Аналитика / Налогообложение / Первичные документы подотчетного лица оформлены некорректно
Первичные документы подотчетного лица оформлены некорректно
Некорректное оформление первичных документов, подтверждающих приобретение подотчетными лицами товарно-материальных ценностей, может вызвать риски в части признания расходов по налогу на прибыль и доходов работников по НДФЛ
24.01.2017Покупка через подотчетных лиц - это обычный процесс, который позволяет компании оперативно решать вопросы, связанные с наличием необходимых канцелярских принадлежностей, инструментов, материалов и т.п. На первый взгляд, с точки зрения учета в таких операциях нет ничего сложного. Однако принесенные работниками товарные чеки, кассовые чеки и другие подтверждающие документы могут создать бухгалтеру трудности в части НДФЛ, а также принятия расходов для целей расчета налога на прибыль.
Эти трудности обусловлены объективными причинами:
- продавцы не всегда следуют установленным нормам оформления документов на продажу;
- правила признания покупателем расходов в бухгалтерском и налоговом учете жестко регламентированы; нередко товары приобретают работники, которые мало знакомы с правилами бухгалтерского учета.
Оформление первичных документов: нюансы
В настоящее время порядок оформления первичных учетных документов упрощен. В 2013 году было отменено обязательное применение унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных Госкомстатом России. Компания вправе сама разработать и утвердить собственные формы (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее - Закон № 402-ФЗ)). За основу могут быть приняты в том числе и формы Госкомстата России, но полностью следовать им не обязательно.
Более важным является требование об указании в первичных документах обязательных реквизитов, установленных в перечне Закона№ 402-ФЗ (ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ):
- наименование документа;
- дата составления документа;
- наименование экономического субъекта, составившего документ;
- содержание факта хозяйственной жизни;
- величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
- наименование должностей лиц, совершивших сделку (операцию) и ответственных за ее оформление, либо наименование должностей лиц, ответственных за оформление свершившегося события;
- подписи этих лиц с отражением их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации.
Если в первичных документах, приложенных к авансовому отчету, отсутствуют указанные выше обязательные реквизиты, то их нельзя принять к учету. В этом случае расходы не могут быть признаны при расчете базы по налогу на прибыль, а с подотчетных сумм придется исчислить НДФЛ.
Ошибки в первичных документах: позиция ведомств и судей
В части налога на прибыль. Ранее Минфин России придерживался следующей позиции. Ошибки в первичных документах, не препятствующие налоговым органам идентифицировать продавца, покупателя товаров, наименования товаров, их стоимость и другие обстоятельства документируемого факта хозяйственной жизни, не являются основанием для отказа в принятии соответствующих расходов в уменьшение базы по налогу на прибыль (письмо Минфина России от 04.02.2015 № 03-03-10/4547).
В 2016 году Верховный Суд РФ указал (определение ВС РФ от 09.03.2016 № 302-КГ16-450), что первичные документы признаются оформленными с нарушениями требований закона и не принимаются к учету, если:
- в них отсутствуют сведения, необходимые для идентификации лиц, их подписавших;
- наименование купленных товаров указано нечетко (например, хозяйственные расходы, канцелярские товары, бытовая химия, стройматериалы, расходы, детские новогодние подарки);
- отсутствует дата составления;
- не заполнены графы «Количество», «Цена товара»;
- отсутствует подпись продавца.
В части НДФЛ судебная практика противоречива. Есть решения в пользу налоговиков (пост. ФАС ПО от 22.09.2009 № А55-1433/2009, ФАС УО от 19.12.2008 № Ф09-9428/08-С2). Однако есть и ряд дел, в которых судьи поддержали компании. Так, ФАС Поволжского округа (пост. ФАС ПО от 02.10.2008 № А55-911/2008) встал на сторону организации несмотря на то, что в споре рассматривались авансовые отчеты без подтверждающих документов, а также первичные документы с обобщенными названиями товаров.
Суд указал, что организация приняла у работника авансовые отчеты без каких-либо претензий, а непредставление работником кассовых и товарных чеков, подтверждающих наименование приобретенных товаров и необходимость их для предприятия, не могут являться основанием для включения подотчетных денежных средств в доход работников.
В передаче данного дела в Президиум ВАС РФ для пересмотра в порядке надзора было отказано (определение ВАС РФ от 29.04.2009 № 947/09).
Суд, поддерживая позицию организации, мотивировал свое решение тем, что:
- целевое назначение выданных сумм не изменилось;
- в собственность работника денежные средства не перешли;
- не исключена возможность последующего добровольного возврата денег работником;
- организация вправе удержать подотчетные суммы из заработной платы работника или взыскать их в судебном порядке в рамках срока исковой давности.
Таким образом, можно сделать вывод, что ситуация с некорректно оформленными первичными документами стала более определенной и жесткой в части налога на прибыль и остается достаточно спорной в части НДФЛ. Избежать рисков непризнания расходов и неподтверждения отсутствия дохода у подотчетного лица позволит только неукоснительное следование правилам оформления первичных документов.
Темы: Налог на прибыль  НДФЛ (Налог на доходы физических лиц, подоходный налог)  
- 14.03.2024 Какие документы могут подтвердить расходы на перевозку груза: ответ Минфина
- 11.03.2024 В ГД хотят освобождать от налога на прибыль за открытие бизнеса в селе
- 07.03.2024 Минфин: сельхозпроизводителям надо платить налог на прибыль с процентов по депозитам
- 18.03.2024 Новосибирская область попала в топ субъектов России с повышенным НДФЛ
- 15.03.2024 Комитет ГД одобрил ко второму чтению вычет по НДФЛ на сбережения граждан
- 15.03.2024 В РФ в 2025 году введут удвоенные вычеты по НДФЛ для многодетных семей
- 05.10.2023 Как правильно учесть расходы в виде безвозмездного пожертвования имущества участникам СВО?
- 18.07.2023 Как новой организации платить авансы по налогу на прибыль
- 06.07.2023 Налоговики рассказали, как отразить в декларации авансы по налогу на прибыль
- 19.02.2024 Проблемные ситуации с 6‑НДФЛ: неучтенные больничные и удержания из зарплаты
- 13.02.2024 6‑НДФЛ за I квартал надо сдавать по новой форме
- 25.12.2023 С 2024 года вступят в силу новые правила уплаты НДФЛ для дистанционных работников
- 17.03.2024
Проверкой выявлено
занижение налогооблагаемой базы в результате невключения в состав внереализационных доходов суммы компенсации расходов на проведение геологоразведочных работ, полученных от дочерней компании.Итог: в удовлетворении требования отказано, поскольку переданный дочерней компании лицензионный участок подготовлен для промышленной эксплуатации, что свидетельствует о наличии встречного предостав
- 13.03.2024
Оспариваемым решением
обществу доначислены НДС и налог на прибыль, начислены пени и штраф.Итог: в удовлетворении требования частично отказано, так как доказано получение обществом необоснованной налоговой выгоды вследствие создания схемы по искусственному созданию вычетов по НДС, при этом период начисления пеней подлежит определению с учетом действия моратория на начисление финансовых санкций.
- 13.03.2024
Оспариваемым решением
обществу доначислены НДС, налог на прибыль, пени и штраф в связи с необоснованным уменьшением обществом налоговой базы по налогу на прибыль, а также занижением НДС, подлежащего уплате, на сумму вычетов по взаимоотношениям с контрагентами общества.Итог: в удовлетворении требования отказано, поскольку контрагенты общества являлись участниками формального документооборота и использовал
- 13.03.2024
По результатам
проверки налоговый орган вынес решение, в соответствии с которым была уменьшена сумма НДФЛ, излишне заявленного предпринимателем к возмещению.Итог: в удовлетворении требования отказано исходя из необоснованного учета предпринимателем в качестве профессионального налогового вычета суммы расходов, превышающей сумму доходов от осуществления предпринимательской деятельности, вследствие которог
- 10.03.2024
Налоговый орган
начислил НДС, НДФЛ, пени и штрафы, сделав вывод о том, что налогоплательщик (предприниматель) утратил право на применение специального налогового режима в виде ЕНВД в связи с фактическим превышением предельной численности работников.Итог: требование удовлетворено, поскольку налоговый орган не представил доказательств, что предприниматель в проверяемом периоде нарушил условия для применени
- 06.03.2024
Предпринимателю доначислены
НДФЛ, НДС, пени, штрафы по причине создания им формального документооборота с взаимозависимым лицом с целью учета доходов, полученных в рамках специального режима налогообложения в виде ЕНВД.Итог: в удовлетворении требования отказано, так как доказан факт получения предпринимателем необоснованной налоговой выгоды в результате создания противоправной схемы с участием взаимозави
- 18.03.2024 Письмо Минфина России от 18.01.2024 г. № 03-03-06/1/3395
- 18.03.2024 Письмо Минфина России от 19.01.2024 г. № 03-03-06/1/3797
- 18.03.2024 Письмо Минфина России от 19.01.2024 г. № 03-03-06/1/3939
- 13.03.2024 Письмо ФНС России от 05.12.2023 г. № БС-19-11/368@
- 13.03.2024 Письмо ФНС России от 15.12.2023 г. № БС-19-11/387@
- 13.03.2024 Письмо ФНС России от 26.12.2023 г. № БС-19-11/402@
Комментарии