Порядок заполнения путевых листов на грузовые и легковые автомобили на предприятии

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

профессиональный бухгалтер Молчанов Валерий

Ответ прошел контроль качества

ООО, находящееся на общей системе налогообложения, занимается оптовой продажей строительно-отделочных товаров. На предприятии числятся автомобили как грузовые, так и легковые, которые используются в служебных целях. Какие должны быть заполнены обязательные реквизиты в путевых листах для экономического обоснования списания ГСМ в налоговом учете, в частности маршрут следования, штамп и подпись медработника - это обязательные реквизиты?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Для экономического обоснования списания ГСМ путевой лист должен содержать обязательные реквизиты, указанные ниже.

Информация о маршруте следования должна фиксироваться на оборотной стороне путевого листа, поскольку отражает содержание хозяйственной операции.

Сведения о дате и времени предрейсового и послерейсового медосмотров водителя, ФИО и подпись (штамп) медработника, проводившего осмотр, должны быть указаны в обязательном реквизите "сведения о водителе".

Обоснование вывода:

Основным документом для учета использования ГСМ является путевой лист, который не только обосновывает расходы на ГСМ, но и в целом подтверждает экономическую обоснованность и производственную направленность затрат, связанных с использованием автотранспорта. Типовые межотраслевые формы путевых листов, утвержденные постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78, применяются для учета работ в автомобильном транспорте, то есть специализированными автотранспортными предприятиями (письма Минфина России от 07.04.2006 N 03-03-04/1/327, от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129). Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 (далее - Приказ N 152). Приказ применяется, в том числе, юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, эксплуатирующими легковые автомобили.

Организации могут разработать собственную форму путевого листа с учетом требований Приказа N 152 и обязательных реквизитов, указанных в ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (смотрите также письма Минфина России от 06.03.2013 N 03-03-06/1/6700, от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161, от 07.04.2006 N 03-03-04/1/327, от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129 и др.).

При использовании унифицированных форм в них следует добавить:

- основной государственный регистрационный номер юрлица (ОГРН) в сведениях о собственнике (владельце) ТС (пп. 1 п. 5 Приказа N 152);

- сведения о дате и времени предрейсового и послерейсового медосмотров водителя, ФИО и подпись (штамп) медработника, проводившего осмотр;

- сведения о дате, времени проведения предрейсового контроля технического состояния ТС, подпись, ФИО контролера технического состояния ТС.

Печать или штамп организации теперь в путевом листе проставлять не обязательно.

Реквизиты путевого листа

Форма путевого листа должна содержать наименование документа "Путевой лист". В наименовании путевого листа указывается тип транспортного средства (например, "Путевой лист легкового автомобиля", "Путевой лист грузового автомобиля" и т.п.) (п. 12 Приказа N 152). Каждый путевой лист должен быть пронумерован в хронологическом порядке в соответствии с принятой в учреждении системой нумерации.

Срок действия путевого листа:

- может оформляться на каждый день;

- форма путевого листа может предусматривать иной срок его использования - до 1 месяца (п. 10 Приказа N 152). Если путевой лист оформляется более чем на один день, указываются даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован.

Если путевой лист оформляется на срок более одного дня, его форма должна предусматривать возможность проставления отметок о проведении медосмотров и техконтролей перед каждым рейсом.

В письме от 28.09.2018 N 03-01/21740-ИС Минтранс России указал, что путевой лист должен оформляться каждый раз до выезда транспортного средства в рейс с места его постоянной стоянки с проставлением в путевом листе отметок о проведенном предрейсовом медицинском осмотре водителя и предрейсовом контроле технического состояния транспортного средства.

Кроме того, путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты:

- сведения о собственнике (владельце) ТС (наименование, организационно-правовая форма, местонахождение, номер телефона, основной государственный регистрационный номер юридического лица (ОГРН)) (пп. 1 п. 5 Приказа N 152);

- модель транспортного средства, а также модель автоприцепа (полуприцепа) при их использовании;

- государственный регистрационный знак транспортного средства;

- дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты), показания одометра (полные км пробега) при выезде транспортного средства с места постоянной стоянки и его заезде на указанную стоянку (проставляются уполномоченными лицами, назначаемыми решением руководителя учреждения, и заверяются их штампами или подписями с указанием инициалов и фамилий);

- дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового контроля технического состояния ТС (если обязательность его проведения предусмотрена законодательством РФ) (п. 6 Приказа N 152);

- сведения о водителе (фамилия, имя, отчество; дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра) (п. 7 Приказа N 152).

Руководителем организации назначаются лица, ответственные за оформление путевых листов - фиксацию дат, времени и показаний одометра при выезде и въезде транспортного средства с места и на место постоянной стоянки. Эти данные должны быть заверены штампами или подписями с указанием инициалов и фамилий ответственных лиц (п. 13 Приказа N 152). Кроме того, в путевом листе должны содержаться подписи водителя о принятии ТС, медработника, проводившего предрейсовый и послерейсовый осмотр водителя, и контролера технического состояния, проводившего предрейсовый осмотр ТС.

Путевые листы не являются бланками строгой отчетности, поэтому учреждение может изготовить их самостоятельно.

Оформляются путевые листы в одном экземпляре на каждый автомобиль и хранятся не менее пяти лет (п. 18 Приказа N 152).

Сведения о маршруте

Сведения о маршруте (пунктах назначения в течение срока действия путевого листа) отнесены к дополнительным реквизитам, которые вносит водитель во время смены. Однако, по мнению специалистов, эта информация должна обязательно фиксироваться на оборотной стороне путевого листа, поскольку отражает содержание хозяйственной операции. Отсутствие сведений о пунктах следования автомобиля (отсутствие путевого листа) не позволяет судить о факте его использования сотрудником в служебных целях. Это означает возникновение у физического лица (водителя) экономической выгоды. Такой доход подлежит обложению НДФЛ. Кроме того, такой путевой лист не подтверждает осуществленные налогоплательщиком расходы на приобретение ГСМ (письма Минфина России от 11.06.2014 N 03-04-05/28243, от 03.10.2012 N 02-06-10/4066, от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129, определение ВАС РФ от 30.08.2013 N ВАС-11880/13, постановление Седьмого ААС от 25.01.2016 N 07АП-12336/15, решения Арбитражного суда г. Москвы от 14.02.2018 N А40-76951/2017, Тындинского районного суда Амурской области от 08.06.2017 N 2-395/2017). Отражение в налоговом учете расходов на ГСМ в отсутствие в путевом листе детализированного маршрута автомобиля может явиться причиной споров с налоговой инспекцией.

Поэтому для подтверждения экономической обоснованности расходов на ГСМ целесообразно, чтобы в путевом листе была запись не "поездки по городу", а прослеживался конкретный маршрут следования, включающий все пункты назначения.

Детализация маршрута должна быть достаточной, чтобы надежно обосновать расходы. Однако детализация маршрута движения с указанием до каждого дома или улицы, по которым двигался автомобиль из пункта отправления в место назначения, является излишней.

В то же время для подтверждения произведенных расходов налогоплательщик вправе использовать иные документы, подтверждающие произведенные расходы, при составлении которых могут использоваться, например, данные приборов учета и контроля за перемещением транспортных средств с использованием системы спутниковой навигации ГЛОНАС или иных систем, позволяющих достоверно определить пройденный автотранспортным средством путь (письмо Минфина России от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354).

Предрейсовые и послерейсовые медицинские осмотры

Медицинские осмотры проводятся перед началом рабочего дня (смены, рейса) и по окончании рабочего дня (смены, рейса) (п.п. 4, 5 ч. 2 ст. 46 Федерального закона от 21.11.2011 N 323-ФЗ "Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации" (далее - Закон N 323-ФЗ), п.п. 4, 5 Порядка, утвержденного приказом Минздрава России от 15.12.2014 N 835н (далее - Приказ N 835н)).

Если водитель направляется в командировку на несколько дней, срок командировки признается за один рейс. В этом случае оформляется один путевой лист на весь срок командировки (п.п. 4, 10 Приказа N 152), водитель должен пройти медосмотр перед рейсом. Требований о прохождении водителем ежедневного медосмотра в ходе многодневного рейса нормы действующего законодательства не содержат (решения Ашинского городского суда Челябинской области от 03.10.2017 N 12-93/2017, Сысольского районного суда Республики Коми от 31.01.2017 N 12-7/2017).

По результатам прохождения медосмотров при вынесении заключения в путевых листах ставится дата и время проведения осмотра, штамп "прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен" или, соответственно, "прошел послерейсовый медицинский осмотр", который заверяется подписью с указанием фамилии, имени и отчества и штампом медицинского работника, проводившего медицинский осмотр (п.п. 16, 17 Приказа N 835н, п. 16 Приказа N 152).

Комментарии

Вы также можете   зарегистрироваться  и/или  авторизоваться  

Имя *

Комментарий *    

Добавить комментарий