На работу на такси – как оформить «доставку» сотрудников?

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Андреева Людмила

Ответ прошел контроль качества

Организация находится на промзоне за несколько километров от жилой застройки. Было принято решение доставлять сотрудников до работы и обратно на такси. В трудовых договорах нет пункта о доставке на работу. Заключены договоры с агрегаторами такси Яндекс и Ситимобил.

Какими документами оформить такие затраты, чтобы можно было учесть их в расходах по налогу на прибыль?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:

Организация может уменьшить налогооблагаемую прибыль на сумму расходов на такси сотрудников по нескольким основаниям. Варианты документального оформления представлены ниже.

Обоснование позиции:

Налог на прибыль

Затраты, связанные с перевозкой работников на такси, обусловленные технологическими особенностями производства (например, из-за отсутствия или недостаточности рейсов общественного транспорта), организации вправе учесть в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264, п. 26 ст. 270 НК РФ, письма Минфина России от 10.01.2017 N 03-03-06/1/80079, от 27.11.2015 N 03-03-06/1/69181, от 18.03.2015 N 03-03-06/14664, от 21.04.2014 N 03-03-06/1/18198);

Расходы на служебные поездки на такси, если размер и порядок возмещения расходов установлен локальным нормативным актом, можно также учесть в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (ч. 2 ст. 164, ст. 168.1 ТК РФ, письма Минфина России от 06.09.2017 N 03-04-06/57272 (п. 2), от 10.09.2015 N 03-03-07/52139, ФНС РФ от 06.08.2010 N ШС-37-3/8488 (п. 2).

На основании подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ данные расходы можно отнести к расходам на содержание служебного транспорта при выполнении требований ст. 252 НК РФ. Об этом сказано в письме Минфина России от 20.10.17 N 03-03-06/1/68839.

Также организация вправе учесть затраты на услуги такси в составе расходов на оплату труда (подп. 25 ст. 255 НК РФ) при наличии определенных условий. В частности, если организация расположена далеко от остановок общественного транспорта или имеются иные технологические особенности производства, в силу которых работники пользуются услугами такси для служебных поездок, а оплата указанных расходов предусмотрена трудовыми (коллективными) договорами (письмо Минфина России от 27.11.2015 N 03-03-06/1/69181, от 16.03.2017 N 03-04-06/15198 (п. 2), от 22.12.2016 N 03-04-06/77047 (п. 2)). Если трудовым договором не предусмотрена данная возможность, можно заключить дополнительное соглашение к нему.

Из ст. 255 НК РФ следует, что в расходы налогоплательщика на оплату труда включаются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами российского законодательства, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами. Причем перечень расходов на оплату труда не является закрытым. Так, п. 25 ст. 255 НК РФ определено, что к расходам на оплату труда могут быть отнесены фактически любые виды расходов, произведенные в пользу работников, предусмотренные трудовыми договорами с работниками и (или) коллективным договором (смотрите также письма Минфина России от 21.04.2020 N 03-03-06/3/32714, от 20.04.2020 N 03-03-07/31402, от 18.09.2020 N 03-03-06/1/82124, от 09.09.2020 N 03-03-06/1/79033, от 07.08.2020 N 03-03-06/1/69400).

В силу п. 1 ст. 252 НК РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ), под которыми понимаются обоснованные (экономически оправданные) и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Для признания документально подтвержденные расходы налогоплательщика должны быть не поименованы в ст. 270 НК РФ и непосредственно связаны с его производственной деятельностью. Обоснованность расходов, учитываемых при расчете налоговой базы, должна оцениваться с учетом обстоятельств, свидетельствующих о намерениях налогоплательщика получить экономический эффект в результате реальной предпринимательской или иной экономической деятельности (письма Минфина России от 08.05.2020 N 03-03-06/1/37506, от 08.04.2020 г. N 03-03-06/1/29951 и пр.).

Обращаем внимание, что на основании п. 4 ст. 252 НК РФ налогоплательщик вправе самостоятельно определить порядок учета затрат, которые с равными основаниями могут быть отнесены одновременно к нескольким группам расходов. Кроме того, перечень расходов, которые могут быть учтены для целей налогообложения прибыли, является открытым (подп. 49 п. 1 ст. 264, подп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ), что, по сути, означает возможность признания в налоговом учете любых затрат, отвечающих требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ и прямо не поименованных в ст. 270 НК РФ.

По нашему мнению, учесть в целях налогообложения расходы на использование сотрудниками корпоративного такси без включения соответствующего условия в трудовой (коллективный) договор наименее рискованно в том случае, если эти расходы учитываются по подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ (Энциклопедия решений. Учет оплаты доставки работников до места работы и обратно). Организации необходимо выбрать порядок учета данных расходов и закрепить их в учетной политике для целей налогообложения.

Документальное оформление

Перечень документов, необходимых для отнесения расходов по оплате такси сотрудникам, на законодательном уровне не установлен. Организации следует выпустить локальный нормативный акт, который содержит порядок использования такси, перечень сотрудников, лимит расходов (приказ, положение или иной распорядительный документ).

Поскольку агрегаторами такси осуществляется корпоративное обслуживание, как минимум раз в месяц агрегатор должен представлять отчет об использовании такси сотрудниками с указанием телефонов, маршрутов, времени поездок и иной необходимой информации. К отчету прилагаются чеки ККТ и квитанции по каждой поездке (если они предоставляются в электронном виде, целесообразно их распечатывать). Счет-фактура от агрегатора такси также является необходимым документом для принятия НДС по данным услугам к вычету.

Что касается квитанции на оплату пользования легковым такси, порядок оформления данного документа установлен Правилами перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, утвержденными постановлением Правительства РФ от 01.10.20 N 1586.

По вопросу о том, нужно ли указывать в квитанциях пометки "на работу" и "с работы", отметим, что данные пометки не предусмотрены на законодательном уровне, смотрите приложение N 4 к Правилам перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, утвержденным постановлением Правительства РФ от 01.10.20 N 1586. В частности, согласно подп. е) и ж) указываются адрес пункта подачи транспортного средства, дата и время подачи транспортного средства в этот пункт, а также наименование конечного и промежуточных пунктов маршрута, в которых предполагается остановка транспортного средства в пути следования. Полагаем, для документального подтверждения служебного характера поездок достаточно упоминания данных адресов в локальных нормативных актах (при разовых поездках - в отдельных приказах или распоряжениях).

Организации следует указать перечень документов, подтверждающих расходы на такси, в учетной политике для целей налогообложения.

Комментарии

Вы также можете   зарегистрироваться  и/или  авторизоваться  

Имя *

Комментарий *    

Добавить комментарий