Логин или email Регистрация Пароль Я забыл пароль


Войти при помощи:

Аналитика / Налогообложение / Направляем сотрудника в командировку

Направляем сотрудника в командировку

Многие организации сталкиваются с необходимостью отправить сотрудника в командировку. Оформление подтверждающих документов, учет командировочных расходов, казалось бы, известны каждому бухгалтеру. Однако вопросы возникают и в этой ситуации. В статье изложены особенности учета расходов на командировки по территории России

16.07.2009
«Московский бухгалтер»
Автор: Ольга Куреева

Многие организации сталкиваются с необходимостью отправить сотрудника в командировку. Оформление подтверждающих документов, учет командировочных расходов, казалось бы, известны каждому бухгалтеру. Однако вопросы возникают и в этой ситуации. В статье изложены особенности учета расходов на командировки по территории России. Командировка. Что это? В силу положений статьи 166 Трудового кодекса Российской Федерации служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Правительством Российской Федерации. С этой целью правительством РФ принято постановление от 13 октября 2008 г. № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командиров-ки» (вместе с «Положением об особенностях направления работников в служебные командировки»). Местом постоянной работы сотрудника признается место расположения организации, в которой он исполняет свои обязанности, изложенные в трудовом договоре. Одновременно, если сотрудник работает в филиале, а трудовой договор подписан с головной организацией, причем головная организация и филиал расположены в разных местах, то в трудовом договоре должна быть ссылка на то, что сотрудник осуществляет трудовую деятельность по месту нахождения филиала. Не лишним будет отметить, что в командировки могут быть направлены только сотрудники организации, то есть лишь те лица, которые состоят в штате. Если в поездку направляется лицо, с которым у организации заключен гражданско-правовой договор, то такая поездка командировкой не является. Аналогично командировками не признаются служебные поездки сотрудников сторонней организации, даже если между организациями заключен договор и сотрудники приезжают для исполнения обязательств по этому договору. Направление сотрудника в другой филиал с временной сменой места работы тоже является командировкой. Однако в случае если работа сотрудника осуществляется в пути, как например, у водителя, то такие поездки командировками не являются. При направлении работника в служебную командировку ему гарантируется сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 Трудового кодекса РФ).

  Для того чтобы отправить в командировку работника, требуется оформить ряд документов, без которых его нахождение вне места постоянной работы не будет считаться командировкой. Сотрудник может быть направлен в командировку только по письменному распоряжению руководителя организации. В распоряжении должны быть установлены конкретный срок командирования и служебные поручения, для выполнения которых сотрудник должен покинуть место постоянной работы. Цель командировки работника определяется руководителем командирующей организации и указывается в служебном задании, которое утверждается работодателем. Таким образом, в служебном задании могут быть указаны как конкретные задачи сотрудника, так и направления его деятельности. Форма служебного задания унифицирована (№ Т-10а) и утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 и содержит сведения о фамилии, имени и отчестве сотрудника, наименовании командирующей организации, месте назначения сотрудника с указанием города, даты начала и окончания командировки. Также служебное задание должно содержать краткий отчет о выполнении служебных обязанностей командированным сотрудником. На основании служебного задания и распоряжения руководителя организации издается приказ о направлении сотрудника в служебную командировку. Форма приказа (Т-9) установлена Госкомстатом России. В связи с тем, что форма приказа унифицирована, не забывайте заполнять все установленные реквизиты. Приказ и служебное задание остаются в организации. Также следует оформить командировочное удостоверение сотрудника, форма которого установлена тем же постановлением Госкомстата, что и предыдущие документы. Командировочное удостоверение оформляется в одном экземпляре и подписывается работодателем, вручается работнику и находится у него в течение всего срока командировки. Время пребывания сотрудника в командировке начинается с отметки о выбытии и заканчивается отметкой о прибытии, проставленной организацией- работодателем на оборотной стороне командировочного удостоверения. Каждая отметка должна быть заверена подписью полномочного должностного лица и печатью. Днем выбытия в командировку является день, в который отправляется транспортное средство (самолет, автобус, поезд и т. д.) от места постоянной работы командированного. Одновременно днем прибытия является дата, в которую транспортное средство прибывает на постоянное место работы. Если транспортное средство отправляется до 24.00 включительно, то днем начала командировки являются текущие сутки, если позднее, то следующие. В случае если средства на командировку выдаются сотруднику наличными, организацией должен быть оформлен расходный кассовый ордер, который подлежит учету в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Принимающей стороной в командировочном удостоверении сотрудника должны быть сделаны отметки о прибытии и убытии соответственно. Правила проставления отметок принимающей стороной ничем не отличаются от правил командирующей организации. По окончании командировки сотрудником должны быть сданы в течение трех рабочих дней отчет о проделанной работе, командировочное удостоверение с необходимыми отметками и авансовый отчет. Авансовый отчет имеет унифицированную форму № АО-1, утвержденную постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55. Авансовый отчет содержит сведения об израсходованных в связи с командировкой суммах. Составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии. На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете. К авансовому отчету должны быть приложены все оправдательные документы, подтверждающие произведенные расходы. В авансовом отчете работник должен указать сумму неизрасходованных денежных средств, которые подлежат возврату в организацию. Бухгалтерия должна проверить целевое расходование денежных средств, наличие оправдательных документов, правильность их оформления и подсчета сумм. Дополнительно в авансовом отчете должны быть указаны суммы расходов, принятые к учету, и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы. Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем организации. После утверждения авансовый отчет принимается к учету. Неизрасходованные средства сдаются подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру. В случае если сотрудник израсходовал больше денежных средств, выданных ему при отъезде в командировку, перерасход выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

  Согласно статье 168 Трудового кодекса Российской Федерации в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику: - расходы по проезду; - расходы по найму жилого помещения; - дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные); - иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. Причем перечень и размер возмещаемых расходов на командировки должны быть установлены в коллективном договоре или локальном нормативном акте. Расходы по проезду к месту командировки на территории Российской Федерации и обратно к месту постоянной работы включают: - расходы по проезду транспортом общего пользова- ния к пункту отправления (станции, пристани, аэропорту) и от пункта назначения, если он находится за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы; - страховой взнос на обязательное личное страхова- ние пассажиров на транспорте; - оплату услуг по оформлению проездных докумен- тов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей. Расходы по бронированию и найму жилого помещения на территории Российской Федерации возмещаются работникам (кроме тех случаев, когда им предоставляется бесплатное жилое помещение) в порядке и размерах, определенных коллективными договорами или локальным нормативным актом. Суточные (дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства) возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути.

  Пример Работник направляется на поезде в командировку в город Барнаул. Там он будет находиться 3 дня. Дата отправления поезда из Москвы 23.05 в 13.19, а прибытие в Барнаул 25.05 в 02.20 по московскому времени. Таким образом, сотрудник находится в пути 2 дня 13 часов. Обратно сотрудник летит на самолете в последний день командировки и дата его вылета из Барнаула и прилета в Москву совпадает. Следовательно, он получит суточные за пять дней: два дня дороги на поезде и три дня пребывания в городе.

  В случае если место командирования работника находится недалеко от его постоянного места жительства и работник может возвращаться домой ежедневно, руководителем может быть вынесено решение о целесообразности ежедневного возвращения работника домой. А следовательно, суточные выплачиваться не будут. Если по согласованию с руководством после окончания рабочего дня сотрудник остается в месте командирования, то расходы по найму жилого помещения должны быть возмещены работнику при предоставлении оправдательных документов. Размер компенсации расходов не должен превышать установленный в коллективном договоре или локальном нормативном акте.

В целях налогообложения прибыли расходы на командировки учитываются в составе прочих (ст. 264) и принимаются в уменьшение налогооблагаемой базы по налогу в случае соответствия статье 252 Налогового кодекса Российской Федерации. При исчислении налога на прибыль можно учесть расходы на транспортные услуги, наем жилого помещения и дополнительные услуги, оказываемые гостиницами (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами), расходы на выплату суточных (полевого довольствия). Обратите внимание, в случае если день окончания командировки не совпадает с днем отъезда сотрудника, расходы на обратный проезд нельзя учесть при налогообложении прибыли. Помните, что Закон от 22 июля 2008 г. № 158-ФЗ отменил нормирование суточных для налогообложения прибыли. С 1 января 2009 года можно для налогообложения прибыли учитывать суточные в том размере, в котором они утверждены локальным нормативным актом или коллективным договором. На эти расходы можно уменьшить налогооблагаемую базу по налогу на прибыль после того, как сотрудник сдаст авансовый отчет и подтверждающие расходы документы. При исчислении налога на добавленную стоимость можно принять к вычету суммы НДС по расходам на командировки (расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями, а также расходы на наем жилого помещения) (ст. 171 НК РФ). Одновременно суммы налога на добавленную стоимость, уплаченные в составе расходов на наем жилого помещения во время командировки и выделенные отдельной строкой в счете гостиницы, могут быть приняты к вычету в случае, если данный документ является бланком строгой отчетности, а также при наличии документа, подтверждающего оплату данных расходов (кассового чека). Согласно статье 217 НК РФ не облагаются налогом на доходы физических лиц компенсационные выплаты, связанные с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов). Так при оплате работодателем сотруднику суточных в налогооблагаемую базу не будут включены суточные в размере, не превышающем 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке. Аналогично налогообложению не подлежат фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, оплате услуг связи. При непредставлении сотрудником документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке. Единым социальным налогом не облагаются те же компенсационные выплаты, что и для исчисления налога на прибыль. Таким образом, налогообложению ЕСН не подлежат: суточные, расходы на проезд, расходы по найму жилья. 

  С точки зрения бухгалтерского учета командировочные затраты можно отнести к расходам по обычным видам деятельности. Порядок признания расходов закреплен в Положении по бухгалтерскому учету «Расходы организации», утвержденном приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. № 33н. Напомним, что расходы на командировки признаются в том периоде, в котором авансовый учет был проверен бухгалтерией и утвержден руководителем. Исходя из положений плана счетов финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению, утвержденных приказом Министерства финансов Российской Федерации от 31 октября 2000 г. № 94н расчеты с подотчетными лицами ведутся на счете 71. Счет предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы. Учет по счету 71 ведется по каждой конкретной сумме. На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов. Таким образом, в зависимости от целей командировки затраты на нее будут отнесены на соответствующие счета учета затрат. В случае если работник вовремя не вернул подотчетные суммы, эти суммы подлежат отражению по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Если невозвращенные суммы могут быть удержаны из оплаты труда работника, то они будут списаны с кредита счета 94 в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Если удержать невозвращенные суммы из заработной платы не представляется возможным, то со счета 94 эти суммы будут списаны в дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». 

  Пример Сотруднику выданы денежные средства на командировочные нужды в размере 75 000 рублей. После возвращения из командировки работник в течение установленного срока сдает в бухгалтерию организации авансовый отчет и оправдательные документы:

  - Командировочное удостоверение сроком на 10 дней;
  - Железнодорожные билеты на сумму 15 000 рублей, в том числе НДС (2288 рублей);
  - Счет и кассовый чек за оплату проживания в гостинице на сумму 50 000 рублей, в том числе НДС (7627 рублей);
  Сумма суточных, установленная в коллективном договоре, - 700 рублей. Таким образом, размер суточных составил 7000 рублей.
  Итого фактические затраты согласно авансовому отчету составили: 72 000 рублей (50 000 + 15 000 + 7000).
  Организацией должны быть сделаны следующие проводки:
Дебет 71 Кредит 50
  - 75 000 рублей (организацией под отчет выданы денежные средства);
Дебет 19 Кредит 71
  - 9915 рублей (организацией учтены суммы НДС, уплаченного работником);
Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44) Кредит 71 -
  72 000 рублей (организацией учтены суммы, потраченные на командировочные нужды в зависимости от характера произведенных расходов и характера самой командировки);
Дебет 50 Кредит 71
  - 3000 рублей (работник вернул неизрасходованные денежные средства в кассу).

Разместить:

Вы также можете   зарегистрироваться  и/или  авторизоваться  

   

Учет заработной платы
  • 28.09.2014  

    Условие трудового договора, предусматривающее выплату работнику в случае расторжения трудового договора в связи с ликвидацией работодателя или сокращением штата, численности работников работодателя выходного пособия в десятикратном размере от среднемесячного заработка является ничтожным в силу ст. 168 ГК РФ в связи со злоупотреблением правом.

  • 27.09.2013  

    Суд считает, что инспекцией правомерно квалифицированы как прямые расходы затраты на выплату заработной платы сотрудникам, непосредственно участвующим в производственном процессе, исходя из следующего. Согласно учетной политике для целей налогообложения на 2009-2010 г.г. к прямым расходам относятся расходы на оплату труда персонала, участвующего в процессе производства товаров, выполнения работ, оказания услуг, а также суммы ЕСН и расходы на обязательно

  • 15.08.2013  

    Вывод судов о том, что по чеку серии ВЖ № 3693283 общество обоснованно снимало денежные средства на выплату заработной платы, очередность выплаты которой предшествует исполнению обязанности по уплате налогов и сборов, соответствует материалам дела


Вся судебная практика по этой теме »

Бухгалтерский учет и аудит
  • 24.10.2016  

    Вопреки изложенному в кассационной жалобе инспекции, нет никаких оснований утверждать, что требованиями бухгалтерского законодательства предусмотрено начисление амортизации по объекту основных средств, приобретенному с условием перехода права собственности после полной его оплаты, только с момента юридического перехода всего объема прав. Суды правильно указали, что основными критериями признания являются наличие контроля над

  • 17.09.2013  

    Согласно пунктам 1 и 4 постановления Пленума ВАС РФ от 12.10.2006 г. № 53 «Об оценке арбитражными судами обоснованности получения налогоплательщиком налоговой выгоды» представление налогоплательщиком в налоговый орган всех надлежащим образом оформленных документов, предусмотренных законодательством о налогах и сборах, в целях получения налоговой выгоды является основанием для ее получения, если налоговым органом не доказано, что сведения, со

  • 11.09.2013  

    Изучив представленные документы, суд апелляционной инстанции пришел к выводу, что они составлены формально, поскольку часть комплектующих принята к учету и списана в производство ранее дат, указанных в товарных накладных на их приобретение; часть комплектующих списана в производство в большем объеме, чем это необходимо для изготовления изделий.


Вся судебная практика по этой теме »

Учет заработной платы

Все законодательство по этой теме »

Бухгалтерский учет и аудит
Все законодательство по этой теме »