Золотые правила работы с первичкой

Оформляем и храним свои первичные документы

Общие требования

Все хозяйственные операции должны оформляться оправдательными (первичными учетными) документами. Они принимаются к учету, только если составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм. Когда необходимый шаблон отсутствует, налогоплательщик может разработать его самостоятельно, утвердить внутренним приказом и прописать в учетной политике. При этом форма должна иметь обязательные реквизиты: наименование и дату составления; название фирмы, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции и ее измерители в натуральном и денежном выражении; должности лиц, ответственных за операцию и правильность ее оформления, и их подписи (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ).

Первичные документы могут составляться как на бумаге, так и в электронном виде. В последнем случае необходимо иметь и хранить бумажные копии — для деловых партнеров, сотрудников контролирующих органов, суда и прокуратуры.

Организация работы с персоналом

Работа с первичными учетными документами — тяжелый, кропотливый и рутинный труд. Чаще всего этим занимается бухгалтерия (один из рядовых сотрудников), а главбух контролирует процесс и следит за правильностью выполнения всех операций.

Проблемы с первичкой — не редкость в компаниях, где документы поступают от большого количества людей. Рассказывает Зинаида Леонидовна Ермолович, бухгалтер компании-грузоперевозчика в городе Луга Ленобласти: «За первичку у нас отвечают и бухгалтерия, и шоферы, и экспедиторы. Каждый — за документ, с которым работает. Потом все сдается главбуху. Ответственное отношение к документам у работников воспитываем: за утерю внутренним распорядком предусмотрены штрафы».

Эксперты советуют с первых дней наладить своевременный, четкий и правильный документооборот. В дальнейшем это позволит оперативно решать споры с налоговиками, а при необходимости — уверенно чувствовать себя в суде.

Елена Сергеевна Кукарская, операционный директор Intercomp Global Services Санкт-Петербург:

«Как правило, ведение бухгалтерского и налогового учета в компаниях разделено на отдельные участки: учет основных средств, учет товарно-материальных ценностей, расчеты с подотчетными лицами и т.д. Одной из функциональных обязанностей бухгалтера на каждом участке является контроль за правильностью

документов и оперативностью их поступления. Чтобы улучшить оба показателя, полезно разработать регламент движения документов на предприятии. Ознакомить работников, не связанных с бухгалтерской деятельностью, но имеющих отношение к документам, с правилами документооборота. Причем под роспись и обязательно пояснить, зачем это нужно.

Следующий шаг — создание в каждом подразделении компании своего графика документооборота (схема или таблица с перечнем работ по созданию, проверке и обработке документов). Можно оформить список документов, с которыми подразделение работает, и всем его сотрудникам вручить выписку. Не будет лишним провести тренинги, где озвучить правила документооборота, требования к заполнению документов и т.п.

Также стоит подготовить памятку (инструкцию) с пошаговым описанием, как правильно заполнять документы, в какие сроки их предоставлять и указать ответственное лицо».

Обеспечение сохранности документов

Чтобы бухгалтерия работала как слаженный механизм, надо продумать и организовать хранение первички. Первый вопрос, который при этом возникает, — сколько времени хранить ту или иную бумагу. Сохранность данных бухгалтерского и налогового учета, а также других документов (см. Перечень типовых управленческих документов, утв. Росархивом России 6 октября 2000 г.) налогоплательщик должен обеспечивать четыре года (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

Федеральный закон № 129-ФЗ обязывает компании хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность не менее пяти лет. В течение аналогичного срока нужно оберегать план счетов, учетную политику и бухгалтерские программы, используемые для работы (ст. 17). При этом надо учитывать, что некоторые документальные свидетельства хозяйственной деятельности подвержены естественному износу.

«На плечах бухгалтерии лежит огромный груз — обеспечить сохранность кассовых чеков, потому что со временем (иногда достаточно и года) они выцветают, — делится Григорий Степанович Мельник, руководитель консалтинговой компании. — Однажды мы на этом попались: во время проверки вместо чеков инспекторы увидели пустые бумажки и не приняли их в качестве доказательств понесенных затрат. Пришлось платить штраф, недоимку и пени. Теперь, наученные горьким опытом, ксерокопируем все чеки и заверяем их: пишем «верно»; главбух указывает свою фамилию и имя, ставит дату, подпись и печать фирмы».

Еще одна проблема — объем документации. Если компания существует на рынке несколько лет и ведет активную, разнообразную деятельность, наступает момент, когда управляться с кипами бумаг становится проблематично. Выходы есть.

Во-первых, можно поручить ведение архива специализированной организации (государственному или частному архиву). Это потребует определенных финансовых вложений, но избавит от массы хлопот.

Второй путь — выделение помещения и штатной единицы. Также справиться с ситуацией помогает электронный документооборот, как внутренний, так и внешний (в том числе отчетность по ТКС). Однако и здесь на случай поломки компьютера необходимо заниматься копированием. В любом случае уделять время и силы сохранности первички необходимо. Отсутствие такой работы чревато неприятными последствиями.

Ольга Юрьевна Брюховецкая, генеральный директор ООО «Консультант-Финанс»:

«Ответственность за организацию хранения документов компании лежит на руководителе, а за сохранность первичных учетных документов, регистров бухучета и бухгалтерской отчетности — еще и на главном бухгалтере. Если что-то пропало, директор должен назначить комиссию для расследования причин произошедшего. Результат ее работы оформляется актом (п. 6.8 Положения, утв. Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105).

В случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций нужно провести инвентаризацию и по ее итогам принять меры к восстановлению утраченных первичных документов. Если необходимо, пригласить представителей следственных органов, охраны и Госпожнадзора (п. 2 ст. 12 Федерального закона № 129-ФЗ).

Уничтожить документы, срок хранения которых истек, можно на территории организации. Для этого создается экспертная комиссия и оформляется акт. Если документы для утилизации передаются в специализированную фирму, оформляется приемо-сдаточный акт или накладная. В них указывается дата передачи, количество и вес макулатуры. Отмечу: уничтожение документации в данном случае — право, а не обязанностью компании (см. письмо Минфина России от 18 октября 2005 г. № 03-03-04/2/83).

За несоблюдение порядка хранения документов полагается административная и уголовная ответственность (ст. 27 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). Если нарушены правила хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, взимается штраф с должностных лиц компаний — от 300 до 500 руб. (счет-фактура не соответствует требованиям статьи 169 НК РФ, налогоплательщик может в том же налоговом периоде запросить у поставщика исправленный документ. Обязательное условие — идентичность экземпляров покупателя и поставщика. Причем исправлять стоит лишь недостатки, которые приводят к нарушению названной статьи. Если обнаружены технические ошибки в ИНН, КПП, номере расчетно-платежного документа или ГТД, неверно указаны наименование организации и адрес, лучше попросить поставщика оформить новый счет-фактуру.

В случае с исправленными счетами-фактурами налоговый вычет по НДС можно получить лишь в периоде исправления. Компании необходимо подать уточненные декларации за налоговые периоды, когда счета-фактуры были предъявлены (снять вычеты) и исправлены (заявить вычеты). При этом организация несет потери в сумме пеней и штрафов за период с даты неправомерного предъявления вычета по НДС по дату корректировки документов.

Если фирма планирует обратиться в арбитражный суд, можно запросить у поставщика новые счета-фактуры взамен неправильно оформленных. Инспекторы в этом случае не вправе отказать в возмещении НДС (см., например, постановления ФАС СЗО от 11 июня 2008 г. по делу № А52-4533/ 2007 и от 20 июля 2007г. по делу № А52-260/2007). Можно и подстраховаться: прописать в договоре, что поставщик товаров (работ, услуг) обязан предоставить покупателю правильно оформленный счет-фактуру, а в противном случае — уплатить штраф, величина которого определяется как сумма НДС, пеней и штрафа, начисленных покупателю налоговым органом из-за несоответствия счета-фактуры законодательству РФ.

Что касается признания расходов по налогу на прибыль, налогоплательщикам часто удается доказать в суде, что выявленные инспекторами недостатки в оформлении первички не мешают установить факт несения обществом затрат, не отменяют их документального подтверждения и производственной направленности (см., например, постановление ФАС СЗО от 18 апреля 2008 г. № А56-17855/ 2007)».

Решаем проблемы с налоговой

Общаясь с представителями налоговых органов, следует помнить, что их полномочия во время проверок ограничены. Первичные учетные документы могут быть изъяты только на основании постановления и в порядке, предусмотренном статьей 94 Налогового кодекса РФ. Главбух или иное должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии инспекторов снять с документов копии и отметить основания и дату изъятия (п. 8 ст. 9 Федерального закона № 129-ФЗ).

Также практика показывает, что в работе с первичкой силен человеческий фактор. Иногда сотрудники забывают накладные в такси или маршрутке. Маленький ребенок главного бухгалтера может порвать и испортить документы, взятые домой для работы. Вариантов — множество. В итоге фирма попадает на санкции и вынуждена оправдываться в суде. Причем не всегда удачно.

«У нас была неприятная ситуация, когда во время выездной проверки контролеры не обнаружили ряд первичных документов, подтверждающих расходы, — говорит Анжела Константиновна Осадчая, директор рекламной фирмы. — Документы были утрачены не по нашей вине: в доме, где мы арендуем офис, произошел пожар; когда его тушили, наш архив «поплыл». Часть документов восстановить не удалось (у одних контрагентов сменилось руководство, другие закрылись и т.п.). Хотя в инспекцию были представлены все бумаги, подтверждающие форс-мажор, налоговики отказали в вычете, заявив, что мы были обязаны восстановить первичку в полном объеме».

Справедливости ради отметим, что региональные арбитры в спорных ситуациях часто занимают сторону налогоплательщиков.

Александр Леонидович Беленицкий, ЗАО «Аудиторская Компания «БизнесСервисКонтроль»:

«Регулярно возникают споры из-за компаний-поставщиков, которые отсутствуют по юридическому адресу или не отчитываются перед налоговым органом. Можно ли в данном случае считать недействительными правильно и своевременно оформленные ими первичные документы и счета-фактуры? Судьи нашего округа полагают, что это не дает оснований отказывать заявителю в вычете налога на добавленную стоимость (см. постановление ФАС СЗО от 24 июля 2009 г. по делу № А56-59853/ 2008).

Многие фирмы, оплачивающие транспортные расходы, не требуют от своих поставщиков документы на услуги автомобильного, железнодорожного, водного или воздушного транспорта. Заметим, что товарно-транспортную накладную для автоперевозок (форма № 1-Т) должен выписывать грузоотправитель, документы по доставке иными видами транспорта — совместно грузоотправитель и перевозчик. Возможно, поэтому при автоперевозках накладные часто не оформляют вообще. В остальных случаях документы порой не передаются плательщику (особенно если речь идет о транзите, когда плательщик не является грузополучателем).

Во время проверок инспекторы обычно исключают указанные затраты из расходов, уменьшающих налог на прибыль, а соответствующий НДС — из вычетов. Даже в таких случаях арбитры часто защищают интересы налогоплательщика. Если, конечно, инспекторы не могут предъявить бесспорные доказательства своей правоты (см. постановление ФАС СЗО от 6 июля 2009 г. по делу № А56-35851/2008).

А вот недобросовестным плательщикам на поддержку судей рассчитывать не стоит. В одной из спорных ситуаций результаты почерковедческой экспертизы и показания физических лиц, допрошенных налоговым органом, свидетельствовали о том, что подписи в договорах и закупочных актах не принадлежат указанным в них лицам. Арбитры решили, что первичные документы содержат недостоверные сведения и, следовательно, заявленные предпринимателем расходы документально не подтверждены (см. постановление ФАС СЗО от 6 июля 2009 г. по делу № А26-5469/2008)».

Комментарии

Вы также можете   зарегистрироваться  и/или  авторизоваться  

Имя *

Комментарий *    

Добавить комментарий