Личный транспорт для работы и НДФЛ с суммы компенсации

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

аудитор, член ААС Федорова Лилия

Ответ прошел контроль качества

Подлежат ли суммы возмещения (компенсации) расходов, связанные с использованием в интересах работодателя транспортных средств работников (в том числе используемых ими по доверенности) и выплачиваемые по ст. 188 ТК РФ, обложению налогом на доходы физических лиц и страховыми вносами?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личных транспортных средств работника в интересах работодателя, не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами в пределах сумм, определяемых соглашением между организацией и сотрудником, только при документальном подтверждении указанных расходов.

Обоснование вывода:

В соответствии со ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.

То есть при использовании личного имущества работник может получать два вида выплат:

- компенсацию за использование, износ (амортизацию) личного имущества;

- возмещение расходов, связанных с использованием имущества.

Выплата и размер компенсации за использование личного имущества определяются соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ). В ТК РФ компенсации за использование личных транспортных средств отдельно не выделены, поэтому никаких специальных норм для таких компенсаций не предусмотрено.

Стороны трудового договора вправе установить любой размер компенсации или определить порядок ее расчета (например, предусмотрев, что компенсация выплачивается ежемесячно в твердой денежной сумме независимо от количества календарных дней в месяце). При этом конкретный размер компенсации, по мнению Минфина России, определяется в зависимости от интенсивности использования личного имущества (письмо Минфина России от 16.11.2006 N 03-03-02/275).

НДФЛ

При определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы физического лица, полученные как в денежной, так и в натуральной форме, в соответствии с п. 1 ст. 210 НК РФ.

Согласно абзацу одиннадцатому п. 1 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

Таким образом, освобождению от налогообложения НДФЛ в соответствии с одиннадцатым абзацем п. 1 ст. 217 НК РФ подлежат суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества (включая транспортные средства) работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора. При этом должны иметься документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели, а также документы, подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов (смотрите письма Минфина России от 30.09.2021 N 03-04-05/79075, от 26.06.2020 N 03-04-05/55023, от 04.02.2020 N 03-03-06/1/6672, от 08.11.2019 N 03-04-05/86158, от 23.01.2018 N 03-04-05/3235, от 14.12.2017 N 03-04-06/83831, от 05.12.2017 N 03-04-06/80616).

Однако, по мнению ФНС России, если транспортное средство, управляемое физическим лицом по доверенности, не является его личным имуществом, положения п. 1 ст. 217 НК РФ в таком случае не применяются и суммы возмещения расходов, связанных с использованием такого имущества в интересах работодателя, подлежат обложению НДФЛ (смотрите письмо ФНС России от 13.11.2018 N БС-3-11/8304@).

Страховые взносы

Объектом обложения страховыми взносами для организаций и ИП признаются выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования (за исключением вознаграждений, выплачиваемых лицам, указанным в подп. 2 п. 1 ст. 419 НК РФ), в частности, в рамках трудовых отношений и по гражданско-правовым договорам, предметом которых являются выполнение работ, оказание услуг (п. 1 ст. 420 НК РФ).

Перечень сумм, не подлежащих обложению страховыми взносами для плательщиков, осуществляющих выплаты в пользу физических лиц, установлен ст. 422 НК РФ и является исчерпывающим. Подпункт 2 п. 1 ст. 422 НК РФ содержит перечень компенсационных выплат, не подлежащих обложению страховыми взносами. Это все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей (за некоторыми исключениями).

Поэтому установленные ст. 188 ТК РФ компенсации, выплачиваемые работникам за использование личного транспорта при исполнении трудовых обязанностей, не подлежат обложению взносами на обязательное социальное страхование. Сумма компенсации за использование личного транспорта не облагается страховыми взносами в пределах сумм, определяемых соглашением между организацией и ее сотрудником в соответствии со ст. 188 ТК РФ.

По мнению контролирующих органов, оплата организацией расходов работника по использованию личного транспорта в служебных целях не подлежит обложению страховыми взносами в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником, только при документальном подтверждении указанных расходов (смотрите письма ФНС России от 13.11.2018 N БС-3-11/8304@, Минфина России от 04.02.2020 N 03-03-06/1/6672, от 12.09.2018 N 03-04-06/65170, от 23.01.2018 N 03-04-05/3235, от 14.12.2017 N 03-04-06/83831, от 24.11.2017 N 03-04-05/78097, от 23.10.2017 N 03-15-06/69146). Мотивируется это суждение тем, что размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного имущества для целей трудовой деятельности. То есть организация должна располагать копиями документов, как подтверждающими право собственности работника на используемое имущество, так и подтверждающими расходы, понесенные им при использовании данного имущества в служебных целях.

Отметим также, что компенсация за использование в служебных целях имущества, не принадлежащего работнику на праве собственности (используемого им по доверенности), по мнению ФНС России, облагается взносами (смотрите письмо ФНС России от 13.11.2018 N БС-3-11/8304@). Это объясняется тем, что возмещение работодателем расходов работника, связанных с использованием не принадлежащего ему на праве собственности имущества, ТК РФ не предусмотрено.

Таким образом, суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личных транспортных средств работника в интересах работодателя, не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами в пределах сумм, определяемых соглашением между организацией и сотрудником, только при документальном подтверждении указанных расходов. Организация должна располагать копиями документов, как подтверждающими право собственности работника на используемое имущество (паспорт, свидетельство о регистрации ТС), так и документами, подтверждающими фактическое использование имущества в интересах работодателя (должностная инструкция, путевые листы и др.), а также расходы, понесенные работником при использовании данного имущества в служебных целях.

Комментарии

Вы также можете   зарегистрироваться  и/или  авторизоваться  

Имя *

Комментарий *    

Добавить комментарий