
Аналитика / Налогообложение / Учет и налогообложение компенсаций за использование имущества работников
Учет и налогообложение компенсаций за использование имущества работников
Тема семинара: «Компенсация за использование работниками личного имущества на службе: первичные документы и налоги»
30.05.2013«Главбух»Компания-организатор: Аудиторская фирма ООО «ТЕРРАФИНАНС».
Кому и как часто выплачивать компенсацию
Начну с того, что компенсация полагается всем работникам, которые используют личное имущество на службе. Это правило распространяется даже на тех, кто работает на дому или дистанционно.
Причем не имеет значения, какое имущество использует сотрудник во время работы. Это может быть легковой автомобиль, компьютер. Как правило, компании выплачивают компенсацию раз в месяц — в одной и той же сумме. Размер компенсации пропишите в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему (см. образец ниже. — Примеч. ред.).
Какие документы собрать и оформить
Забегая вперед, скажу, что, если вы правильно оформите все необходимые документы, вы сможете признать компенсацию в расходах при расчете налога на прибыль. Более того, с такой выплаты не придется удерживать НДФЛ и платить страховые взносы. Подробно о расчете налогов и взносов я расскажу позже.
Важная деталь
Сотрудники, которые работают на дому или дистанционно, имеют право на компенсацию за использование личного имущества на службе.
В таблице я перечислила документы, которые вам понадобятся, чтобы выдать компенсацию по всем правилам (см. ниже — Примеч. ред.). Подчеркну, что здесь названы все те бумаги, на которых обычно настаивают проверяющие из налоговых инспекций.
На основании каких документов можно выплатить компенсацию за использование личного имущества сотрудника
Документ | Что подтверждает | Как влияет на налоги |
---|---|---|
Трудовой договор или дополнительное соглашение к нему | Размер компенсации, сроки выдачи | Документы являются основанием для того, чтобы признать сумму компенсации в расходах при расчете налога на прибыль, а также не удерживать НДФЛ и не перечислять страховые взносы |
Копия ПТС, чеки на покупку сотового телефона, компьютера | Право собственности работника на имущество | |
Телефонные счета, квитанции об оплате Интернета, чеки на покупку ГСМ | Расходы работника |
Кроме того, стоит предупредить работника, чтобы в будущем он сохранял все документы, которые подтверждают его расходы. Скажем, квитанции об оплате Интернета, чеки на покупку ГСМ и прочие. Это станет хоть каким-то доказательством того, что сотрудник действительно использовал свое оборудование в рабочих целях.
Важное уточнение для тех, кто собирается выплачивать компенсацию сотруднику, который использует в работе личный автомобиль. В этом случае важно, является ли работник собственником машины. Или же он водит ее на основании доверенности (договора аренды, полиса ОСАГО). Дам вам схематичные подсказки, как безопаснее учитывать выплату и считать налоги в той и другой ситуации (см. схему ниже. — Примеч. ред.).
Как поступить с доплатой, которую компания собирается начислять сотруднику за использование его автомобиля в работе
Что важно учесть при расчете налога на прибыль
В большинстве случаев всю сумму компенсации можно списать в расходы при расчете налога на прибыль. Этого мнения придерживаются чиновники. И вот подтверждение: недавнее письмо Минфина России от 11 апреля 2013 г. № 03-04-06/11996. Исключение — ситуация, когда сотрудник получает деньги за использование в работе личного легкового автомобиля или мотоцикла. В этом случае в налоговые расходы можно включить только ту часть компенсации, которая укладывается в нормативы (подп. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ).
Осторожно!
Если вы платите сотруднику компенсацию за использование личной машины на работе, то списывать в расходы оплату ГСМ опасно.
К слову, лимит за использование работником личного автомобиля равен 1200 руб. (для машин с объемом двигателя до 2000 куб. см включительно) или 1500 руб. в месяц. А по мотоциклам норматив равен 600 руб. в месяц. Как видите, нормы совсем небольшие, Правительство РФ их утвердило еще в 2002 году. И с тех пор лимиты за использование личного транспорта на службе не менялись.
К сожалению, по мнению чиновников, если компания выдает сотруднику компенсацию за использование автомобиля или мотоцикла, то оплачивать сверх этого еще какие-нибудь расходы на транспорт предприятие не вправе. То есть вы не сможете помимо компенсации включить в расходы, например, оплату ГСМ.
По каким правилам начислять НДФЛ и страховые взносы
Я вас сразу обрадую. С компенсации за использование работником личного имущества на службе удерживать НДФЛ не придется. Никаких нормативов здесь нет. С этим соглашаются и чиновники (письмо Минфина России от 11 апреля 2013 г. № 03-04-06/11996).
Объяснение такое. Статья 188 Трудового кодекса РФ обязывает компанию выплачивать компенсацию сотруднику, который применяет свое имущество на работе. Причем работодатель самостоятельно определяет, в какой сумме выдавать такую компенсацию. Другими словами, какой бы размер выплаты вы не прописали в трудовом договоре или соглашении к нему, она будет считаться компенсацией, выданной в соответствии с законодательством. Потому есть основания не удерживать НДФЛ (п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ).
Как отразить компенсацию в бухучете
Отражайте компенсацию на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»:
ДЕБЕТ 26 (44)
КРЕДИТ 73 субсчет «Расчеты по выплаченной компенсации»
— отражена компенсация за использование личного имущества;
ДЕБЕТ 73 субсчет «Расчеты по выплаченной компенсации»
КРЕДИТ 50 (51)
— выдана компенсация за использование своего имущества.
Работник получит ту сумму, которую начислил бухгалтер.
Полезные советы от лектора семинара:
1. Прежде чем выплачивать компенсацию за использование машины работника, убедитесь, что она ему принадлежит.
2. Компенсация за использование личного имущества на работе полностью не облагается НДФЛ и страховыми взносами, в том числе от несчастных случаев на производстве.
Темы: Налог на прибыль  НДФЛ (Налог на доходы физических лиц, подоходный налог)  Страховые взносы  
- 17.06.2025 Принят законопроект о новых правилах налогообложения международных холдинговых компаний
- 09.06.2025 Разъяснено, когда обеспечительный платеж облагается налогом на прибыль
- 26.05.2025 Минфин: в 2025 году запрещено учитывать старые расходы для уменьшения прибыли
- 14.07.2025 Крупную матпомощь при рождении детей освободили от НДФЛ и взносов
- 11.07.2025 Работодатель указал разные суммы в 6‑НДФЛ и в уведомлении: ФНС ответила, что делать
- 10.07.2025 Налоговики объяснили, когда перевод с карты на карту привлечет их внимание
- 24.08.2023 Средняя выплата по ОСАГО в июле выросла до 93 тысяч рублей
- 27.07.2018 Госдума зафиксировала на 10 лет льготы резидентам ТОСЭР
- 01.09.2017 Отрицательные значения в Расчете по страховым взносам на 1 января 2017 года не предусмотрены
- 05.10.2023 Как правильно учесть расходы в виде безвозмездного пожертвования имущества участникам СВО?
- 18.07.2023 Как новой организации платить авансы по налогу на прибыль
- 06.07.2023 Налоговики рассказали, как отразить в декларации авансы по налогу на прибыль
- 04.03.2025 Как не переплатить налог на вклады в 2025-м
- 20.02.2025 ФНС решила автоматизировать уплату НДФЛ с конца 2025 года
- 18.02.2025 ФНС готовится отказаться от большинства деклараций по НДФЛ
- 24.01.2023 Какой ОКТМО указывать при перечислении налогов и взносов
- 31.08.2018 Сдается ли отчет СЗВ-М по договорам ГПХ?
- 18.09.2017 Образцы заполнения платежных поручений для ИП на уплату взносов «за себя»
- 10.07.2025
1) Налоговый
орган оставил без рассмотрения апелляционную жалобу общества, поданную в связи с привлечением общества к налоговой ответственности; 2) Жалоба общества на действия налогового органа, выразившиеся в отказе в рассмотрении апелляционной жалобы, была оставлена без удовлетворения в связи с неоформлением доверенности надлежащим образом.Итог: 1) В удовлетворении требования отказано, поско
- 09.07.2025
Проверкой выявлена
реализация налогоплательщиком объектов недвижимости по заниженной стоимости в пользу взаимозависимого лица.Итог: в удовлетворении требования отказано, поскольку отклонение цены продажи от рыночной признано существенным, разумные экономические причины заключения договоров не раскрыты, сделки направлены на получение необоснованной экономической выгоды; по эпизоду доначисления налого
- 03.07.2025
Обществу доначислен
НДС, начислены пени в связи с получением необоснованной налоговой выгоды.Итог: в удовлетворении требования отказано, так как доказано, что обществом при согласованности действий с предпринимателем создан формальный документооборот с подконтрольными предпринимателю организациями по выполнению транспортно-экспедиционных услуг с целью получения необоснованной налоговой выгоды в виде
- 26.06.2025
Оспариваемыми решениями
обществу доначислены НДФЛ, страховые взносы на обязательное медицинское страхование, а также начислен штраф.Итог: требование удовлетворено, поскольку в решениях налогового органа не отражены признаки, позволяющие в соответствии с трудовым законодательством квалифицировать отношения, возникшие между обществом и самозанятыми физическими лицами, в качестве трудовых отношений.
- 26.06.2025
По результатам
камеральной проверки предпринимателю доначислен НДФЛ и начислен штраф в связи с использованием формального документооборота в целях получения необоснованной налоговой экономии в виде неправомерного завышения профессиональных налоговых вычетов по НДФЛ путем учета фактически не произведенных и документально не подтвержденных расходов на поставку нефтепродуктов.Итог: в удовлетворении тре
- 18.06.2025
Оспариваемым решением
обществу доначислен НДФЛ, начислены пени.Итог: требование удовлетворено, так как не подтвержден факт выплаты обществом дохода своим работникам.
- 01.06.2025
В ходе
проверки Фонд установил факт необоснованного предъявления обществом к возмещению расходов на выплату работнику пособия по уходу за ребенком в возрасте до 1,5 года и принял решения о непринятии к зачету расходов на выплату страхового обеспечения и об отказе в выделении средств на возмещение расходов, понесенных страхователем на его выплату.Итог: в удовлетворении требования отказано, поскольку необх
- 01.06.2025
По результатам
медико-экономического контроля Фонд отказал в оплате оказанной обществом медицинской помощи.Итог: в удовлетворении требования отказано, поскольку установлено, что основания для выплаты обществу возмещения за оказание медицинской помощи на территории иного субъекта РФ у Фонда отсутствовали.
- 11.03.2025
Налоговый орган
доначислил НДФЛ, налог по УСН, страховые взносы, пени, указав на создание обществом схемы по оказанию управленческих услуг предпринимателем, уплачивающим с полученных доходов налог по УСН, при фактически сложившихся между ними трудовых правоотношениях.Итог: требование удовлетворено частично, поскольку между взаимозависимыми лицами имели место трудовые правоотношения, учтено, что при перер
- 09.07.2025 Письмо Минфина России от 14.05.2025 г. № 03-03-06/1/47349
- 07.07.2025 Письмо Минфина России от 20.05.2025 г. № 03-03-06/1/49161
- 04.07.2025 Письмо Минфина России от 22.05.2025 г. № 03-03-06/3/50292
- 10.07.2025 Письмо Минфина России от 28.05.2025 г. № 03-04-05/52308
- 10.07.2025 Письмо Минфина России от 11.04.2025 г. № 03-04-05/36194
- 10.07.2025 Письмо Минфина России от 04.04.2025 г. № 03-04-05/33644
- 07.07.2025 Письмо Минфина России от 30.05.2025 г. № 03-15-06/53905
- 04.07.2025 Письмо Минфина России от 19.05.2025 г. № 03-15-06/48524
- 01.07.2025 Письмо Минфина России от 28.05.2025 г. № 03-15-05/52390
Комментарии