Кассовые операции в 2015 году

Автор: Елена Галичевская, эксперт Контур.Школы, учебного центра компании СКБ Контур

Порядок ведения кассовых операций в 2015 году определен Банком России (указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). При этом субъектам малого предпринимательства, а также индивидуальным предпринимателям разрешено вести кассовые операции по упрощенной схеме. Кассовые операции исполняются кассиром или иным работником (например, бухгалтером) (п.5 Указания № 3210-У) Решение о возложении соответствующих функций на то или иное лицо может принимать:

• руководитель;

• индивидуальный предприниматель;

• иное уполномоченное на это лицо.

Взаимодействие с работником

Руководитель организации выпускает соответствующий приказ, которым на сотрудника возлагается ведение кассовых операций. С работником заключается договор о материальной ответственности. Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества, утвержден постановлением Минтруда России от 31.12.2002 N 85. Там упоминаются должности кассира, контролера, кассира-контролера (в том числе старших), а также других работников, выполняющих обязанности кассиров (контролеров).

Работнику, который будет вести кассовые операции, должны быть определены должностные обязанности и права, с которыми его знакомят под роспись. Например, если в организации есть специальная должностная единица – кассир , то его обязанности и права можно закрепить в трудовом договоре. Если обязанности по ведению кассовых операций возлагаются на другого работника, например, на секретаря, то от него недопустимо требовать выполнения работы, которая не входит в трудовые функции, определенные трудовым договором.  Иначе говоря, чтобы требовать от работника выполнения обязанностей кассира, следует:

• получить согласие указанного работника на ведение кассовых операций;

• определить должностные обязанности, например, внести дополнения в трудовой договор. Если работник будет выполнять обязанности кассира в свое основное рабочее время, то речь идет о совмещении профессий. Поэтому следует придерживаться правил, определенных в ст. 60.2 ТК РФ).

Особенности наличных расчетов

Порядок проведения наличных расчетов регламентирован Указанием ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У. Этот документ ограничивает возможности по расходованию наличной выручки. В частности, запрещено расходование наличной выручки:

• на аренду недвижимости,

• на операции с ценными бумагами,

• на выдачу и возврат займов,

• на проведение азартных игр.

Наличную выручку разрешается расходовать на такие цели:

• выдачу работникам заработной платы, стипендий, пособий, денежных средств под отчет;

• оплату поставщикам и заказчикам товаров (за исключением ценных бумаг), работ, услуг (за исключением аренды недвижимости);

• возврат денежных средств покупателям товаров, работ, услуг, оплаченных наличными.

Предел расчетов наличными между юридическими лицами в рамках одного договора составляет 100 000 руб. Данное ограничение не применяется в отношении физических лиц за исключением индивидуальных предпринимателей.

Организация самостоятельно решает, каким образом сдавать наличные денежные средства в банк. Для этого можно воспользоваться услугами инкассации или дать поручение ответственному сотруднику.

В первом случае при сдаче денег инкассатору заполняется препроводительная ведомость. Один экземпляр остается в компании, второй передается в банк. После того как средства поступят на расчетный счет, банк отправит мемориальный ордер, который и подтвердит операцию. Если сверхлимитные суммы сдаются в банк через ответственного сотрудника, последний должен объявление на взнос наличными. Квитанцию к объявлению следует прикрепить к расходному кассовому ордеру.

Лимит остатка наличности в кассе

Для ведения операций по приему наличных денег, их пересчету, выдаче и пр. (далее – кассовые операции), распорядительным документом юридического лица устанавливается максимально допустимая сумма наличных денег. Она может храниться в месте, которое определено руководителем юридического лица для проведения кассовых операций (касса), после выведения в кассовой книге суммы остатка наличных денег на конец рабочего дня (лимит остатка наличных денег).

Юридическое лицо самостоятельно определяет лимит остатка наличных денег исходя из характера деятельности с учетом объемов поступлений или выдачи наличных денег. Лимит утверждается или приложением к распорядительному документу, или отдельным приказом, на который будет ссылка в распорядительном документе.

Вновь созданные организации определяют лимит остатка наличности, исходя из предполагаемого объема выдач или поступлений.

Пример расчета лимита остатка наличности в кассе

ЗАО «Строймонтаж» реализует товары оптом. В организации установлена пятидневная неделя с выходными днями в субботу и воскресенье.

За период с 1 июня по 3 августа 2015 года (64 р/дня) ЗАО «Строймонтаж» получило наличными за проданные товары 960 000 рублей.

Период времени между днями сдачи в банк организацией наличных денег, поступивших за проданные товары, равен 7 рабочим дням.

Лимит остатка денежных средств составляет 960 000 руб. / 64 дня х 7 дней = 105 000 рублей

Когда лимит можно не утверждать?

Субъекты малого предпринимательства могут не формировать лимит остатка наличности в кассе. Соответственно, если принято соответствующее решение - не создавать лимит, то следует выпустить приказ руководителя об отмене лимита, который действовал до 1 июня 2014 года. Если компания -  субъект малого бизнеса, этого не сделает, ее могут оштрафовать. Такая позиция доводится письмом ЦБ РФ от 08.12.14 № 29-1-1-6/9698. За хранение наличных сверх лимита возможен штраф до 50 тыс. рублей по статье 15.1 КоАП РФ.

Пример из практики

Кассир в сейфе хранила в отдельном мешочке разменную мелочь, которая не была учтена в организации. При проверке налоговые органы обратили на это внимание: они пересчитали мелочь (ее оказалось на сумму 20 рублей 15 копеек) и оштрафовали организацию за не оприходование наличности в кассе и за превышение лимита остатка наличности в кассе.

Вывод: Любые суммы денежных средств, даже незначительные, обязательно должны быть оприходованы.

Если есть обособленные подразделения

Обособленное подразделение юридического лица, по месту нахождения которого оборудуется стационарное рабочее место (рабочие места), могут сдавать наличные деньги на банковский счет, открытый юридическому лицу. В таком случае им устанавливается собственный лимит остатка наличных денег (п. 2 Положения №3210-У).

Юридическое лицо, в состав которого входят обособленные подразделения, сдающие наличные деньги в кассу юридического лица, определяет лимит остатка наличных денег с учетом лимитов, установленных этим обособленным подразделениям.

Экземпляр распорядительного документа об установлении обособленному подразделению лимита остатка наличных денег направляется этому подразделению в порядке, установленном юридическим лицом. Организация может накапливать денежные средства сверх установленного лимита остатка наличности в дни выплаты заработной платы, стипендий, выплат социального характера.

Поступление наличности в кассу организации

Поступление наличных денежных средств в кассу организации оформляется приходным кассовых ордером (ПКО) в день фактического внесения денежных средств. При этом кассир (или иное уполномоченное лицо) выполняет ряд действий:

1.Проверяет правильность оформления ПКО, в том числе:

- наличие подписи лица, на которого возложена обязанность по подписанию кассовых документов и соответствие ее образцу;

- соответствие суммы наличных денежных средств цифрами и прописью;

- наличие подтверждающих документов, которые поименованы в ПКО.

2. Пересчитывает денежные средства (прием наличности осуществляется с полистным, поштучным пересчетом, причем тот, кто вносит деньги, непременно должен видеть действия кассира).

3.Сверяет сумму, которая указана в ПКО, с суммой фактически принятых денежных средств.

4. Расписывается в ПКО и квитанции к нему, если все верно. Ставит на квитанции печать (если организация ее использует) или штамп "Получено". Если же выявлены несоответствия,  вносителю предлагается довнести недостающую сумму или напротив, ему возвращается излишек. Если же вноситель откажется предоставить недостающее, кассир возвращает ему ранее внесенные деньги. Затем ПКО перечеркивается и передается на переоформление в соответствии с фактической суммой лицу, ответственному за оформление кассовых документов.

5. Передает квитанцию к ПКО лицу, внесшему деньги в кассу.

6. Делает запись в кассовой книге о поступившей в кассу сумме (см. ниже).

При продажах за наличные, когда выдается кассовый чек или бланк строгой отчетности, можно оформлять приходный ордер на общую сумму принятых средств по окончании проведения кассовых операций (п. 5.2 Указания №3210-У). Исключение сделано для сумм наличных денег, принятых платежным агентом, банковским платежным агентом (субагентом): всегда оформляется отдельный приходный кассовый ордер, а учет таких средств ведется в отдельной кассовой книге.  Прием в кассу юридического лица наличных денег, сдаваемых обособленным подразделением, производится по приходному кассовому ордеру в порядке, установленном юридическим лицом (п.5.3 Указания № 3210-У).

Выдача наличных денежных средств из кассы организации

Выдача наличных денежных средств из кассы организации оформляется расходным кассовым ордером (РКО).  При этом кассир или иное лицо, ответственное за ведение кассовых операций, выполняет ряд действий:

1. Проверит правильность оформления РКО, в том числе:

- наличие подписи лица, на которого возложена обязанность по подписанию кассовых документов и ее соответствие образцу;

- соответствие суммы наличных денежных средств, которая проставлена цифрами, сумме наличных, которые указаны прописью;

- наличие подтверждающих документов, которые поименованы в РКО.

Выдача наличных денег из кассы осуществляется непосредственно получателю, указанному в РКО, в расчетно-платежной ведомости или платежной ведомости (если выдается зарплата, стипендии или другие выплаты работникам) или в доверенности (если денежные средства выдаются представителю другой организации или предпринимателя).

2. Идентифицирует получателя денежных средств по предъявленному им паспорту и доверенности (если получатель действует на ее основании).

Если денежные средства выдаются по доверенности, то ФИО получателя наличных денег, который указан в РКО, должно совпадать с ФИО доверителя, которое указано в доверенности.

3. Если все правильно, получателю под роспись выдаются денежные средства. Кассир подготавливает нужную сумму, передает получателю РКО для заполнения графы «Получено» и для проставления подписи. Перед выдачей пересчитывает денежные средства таким образом, чтобы получатель мог это видеть.

4. Подписывает РКО, который остается в кассе вместе с оригиналом или копией доверенности (если получатель действует на ее основании).

5. Делает запись о выданных деньгах в кассовой книге (форма № КО-4).

Выдача наличных средств по РКО обособленному подразделению юридического лица производится в порядке, определенном последним (п.6.4 Указания №3210-У). Индивидуальные предприниматели могут отказаться от оформления кассовых документов.

Кассовая книга

Лицо, ответственное за ведение кассовых операций, обязано вести и кассовую книгу (форма № КО-4).  А если организация имеет обособленные подразделения, то книгу нужно вести в каждом из них. Вести книгу только в головном офисе недопустимо. В распорядительном документе о ведении кассовых операций следует указать, в какой срок обособленные подразделения будут передавать листы кассовой книги в головной офис. Очень важно, успеть передать листы книги к моменту начала составления бухгалтерской отчетности. Поступившие из подразделений листы кассовых книг брошюруются отдельно по каждому подразделению

Номера кассовых документов в обособленном подразделении не должны совпадать с номерами кассовых документов головного офиса. Для соблюдения сквозной нумерации приходных и расходных кассовых ордеров обособленные подразделения нумеруют кассовые документы в хронологическом порядке с использованием специального префикса (буквенного или цифрового).

Кассовая книга может заполняться или от руки, или на компьютере.  В первом случае записи делаются чернилами или шариковой ручкой. Также книгу следует пронумеровать и прошнуровать, на последней странице опечатать печатью и сделать запись "В этой книге пронумеровано и прошнуровано _______ листов". Общее количество прошнурованных листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации (Указания по заполнению кассовой книги, утв. постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88).

Каждый лист кассовой книги состоит из двух частей. Одна из них (с горизонтальными линиями) заполняется кассиром как первый экземпляр. Вторая  часть (без линеек) заполняется как второй экземпляр с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой.  Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры служат отчетом кассира и отрываются после окончания операций за день.

Кассир делает записи в книге по каждому приходному и каждому расходному кассовому ордеру (полное оприходование в кассу наличных денег). В конце рабочего дня сверяет данные в кассовой книге с данными кассовых документов, выводит в кассовой книге сумму остатка наличных денег и проставляет подпись.

Сверку записей в кассовой книге с данными кассовых документов проводит главный бухгалтер или бухгалтер, или руководитель (при отсутствии бухгалтера) и заверяет своей подписью.

Если кассовая книга ведется на компьютере, то в конце рабочего дня кассир распечатывает листы книги в двух экземплярах, подписывает их и вместе с ПКО И РКО передает в бухгалтерию. Минимум раз в год листы «компьютерной» кассовой книги нужно прошить и сброшюровать, указав на последней странице количество листов.

Индивидуальные предприниматели могут не вести кассовую книгу, за исключением тех, кто применяют общую систему налогообложения.

Инвентаризация кассы

Правила проведения инвентаризации кассы регламентированы методическими указаниями, утвержденными приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49.  Порядок и сроки проверок фактического наличия денег (инвентаризации) определяет юридическое лицо или индивидуальный предприниматель. Иначе говоря, в распорядительном документе о ведении кассовых операций следует указать случаи и сроки проведения инвентаризаций кассы -  но только те из них, которые не являются обязательными по законодательству.

Проводить инвентаризацию обязательно в следующих случаях:

• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

• при смене кассира или иного лица, на которое возложено ведение кассовых операций;

• при кражах, хищениях и пр.

Перед проведением инвентаризации выпускается соответствующий приказ (образец можно найти в Приложении 1 к Приказу № 49). Денежные средства, денежные документы, бланки ценных бумаг, бланки документов строгой отчетности в ходе инвентаризации следует пересчитать и сверить результат с данными учета по кассовой книге. По итогам инвентаризации составляется акт по форме № ИНВ-15 (утв. постановлением Госкомстата России от .18.08.1998 № 88).

Комментарии

Вы также можете   зарегистрироваться  и/или  авторизоваться  

Имя *

Комментарий *    

Добавить комментарий