Аналитика / Налогообложение / «Корпоративнокарточные» нюансы
«Корпоративнокарточные» нюансы
Не так давно мы рассказывали о правилах учета операций по корпоративным картам. Но всегда остаются вопросы, которые вызывают затруднения у бухгалтеров. Сейчас мы на них ответим
12.12.2013«Главная книга»Наличные авансы и авансы по карте - понятия совершенно разные
(?) Работник снял с корпоративной карты деньги на покупку хозяйственных товаров. За покупку пока не отчитался. Сейчас отправляем его в командировку. Можем ли мы выдать ему из кассы аванс наличными, учитывая, что у него уже есть аванс, за который он не отчитался?
Елена Самитова, г. Санкт-Петербург
Ответ
Запрет на выдачу наличных денег под отчет касается только случая, когда работник не отчитался по ранее полученной под отчет сумме наличных денег <1>. В вашем же случае работник получил от организации деньги посредством банковской карты, то есть в безналичном порядке.
Следовательно, выдав ему аванс на командировку, вы не нарушите порядок работы с денежной наличностью.
По именной корпоративной карте отчитывается ее держатель
(?) Может ли работник - держатель именной корпоративной карты передать ее другому нашему сотруднику?
Яна Стункова, г. Москва
Ответ
Так делать нежелательно. Но даже если работник, взявший чужую банковскую карту, сможет расплатиться с ее помощью или снимет по ней в банкомате наличные, отчитаться о потраченных с карты суммах придется ее держателю. Ведь формально деньги потратил именно он.
Написать в авансовом отчете, что деньги переданы, к примеру, сослуживцу Сидорову, не получится.
Неизрасходованные наличные работник может сам внести на карту
(?) Работник был в командировке в Эстонии. Там он снял с корпоративной карты деньги в евро (счет карты - рублевый). Оказалось, что наличных он снял больше, чем нужно. По-хорошему, работник должен после приезда вернуть неизрасходованную валюту в нашу кассу. Но у нас валютного счета нет. Как поступить?
Михаил, г. Санкт-Петербург
Ответ
Не обязательно возвращать неизрасходованные деньги в кассу. Проще будет, если работник внесет валюту на карточный счет.
Только учтите, что с вашей организации банк наверняка возьмет комиссию за конвертацию наличной валюты в безналичные рубли.
Если же по каким-то причинам работнику не удастся внести иностранную валюту на карту, он может обменять ее на рубли в любом банке. Главное, чтобы он взял справку о продаже валюты. Ее он сможет приложить к своему авансовому отчету, а наличные рубли - вернуть в кассу.
Именная корпоративная карта - не основание для договора о полной материальной ответственности
(?) Планируем выпустить именную корпоративную карту, держателем которой будет конкретный работник. По должности он - менеджер. Хотим заключить с ним договор о полной материальной ответственности за деньги, снятые или истраченные с корпоративной карты. Законен ли такой договор?
Лариса, г. Тверь
Ответ
Как нам разъяснили в Роструде, такой договор незаконен.
ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ
ШКЛОВЕЦ ИВАН ИВАНОВИЧ - Заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости
«Трудовой кодекс не содержит такого основания для заключения договора о полной материальной ответственности, как получение работником именной корпоративной карты.
Такой договор можно заключить только с работником, занимающим должность или выполняющим работы, которые поименованы в специальном перечне <2>.
Если с работником будет заключен договор о полной материальной ответственности только на том основании, что он является держателем корпоративной банковской карты, то инспекция по труду может потребовать отменить его действие».
Конечно, ваша организация все равно сможет взыскать деньги с работника, снявшего их с карты и истратившего не по назначению. Но лучше не допускайте того, чтобы кто-либо из работников мог истратить или снять больше своего среднемесячного заработка.
Примечание. О том, как взыскать ущерб, причиненный организации работником - держателем корпоративной карты, можно прочитать: ГК, 2013, № 19, с. 26
Не забудьте забрать корпоративную карту у увольняющегося работника
(?) Недобросовестный работник после увольнения воспользовался тем, что его корпоративную карту для расходов в командировках вовремя не заблокировали, и снял с нее деньги. Можно ли взыскать с бывшего работника потраченную сумму? Или возвращать деньги должны те, кто не забрал у него карту или вовремя не заблокировал ее?
В.Л. Меркунова, г. Красногорск
Ответ
Если вам нужно только вернуть деньги, обратитесь в суд. Если ваша цель - наказать недобросовестного работника, обратитесь также с заявлением в полицию.
Требовать возмещения ущерба от других работников вашей организации (которые не заблокировали карточку или не потребовали ее возврата) можно, только если ваша организация сможет доказать их вину именно в снятии денег с карты <3>. Ваш руководитель может объявить им выговор или снизить размер премии (но не зарплаты), опять же если будет доказано, что они нарушили свои должностные обязанности.
РАССКАЗЫВАЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ
Прежде чем применить к провинившемуся работнику дисциплинарное взыскание (например, объявить выговор), с него надо затребовать письменное объяснение <4>.
О выпуске карт, привязанных к расчетному счету, уведомлять не нужно
(?) Банк выпустил нам три корпоративных карты, которые не имеют своих карточных счетов. Все они выпущены напрямую к расчетному счету нашей организации. Я так понимаю, что нам не нужно сообщать в инспекцию и фонды о выпуске таких карт. Так ли это?
Юлия Викторовна, г. Москва
Ответ
Да, вы правы. Сообщать в инспекцию, ПФР и ФСС нужно об открытии банковских счетов <5>. В вашем же случае новый счет не открывается.
При передаче неименной карты от одного работника другому нужен акт
(?) У нашей организации есть "обезличенная" карта, выпущенная на имя организации, а не конкретного работника. Старший кассир при необходимости выдает ее кому-либо из работников. Иногда нужно, чтобы один работник передал карту другому - без участия кассира. Как в этом случае правильно составить документы? Или такая передача вообще запрещена?
Катерина Исорова
Ответ
Никаких нормативных ограничений для передачи корпоративной карты от одного работника другому нет. Но рекомендуем проверить условия использования корпоративной банковской карты, зафиксированные в договоре с банком-эмитентом. Как правило, банки просят от организации - владельца счета список работников, которым доверено использование карты.
О том, как на практике поступают организации, владеющие неименной корпоративной банковской картой, нам рассказали аудиторы.
ОБМЕН ОПЫТОМ
ЕФРЕМОВА АННА АЛЕКСЕЕВНА - Генеральный директор аудиторской фирмы ООО "Вектор развития"
"Если карта организации передается от одного работника другому, то, как правило, формируется акт произвольной формы, в котором указываются:
- дата передачи карты;
- номер карты и наименование банка-эмитента;
- остаток средств на карте на момент передачи.
Такой акт делают в трех экземплярах: один - остается у передающего работника, второй - у принимающего, а третий - передается в бухгалтерию. По нему и ведется аналитический учет на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами".
Если же такой акт не сделать и не вести должным образом аналитический учет, организация не сможет установить, кто конкретно израсходовал средства".
Чтобы для работников не было неожиданностью требование бухгалтерии о составлении подобного акта, все это надо прописать в порядке использования корпоративной банковской карты. Этот порядок должен утвердить руководитель вашей организации. И с ним нужно ознакомить под роспись всех работников, которым планируется выдавать карты.
--------------------------------
<1> п. 4.4 Положения ЦБ от 12.10.2011 № 373-П
<2> утв. Постановлением Минтруда от 31.12.2002 № 85
<3> ст. 238 ТК РФ
<4> ст. 193 ТК РФ
<5> подп. 1 п. 2 ст. 23 НК РФ; п. 1 ч. 3 ст. 28 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ
Темы: Учет заработной платы  Учетная политика предприятия  
- 12.04.2024 Минтруд пояснил, можно ли снизить зарплату на испытательном сроке
- 04.04.2024 Роструд рассказал о компенсации за задержку зарплаты
- 01.04.2024 Перевод к другому работодателю: платить ли выходное пособие
- 14.03.2024 Можно ли удалять реквизиты в счете-фактуре: Минфин
- 15.02.2024 Минтруд представит новые формы отчетов в службу занятости
- 08.02.2024 Кабмин собирается обсудить сокращение отчетности для малого бизнеса
- 22.12.2023 Педагоги вошли в список самых высокооплачиваемых специалистов на удаленке к концу года
- 07.09.2023 Коэффициент трудового участия: как работает КТУ
- 23.08.2023 73% компаний будут повышать зарплаты, чтобы удержать сотрудников
- 07.11.2023 Поправки по налогообложению операций с партнерами-иностранцами
- 05.10.2023 ЕНС: налогоплательщики смогут узнавать о задолженности на конкретную дату
- 03.10.2023 Путевой лист: как оформлять для ИП в 2023 году
- 18.01.2023
О признании
незаконным постановления о привлечении к ответственности по ч. 1 ст. 15.25 КоАП РФ за совершение незаконных валютных операций (выплата заработной платы наличными денежными средствами в валюте РФ без использования банковских счетов в уполномоченных банках).Итог: в удовлетворении требования отказано, поскольку факт совершения правонарушения подтвержден, процедура привлечения к ответственности н
- 30.11.2022
Об оспаривании
постановления о привлечении заявителя к ответственности по ч. 1 ст. 15.25 КоАП РФ за осуществление незаконной валютной операции, выразившейся в выплате работнику-нерезиденту наличными денежными средствами заработной платы в валюте РФ, минуя банковские счета в уполномоченных банках.Итог: в удовлетворении требования отказано, поскольку совершение правонарушения подтверждено. Постановление пр
- 30.11.2022
О признании
незаконным постановления о привлечении заявителя к ответственности по ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций.Итог: в удовлетворении требования отказано, поскольку заявитель при выдаче наличных денежных средств из кассы не указал фамилию, имя, отчество получателей денежных средств в расходных кассовых ордерах, а также допуст
- 16.01.2024
Общество ссылается
на то, что учетные бухгалтерские регистры в бумажном виде не переданы, учетная политика по бухгалтерскому и налоговому учету также не передана.Итог: в удовлетворении требования отказано, поскольку все документы о финансово-хозяйственной деятельности общества, имевшиеся в распоряжении бывшего руководителя, переданы новому генеральному директору.
- 03.05.2023
Определением частично
удовлетворено заявление вновь утвержденного конкурсного управляющего и у бывшего конкурсного управляющего истребованы реестр текущих платежей, база 1С, бухгалтерские регистры и карточки счетов за период исполнения последним своих обязанностей, при этом в понуждении вновь утвержденного конкурсного управляющего принять имущество должника отказано. Дополнительным определением истребованы также копии правоу - 27.02.2023
Обществом было
допущено искажение сведений о фактах хозяйственной жизни, об объектах налогообложения, подлежащих отражению в налоговом и бухгалтерском учете, налоговой отчетности, в результате сокрытия объекта налогообложения.Итог: в удовлетворении требования отказано ввиду наличия у налогового органа правовых оснований для принятия решения об отказе в привлечении к ответственности за совершение налогово
- 01.07.2019 Письмо Минтруда России от 21.05.2019 года № 14-2/ООГ-3606
- 07.11.2018 Письмо Минфина России от 24 сентября 2018 г. № 03-15-06/68161
- 15.05.2018 Письмо Минфина России от 28.03.2018 г. № 03-04-06/19804
- 16.01.2024 Письмо Минфина России от 19.12.2023 г. № 07-01-09/122675
- 06.12.2023 Письмо Минфина России от 01.11.2023 г. № 07-01-10/104092
- 20.11.2023 Письмо Минфина России от 11.10.2023 г. № 07-01-09/96505
Комментарии