Больничные и «детские» пособия: правила расчета и выплаты

Эта статья представляет собой памятку для тех, кому нужно быстро изучить или освежить в памяти ключевые вопросы, связанные с начислением и выплатой пособий по временной нетрудоспособности и основных видов «детских» пособий. 

Больничные и декретные пособия

Больше всего вопросов, как правило, вызывают три вида пособий: по временной нетрудоспособности, по беременности и родам (БИР) и по уходу за ребенком до 1,5 лет. Общие правила расчета и выплаты этих пособий установлены Федеральным законом от 29.12.06 № 255-ФЗ. Особенности изложены в отдельном документе — в положении о расчете пособий, утвержденном постановлением Правительства РФ от 11.09.21 № 1540.

Основание для начисления

Пособие по временной нетрудоспособности и пособие по БИР начисляется на основании листка нетрудоспособности. Начиная с 2022 года, больничные оформляют только в электронном виде. 

Ежемесячное пособие по уходу начисляется на основании заявления сотрудника (в свободной форме) о предоставлении ему отпуска по уходу за ребенком до 1,5 лет и о назначении пособия. Получив заявление, работодатель должен направить в Социальный фонд России (СФР) подписанные усиленной квалифицированной подписью сведения в электронной форме: о датах начала и окончания отпуска, о замене календарных лет и о продолжительности рабочего времени. Сделать это работодатель обязан не позднее 3-х рабочих дней с даты получения заявления от работника.

СФР может выслать запрос о предоставлении дополнительных сведений. Например, о сумме выплат и иных вознаграждений, включенных в облагаемую базу. Работодатель должен ответить на запрос в тот же срок — не позже 3-х рабочих дней с момента получения заявления от сотрудника.  Далее СФР сверит полученные данные с системой соцобеспечения. Если проверка будет успешной пройдена, фонд начнет выплачивать пособие.

Оформление больничного листа

Медики создают листки нетрудоспособности в единой интегрированной информационной системе «Соцстрах» в режиме онлайн. Человеку выдают на руки не сам бюллетень, а талон с номером ЭЛН. Подписи врачей и печать не проставляются.

Далее СФР направляет работодателю сведения:

• об открытии (закрытии, продлении, аннулировании) листка нетрудоспособности,
• о направлении больного на МСЭ.

Возможно (но не обязательно) фонд запросит у страхователя сведения для расчета пособия. Если это произойдет, сведения в электронном виде нужно подписать усиленной квалифицированной электронной подписью и сдать в СФР не позднее 3-х рабочих дней с момента получения сообщения о закрытом бюллетене.

Расчет больничных и декретных пособий

Чтобы выяснить величину пособия, нужно последовательно выполнить ряд действий. Расскажем о каждом из них.

Определение расчетного периода

Расчетным периодом в общем случае являются два календарных года, предшествующих году, в котором началась болезнь, декрет или отпуск по уходу за ребенком. Так, если первый день больничного либо отпуска приходится на 2023 год, расчетным периодом будет отрезок времени с 1 января 2021 года по 31 декабря 2022 года включительно.

Из данного правила есть исключение для женщин, которые в расчетном периоде находились в декрете либо в отпуске по уходу, и из-за этого потеряли в зарплате. Для них допустимо перенести один год (или оба года) на более раннее время. Такой перенос делается на основании заявления, которое работница подает в бухгалтерию.

Поясним на примере. Допустим, сотрудница взяла больничный в 2023 году. Расчетным периодом для нее являются 2022 и 2021 годы. Но в 2021 году она находилась в отпуске по уходу за ребенком, а в 2020 году — в декретном отпуске. Сотрудница написала заявление с просьбой исключить из расчетного периода 2021 год и заменить его на 2019 год. В итоге расчетным периодом становятся 2022 и 2019 годы.

Вычисление среднего заработка

Алгоритм расчета среднего заработка одинаков для пособий по временной нетрудоспособности, по БИР и по уходу за ребенком до 1,5 лет. Во всех перечисленных случаях в средний заработок входят суммы, которые работник получил в расчетном периоде и с которых были уплачены взносы в СФР.

Не исключено, что расчетный период или его часть придется на 2009 год и предшествующие годы. В то время работодатели платили не взносы, а единый социальный налог. Тогда в средний заработок включаются суммы, которые облагались бы взносами, если бы взносы уже были введены в действие.

Проиллюстрируем на примере. Предположим, что сотрудница написала заявление о переносе, в результате чего в расчетный период вошел 2009 год. В течение 2009 года компания выплатила ей материальную помощь в размере 10 000 руб. От взносов в СФР освобождается матпомощь, не превышающая 4 000 руб. Значит, в средний заработок нужно включить 6 000 руб.(10 000 — 4 000).

Сравнение среднего заработка с максимально допустимым значением

Средний заработок можно учесть лишь в части, не превышающей предельного значения базы. Это правило применяется как при расчете пособий по временной нетрудоспособности, так и при расчете пособий по БИР и по уходу за ребенком.

Предельное значение базы утверждается Правительством РФ на каждый календарный год. Если в расчетный период вошел 2009 год или более ранние периоды, то за предельное значение базы принимается сумма 415 000 руб. за каждый год.

Бухгалтер должен сравнить средний заработок, полученный в расчетном периоде, и предельное значение базы, установленное на данный период. Причем, сравнивать нужно не суммарный показатель, а средний заработок за каждый из двух лет расчетного периода с соответствующим предельным значением базы на данный год.

Приведем пример. Допустим, расчетным периодом является отрезок времени с 1 января 2021 по 31 декабря 2022 года. Предельное значение базы на 2021 год составляло 966 000 руб., на 2022 год — 1 032 000 руб. Средний заработок работника в 2021 году равнялся 980 000 руб., а в 2022 году — 850 000 руб. Таким образом, средний заработок за 2021 год можно учесть в части, не превышающей 966 000 руб., а средний заработок за 2022 год — в полном объеме. В итоге при расчете пособия бухгалтер вправе учесть средний заработок в размере 1 816 000 руб.(966 000 + 850 000).

Сравнение среднего заработка с минимально допустимым значением

В ситуации, когда в расчетном периоде сотрудник либо зарабатывал мало, либо вовсе не имел заработка, необходимо сравнить фактический средний заработок за месяц с минимальным размером оплаты труда (МРОТ). При сравнении следует использовать значение МРОТ, установленное на дату начала болезни, декретного отпуска, либо отпуска по уходу за ребенком.

Если фактический средний заработок за месяц ниже или равен МРОТ, то для расчета пособия надо использовать минимальный размер оплаты труда. В противном случае для расчета пособия надо использовать фактический средний заработок за месяц.

ФСС России в письме от 01.03.11 № 14-03-18/05-2129 рекомендовал следующий алгоритм сравнения: сначала вычислить средний дневной заработок исходя из фактически полученных доходов, а затем — исходя из МРОТ. Затем выбрать наибольшую величину и использовать ее при расчете пособия.

Покажем на примере. Допустим, болезнь наступила в 2023 году, и расчетным периодом являются 2022 и 2021 годы. Средний заработок за эти годы составил 76 800 руб. Значит, фактический средний дневной заработок  равен 105,2 руб. (76 800 руб.: 730 дн.). Минимальный размер оплаты труда, утвержденный на 2023 год, составляет 16 242 руб. Значит, средний дневной заработок исходя из МРОТ равен 533,98 руб.(16 242 руб.  х 24 мес.: 730 дн.) Таким образом, при расчете пособия нужно использовать величину 533,98 руб.

Расчет среднего дневного заработка

Для пособий по временной нетрудоспособности в общем случае средний дневной заработок — это средний заработок за расчетный период (с учетом предельного значения базы) деленный на 730. Полученная величина умножается на процент, соответствующий страховому стажу. Если стаж 8 и более лет — на 100%. Если стаж от 5 до 8 лет — на 80%. Если стаж менее 5 лет — на 60%.

Для пособий по БИР и по уходу за ребенком в общем случае средний дневной заработок представляет собой дробь. В числителе стоит средний заработок за расчетный период (с учетом предельного значения базы). В знаменателе стоит количество календарных дней в расчетном периоде за минусом числа календарных дней, приходящихся на исключаемый период. К исключаемому периоду относятся больничные, декретные, отпуск по уходу за ребенком и дни, когда женщину освобождали от работы по законам РФ с полным или частичным сохранением зарплаты (при условии, что с нее не платили взносы на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством). Вне зависимости от стажа молодой мамы средний дневной заработок всегда умножается на 100%.

Обратите внимание: величина среднего дневного заработка для пособия по БИР и по уходу за ребенком не должна превышать максимально допустимый размер среднего дневного заработка для «обычного» больничного. 

Если сумма пособия рассчитывается исходя из МРОТ, то средний дневной заработок равен МРОТ (установленному на дату начала бюллетеня), умноженному на 24 месяца и деленному на 730 дней. Если работник трудится на условиях неполного рабочего времени, в формулу следует подставить коэффициент, отражающий продолжительность рабочего времени.

Если страховой стаж сотрудника менее 6 месяцев, то величина пособий по временной нетрудоспособности и по БИР за полный месяц не может превышать МРОТ, умноженного на районный коэффициент (если такой введен в данной местности). Кроме того, в законе перечислены ситуации, когда пособие по временной нетрудоспособности за полный месяц, независимо от величины заработка,  не может превышать МРОТ с учетом районного коэффициента. Это нарушение больным дисциплины, неявка ко врачу и проч.  

Расчет величины пособия

по временной нетрудоспособности и по БИР

Размер пособия по временной нетрудоспособности и пособия по БИР равен произведению среднего дневного заработка на количество календарных дней бюллетеня или декретного отпуска, указанного в больничном листе.

по уходу за ребенком

Пособие по уходу за ребенком выплачивается каждый месяц. Размер ежемесячного пособия в общем случае равен среднему дневному заработку, умноженному на 30,4 и умноженному на 40%. При расчете пособия за неполный календарный месяц итоговая сумма пропорциональна количеству календарных дней в этом месяце, в течение которых женщина находилась в отпуске по уходу.

Если средний заработок за месяц не превышает МРОТ, ежемесячное пособие по уходу за ребенком надо вычислять следующим образом. Нужно взять МРОТ и умножить на 40%. В случае, когда женщина трудится на условиях неполного рабочего времени, в формулу следует подставить коэффициент, отражающий продолжительность рабочего времени. Если в местности введен районный коэффициент, то его также необходимо подставить в формулу.

Добавим, что пособие по уходу за ребенком не может быть меньше значения, которое устанавливается на каждый календарный год. Так, в 2023 году ежемесячная сумма не может быть менее 8 591 руб. Это правило применяется в отношении каждого ребенка, не зависимо от очередности его появления в семье. В местностях, где применяются районные коэффициенты, минимальные значения будут несколько выше, потому что их следует умножить на величину районного коэффициента.

Выплата пособий, начисление НДФЛ и взносов

Пособие по временной нетрудоспособности выплачивается следующим образом. Пособие за первые три дня болезни работодатель платит за счет собственных средств, остальную сумму СФР перечисляет напрямую застрахованному лицу. При выплате пособия по временной нетрудоспособности бухгалтер должен начислить и удержать налог на доходы физических лиц. Страховые взносы не начисляются ни на пособие по временной нетрудоспособности, ни на пособие по БИР, ни на пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет.

Комментарии

Вы также можете   зарегистрироваться  и/или  авторизоваться  

Имя *

Комментарий *    

Добавить комментарий