в отпуске, — сумму отпускных работника придется пересчитать;
  • если расчетный период отработан не полностью, ежемесячные, квартальные, годовые премии учитывают при расчете отпускных пропорционально отработанному времени, если они не начислены в расчетном периоде за фактически отработанное время.

Пример 5

Работник уходит в отпуск с 14 мая 2009 года на 14 календарных дней. Расчетный период для расчета среднего заработка с 1 мая 2008 года по 30 апреля 2009 года. В январе 2009 года 16 рабочих дней, из них сотрудник болел пять рабочих дней (с 19 по 23 января), отработал 11 рабочих дней (16 - 5). В феврале 2009 года 19 рабочих дней, из них он был в командировке сроком на 7 рабочих дней (с 9 по 17 февраля), отработал 12 рабочих дней (19 - 7). Количество рабочих дней в расчетном периоде — 249. Он отработан не полностью — 237 дней (249 - 5 - 7).

Оклад работника — 15 000 руб. В соответствии с положением о премировании работникам компании выплачивают ежегодную премию в размере от одного до трех окладов, а также квартальные премии в размере 25 процентов от оклада с учетом фактически отработанного времени.

В марте 2009 года работник получил годовую премию за 2008 год в размере двух окладов — в сумме 30 000 руб. (15 000 × 2). В апреле ему была начислена квартальная премия за I квартал 2009 года. В I квартале 2009 года 56 рабочих дней, работник отработал 44 дня (56 - 5 - 7). Поэтому премию работнику начислили пропорционально отработанному времени. Ее сумма составила 2946,43 руб. (15 000 ×25% : 56 дн. × 44 дн.).

В расчет среднего заработка при исчислении суммы отпускных войдет квартальная премия за I квартал 2009 года целиком (ее расчет, согласно положению об оплате труда, производится из фактически отработанного времени). Годовую премию за 2008 год можно учесть пропорционально отработанному времени в расчетном «предотпускном» периоде в сумме 28 554,22 руб. (30 000 руб. : 249 дн. × 237 дн.), поскольку период, за который она выплачена, частично выходит за пределы расчетного периода.

О повышении зарплаты

Если в организации была повышена зарплата, средний заработок сотрудника за расчетный период нужно повысить: наряду с зарплатой нужно «проиндексировать» и те выплаты, размер которых рассчитывается исходя из оклада (кратно или в процентах).

Если надбавки, доплаты, вознаграждения установлены в диапазоне значений (от 1000 до 3000 руб. и т. п.) или в абсолютных размерах (1000 руб., 3000 руб. и т. п.), средний заработок не пересчитывают.

Пункт 16 Положения предусматривает три случая, когда может произойти повышение тарифных ставок или должностных окладов сотрудников, и порядок действий бухгалтера в каждом из них. Итак, повышение произошло:

  • в пределах расчетного периода. Бухгалтер должен увеличить выплаты, начисленные в расчетном периоде. Коэффициент повышения рассчитывают так: оклад, установленный в месяце ухода в отпуск, делят на прежние оклады, действовавшие в каждом из месяцев расчетного периода. Нужно ли округлять полученный коэффициент и до какого знака? Об этом нигде прямо не написано. Самый приемлемый вариант — округлять полученное значение до сотой доли, ведь расчеты в России ведутся в рублях и копейках;
  • после расчетного периода до первого дня отпуска. Бухгалтер должен повысить средний заработок, исчисленный за расчетный период;
  • во время отпуска. Бухгалтер должен повысить средний заработок для расчета отпускных, причитающихся за дни с момента увеличения оклада до окончания отпуска.

Если в течение расчетного периода оклады (тарифные ставки) повышались неоднократно, то выплаты по зарплате, подлежащие индексации, произведенные до каждого повышения, нужно скорректировать на «свой» коэффициент повышения, рассчитываемый в обычном порядке (новый оклад разделить на старый). Сколько было повышений, столько будет и коэффициентов.

Если за расчетный период сотрудник получал как не подлежащие, так и подлежащие индексации выплаты, то бухгалтеру придется рассчитывать отдельно повышаемую и неповышаемую части среднего заработка и индексировать повышаемую часть.

Поясним на примере.

Пример 6

Продолжим пример 5.

За отработанные дни в январе 2009 года работнику начислена зарплата 10 312,50 руб. (15 000 руб. : 16 дн. × 11 дн.), в феврале — 9473,68 руб. (15 000 руб. : 19 × 12).

Кроме указанных премий, начисленных в 2009 году, в июле, августе и сентябре 2008 года работник получал надбавку за мастерство в размере 1000 руб.

Предположим, с 1 апреля 2009 года всем сотрудникам организации повысили оклады. Нашему работнику установили оклад 15 750 руб. в месяц. Для него коэффициент пересчета составляет 1,05 (15 750 : 15 000).

В 1,05 раза нужно увеличить зарплату работника за все месяцы расчетного периода, предшествующие месяцу повышения оклада, а также сумму квартальной премии, которая рассчитывается в процентах от оклада. Не нужно пересчитывать годовую премию за 2008 год, поскольку она в положении об оплате труда установлена интервалом (один — три оклада), и надбавку за мастерство (она установлена в фиксированной сумме).

Заработок сотрудника за расчетный период с учетом повышения зарплаты в организации составит: 15 750 руб. (апрель 2009 года — месяц повышения зарплаты) + 15 000 руб. × 8 мес. × 1,05 + 2946,43 руб. × 1,05 + 28 554,22 руб. + 1000 руб. × 3 = 170 082,97 руб.

Для расчета отпускных бухгалтер далее определит количество календарных дней в расчетном периоде (так, как показано в примере 3), средний дневной заработок (путем деления полученной суммы заработка на количество календарных дней в расчетном периоде) и, наконец, сумму отпускных (путем умножения среднего дневного заработка на количество дней отпуска).

Какие нужны документы

Как правило, собравшись в отпуск, человек пишет заявление.

Но это не обязательный документ, если человек уходит в отпуск строго по графику. В этом случае, наоборот, администрация должна напомнить работнику о начале его отпуска в соответствии с графиком отпусков (письменно сообщить не позднее, чем за две недели до начала отдыха (ч. 3 ст. 123 ТК РФ)).

Специалист кадровой службы готовит приказ о предоставлении отпуска, а руководитель фирмы подписывает его (если в отпуск уходит один человек, то используют унифицированную форму № Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику», если в отпуск уходят несколько человек одновременно, то оформляют совместный приказ по форме № Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам»).

На основании приказа на отпуск кадровик должен сделать отметки в личной карточке сотрудника (унифицированная форма № Т-2). В разделе VIII «Отпуск» указывают вид отпуска; период работы, за который предоставлен отпуск (рабочий год); количество календарных дней отпуска, даты его начала и окончания; основание для предоставления отпуска.

И последнее. Инспектор должен заполнить унифицированную форму № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику», на основании которой бухгалтерия рассчитает отпускные.

* В коллективном договоре или в локальном нормативном акте работодателя могут быть предусмотрены другие, отличные от «общеустановленных» 12 месяцев, периоды для расчета средней заработной платы, если это не ухудшает положение конкретного работника (ст. 139 ТК РФ).

Разместить:

Вы также можете   зарегистрироваться  и/или  авторизоваться  

   

Учет заработной платы
  • 28.09.2014  

    Условие трудового договора, предусматривающее выплату работнику в случае расторжения трудового договора в связи с ликвидацией работодателя или сокращением штата, численности работников работодателя выходного пособия в десятикратном размере от среднемесячного заработка является ничтожным в силу ст. 168 ГК РФ в связи со злоупотреблением правом.

  • 27.09.2013  

    Суд считает, что инспекцией правомерно квалифицированы как прямые расходы затраты на выплату заработной платы сотрудникам, непосредственно участвующим в производственном процессе, исходя из следующего. Согласно учетной политике для целей налогообложения на 2009-2010 г.г. к прямым расходам относятся расходы на оплату труда персонала, участвующего в процессе производства товаров, выполнения работ, оказания услуг, а также суммы ЕСН и расходы на обязательно

  • 15.08.2013  

    Вывод судов о том, что по чеку серии ВЖ № 3693283 общество обоснованно снимало денежные средства на выплату заработной платы, очередность выплаты которой предшествует исполнению обязанности по уплате налогов и сборов, соответствует материалам дела


Вся судебная практика по этой теме »

Бухгалтерский учет и аудит
  • 24.10.2016  

    Вопреки изложенному в кассационной жалобе инспекции, нет никаких оснований утверждать, что требованиями бухгалтерского законодательства предусмотрено начисление амортизации по объекту основных средств, приобретенному с условием перехода права собственности после полной его оплаты, только с момента юридического перехода всего объема прав. Суды правильно указали, что основными критериями признания являются наличие контроля над

  • 17.09.2013  

    Согласно пунктам 1 и 4 постановления Пленума ВАС РФ от 12.10.2006 г. № 53 «Об оценке арбитражными судами обоснованности получения налогоплательщиком налоговой выгоды» представление налогоплательщиком в налоговый орган всех надлежащим образом оформленных документов, предусмотренных законодательством о налогах и сборах, в целях получения налоговой выгоды является основанием для ее получения, если налоговым органом не доказано, что сведения, со

  • 11.09.2013  

    Изучив представленные документы, суд апелляционной инстанции пришел к выводу, что они составлены формально, поскольку часть комплектующих принята к учету и списана в производство ранее дат, указанных в товарных накладных на их приобретение; часть комплектующих списана в производство в большем объеме, чем это необходимо для изготовления изделий.


Вся судебная практика по этой теме »

Учет заработной платы

Все законодательство по этой теме »

Бухгалтерский учет и аудит
Все законодательство по этой теме »