Электронные трудовые книжки: что нас ожидает?

Автор: Татьяна Суфиянова (консультант по налогам и сборам)

Нас ожидает очередная новая форма отчетности перед Пенсионным фондом. Пока заменить наши привычные «бумажные» трудовые книжки на электронный вариант – это планы. Никто не обяжет работодателей применять электронный вариант с 1 января 2019 года. Минтруд России планирует сделать «мягкий» переходный период и он будет состоять из следующих этапов:

• 1 этап – с 2020 года работодатели начнут подготовку к переходу на электронные книжки, одновременно заполняя «бумажный» вариант.
• 2 этап – планируется, что с 2021 года работодатели будут уже отказываться от обычных трудовых книжек.
• 3 этап – с 2027 года привычные «бумажные» трудовые книжки уйдут в прошлое.

Примеры заполнения «бумажных» трудовых книжек в 2018 году

Электронная трудовая книжка имеет свою особенность – данные о работнике и сведения о его приеме на работу (увольнении) будут одновременно находиться и у работодателя, и в Управлении ПФР.

Информация, которая на сегодняшний день внесена в трудовые книжки, исчезнет? Нет, она будет перенесена на электронный вариант. Не будет записей об образовании работника и поощрениях (если таковые были внесены в трудовую книжку).

Но стоит обратить внимание, что Минтруд не планирует полностью убрать бумажные трудовые книжки из обихода. Ведь работодатель обязан выдавать работнику при увольнении заверенные сведения, а такие данные заверяются «на бумаге». Или, например, если работник попросит в период его работы по заявлению предоставить ему заверенную копию трудовой книжки.

Появится новая обязанность для кадровиков?

Планируется, что с 2020 году сведения о сотрудниках компании (которые были приняты на работу или уволены в отчетном месяце) направлять ежемесячно в ПФР. Получается, что работодатель должен будет отчитываться перед ПФР о всех кадровых изменениях. И делать на первом этапе это надо будет ежемесячно.

А вот уже далее, с 2021 года планируется ввести такую обязанность – не позднее следующего рабочего дня, после дня издания приказа о приеме на работу сотрудника или его увольнения.

Пока говорить рано о том, какая форма отчетности будет, кто конкретно должен будет отчитываться.

Как заполнить дубликат «бумажной» трудовой книжки?

Если ваш работник до поступления к вам уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе «Сведения о работе» в графе 3, прежде всего, вносится запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы в качестве работника до поступления в вашу организацию, подтвержденном соответствующими документами.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.

После этого общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке:

– в графе 2 указывается дата приема на работу;

– в графе 3 записывается наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник.

Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), то об этом также делается соответствующая запись.

Затем в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора), а в графе 3 – причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.

В том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.

В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или кадровой службой возвращаются их владельцу.

Работодатель обязан оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на работу к данному работодателю.

Примеры заполнения «бумажных» трудовых книжек в 2018 году

Комментарии

Вы также можете   зарегистрироваться  и/или  авторизоваться  

Имя *

Комментарий *    

Добавить комментарий