Загранкомандировки. Налоги, страховые взносы и документальное оформление

Налог на прибыль

Главный вопрос, который возникает при уплате налога на прибыль в связи с направлением сотрудников за рубеж, касается командировочных расходов. Такие расходы уменьшают базу по данному налогу, однако чтобы грамотно и без конфликтов с инспекцией списать их, следует учесть особенности именно заграничных командировок и соответствующим образом оформить документы.

О каких расходах идет речь

Как и при направлении сотрудника в служебную поездку внутри страны, при его командировании за границу работодатель обязан возместить работнику понесенные расходы. К ним относятся следующие затраты:

- суточные;

- на проезд, жилье;

- на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах, ресторанах и в номере, а также на пользование рекреационно-оздоровительными объектами);

- на оформление и выдачу виз, паспортов и иных аналогичных документов;

- консульские, аэродромные сборы, плата за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и т.д.

Иногда в расходах учитываются иные затраты, которые руководство заранее оговорило с командированным сотрудником и внесло в коллективный договор или локальные акты (например, на аренду автомобиля).

В расходы по прибыли можно включить и платежи по договорам с другими фирмами об оказании услуг по организации командировок, если соблюдены условия о документальном подтверждении и экономической обоснованности. Причем даже у контролирующих органов такая возможность не вызывает нареканий (см. Письмо Минфина России от 21.12.2007 № 03-03-06/1/884).

Как признаются расходы

Учет затрат на заграничную командировку зависит в первую очередь от ее целей. К примеру, если менеджер отправляется на переговоры с иностранными партнерами, затраты на такую командировку признаются прочими расходами, связанными с производством и реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Если же в ходе загранпоездки приобретается дорогостоящее оборудование или транспорт, сумма командировочных увеличивает первоначальную стоимость закупленных основных средств и списывается за счет амортизации (п. 1 ст. 257 НК РФ) или включается в цену приобретенных товаров или материалов, если они учитываются в составе материальных затрат (п. 2 ст. 254 НК РФ). Есть и еще ряд особенностей у отдельных видов командировок: например, при отправке сотрудника в образовательную поездку плата за участие в семинаре или бизнес-классе включается в состав расходов по повышению квалификации работников (подп. 23 п. п. 1, 3 ст. 264 НК РФ).

Командировочные затраты, как и любые расходы по налогу на прибыль, можно учесть, если они экономически обоснованы, документально подтверждены и направлены на получение дохода (ст. 252 НК РФ). Это необходимо принимать во внимание при учете расходов по непроизводственным командировкам (к примеру, поездкам, организованным для ознакомления с иностранным опытом ведения аналогичного бизнеса): поскольку напрямую на получение дохода они не направлены, затраты на них не учитываются. Однако такие поездки необходимо отличать от безрезультатных: если экономический результат был запланирован, но по каким-либо причинам не достигнут, организация все равно вправе признать расходы по прибыли. Впрочем, иногда это право приходится доказывать в суде.

Вообще с экономическим обоснованием расходов на командировки стоит подстраховаться заранее: например, отразить необходимость направления сотрудников за рубеж в задании, приказе на поездку, маркетинговом исследовании, служебной записке или ином внутреннем документе. В налоговом законодательстве нет четкого указания на то, каким образом можно подтвердить экономическую обоснованность расходов, поэтому никакие документы, хотя бы косвенно ее доказывающие, не будут лишними.

Какими документами подтвердить расходы

С документальным подтверждением командировочных расходов дела обстоят несколько проще. Служебный характер поездки можно подтвердить приказом о направлении работника в командировку (формы № Т-9 и Т-9а), командировочным удостоверением и служебным заданием вместе с отчетом о его выполнении (по форме № Т-10а). Однако в отношении работника, направленного в страну с визовым режимом въезда, достаточно оформить приказ с указанием цели поездки и ее длительности[1]. В этом случае для документального подтверждения расходов нужно лишь снять копию с тех страниц загранпаспорта, на которых проставлены отметки о датах пересечения границ соответствующих государств. Таким образом, оформлять командировочное удостоверение при поездке за границу не нужно. Сотрудник также должен отчитаться по произведенным расходам, предоставив оправдательные документы. Если они оформлены на иностранном языке, к ним необходимо приложить на отдельном листе построчный перевод на русский язык.

В отдельных случаях инспекции отказывали в признании расходов на проезд, ссылаясь на то, что для командированного сотрудника приобретался электронный авиабилет, которым нельзя подтвердить расходы. Однако суды сходятся во мнении, что для доказательства затрат достаточно распечатать электронный билет и приложить к нему посадочный талон.

Оправдательные документы прилагаются к авансовому отчету. Его составляют и сдают в бухгалтерию в течение трех рабочих дней после возвращения командированного сотрудника. Таким образом, отчет о командировке  будет состоять из приказа о направлении в командировку, служебного задания, копии загранпаспорта с отметкой о пересечении границы и авансового отчета с приложением чеков, счетов, билетов и других документов, подтверждающих понесенные расходы. Сотрудник, кроме того, должен предоставить отчет о выполненном в другой стране задании.

Отметки в загранпаспорте с датами пересечения границ каждого иностранного государства служат основанием для выплаты суточных. Если они отсутствуют, данные выплаты можно рассчитать на основании иных документов, подтверждающих время нахождения командированного в соответствующей стране (приказ о командировании сотрудника, билеты, посадочные талоны, счета за проживание в гостинице и т.п.) Работодатель устанавливает размер суточных самостоятельно и полностью включает их в расходы. Такой порядок действует с 2009 года, в котором было отменено нормирование расходов на выплату суточных. До этого момента выплаченная сотруднику сумма в пределах лимита включалась в прочие расходы, а в части превышения выплаченные суточные не уменьшали базу по налогу на прибыль, то есть фактически выплачивались за счет чистой прибыли.

Остановимся подробнее на оформлении виз, паспортов и иных документов, необходимых именно для заграничной командировки. При признании расходов на оформление виз организация может столкнуться с определенными трудностями. Они связаны с тем, что некоторые иностранные государства, так же, как и Россия (п. 5 ст. 27 Федерального закона от 15.08.1996 N 114-ФЗ "О порядке выезда из Российской Федерации и въезда в Российскую Федерацию"), не разрешают въезд в страну без полиса медицинского страхования, действительного на их территории. В такой ситуации приобретение полиса медицинского страхования является необходимым условием для оформления и получения визы. Поскольку в этом случае затраты на медицинское страхование работников связаны с производственной необходимостью и обусловлены исключительно целью командировки, стоимость страховки можно учитывать в расходах (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Для подтверждения таких затрат, помимо собственно полиса медицинского страхования, целесообразно запастись документом от посольства соответствующей страны, из которого бы усматривалось, что медицинская страховка является обязательным условием получения визы.

Если запланированная командировка за рубеж состоялась, возникновение еще каких-либо сложностей с признанием рассматриваемых затрат маловероятно. В случае же отмены поездки у организации, скорее всего, будут проблемы. Так, например, по мнению Минфина России, расходы на оформление и выдачу однократной, трехразовой и годовой виз в ситуации, когда командировки не состоялись, не могут быть учтены в целях налогообложения прибыли (Письмо от 06.05.2006 N 03-03-04/2/134). Однако позиция Минфина не бесспорна, и всегда можно попробовать отстоять свои расходы в суде.

Уплате НДФЛ и страховых взносов будут посвящены следующие части данной статьи.

[1] Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки"

Комментарии

Вы также можете   зарегистрироваться  и/или  авторизоваться  

Имя *

Комментарий *    

Добавить комментарий