Логин или email Регистрация Пароль Я забыл пароль


Войти при помощи:

Аналитика / Налогообложение / Первичные документы подотчетного лица оформлены некорректно

Первичные документы подотчетного лица оформлены некорректно

Некорректное оформление первичных документов, подтверждающих приобретение подотчетными лицами товарно-материальных ценностей, может вызвать риски в части признания расходов по налогу на прибыль и доходов работников по НДФЛ

24.01.2017
Автор: Любовь Потемкина, эксперт-методолог компании BDO Unicon Outsourcing

Покупка через подотчетных лиц - это обычный процесс, который позволяет компании оперативно решать вопросы, связанные с наличием необходимых канцелярских принадлежностей, инструментов, материалов и т.п. На первый взгляд, с точки зрения учета в таких операциях нет ничего сложного. Однако принесенные работниками товарные чеки, кассовые чеки и другие подтверждающие документы могут создать бухгалтеру трудности в части НДФЛ, а также принятия расходов для целей расчета налога на прибыль.

Эти трудности обусловлены объективными причинами:

  • продавцы не всегда следуют установленным нормам оформления документов на продажу;
  • правила признания покупателем расходов в бухгалтерском и налоговом учете жестко регламентированы; нередко товары приобретают работники, которые мало знакомы с правилами бухгалтерского учета.

Оформление первичных документов: нюансы

В настоящее время порядок оформления первичных учетных документов упрощен. В 2013 году было отменено обязательное применение унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных Госкомстатом России. Компания вправе сама разработать и утвердить собственные формы (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее - Закон № 402-ФЗ)). За основу могут быть приняты в том числе и формы Госкомстата России, но полностью следовать им не обязательно.

Более важным является требование об указании в первичных документах обязательных реквизитов, установленных в перечне Закона№ 402-ФЗ (ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ):

  • наименование документа;
  • дата составления документа;
  • наименование экономического субъекта, составившего документ;
  • содержание факта хозяйственной жизни;
  • величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
  • наименование должностей лиц, совершивших сделку (операцию) и ответственных за ее оформление, либо наименование должностей лиц, ответственных за оформление свершившегося события;
  • подписи этих лиц с отражением их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации.

Если в первичных документах, приложенных к авансовому отчету, отсутствуют указанные выше обязательные реквизиты, то их нельзя принять к учету. В этом случае расходы не могут быть признаны при расчете базы по налогу на прибыль, а с подотчетных сумм придется исчислить НДФЛ.

Ошибки в первичных документах: позиция ведомств и судей

В части налога на прибыль. Ранее Минфин России придерживался следующей позиции. Ошибки в первичных документах, не препятствующие налоговым органам идентифицировать продавца, покупателя товаров, наименования товаров, их стоимость и другие обстоятельства документируемого факта хозяйственной жизни, не являются основанием для отказа в принятии соответствующих расходов в уменьшение базы по налогу на прибыль (письмо Минфина России от 04.02.2015 № 03-03-10/4547).

В 2016 году Верховный Суд РФ указал (определение ВС РФ от 09.03.2016 № 302-КГ16-450), что первичные документы признаются оформленными с нарушениями требований закона и не принимаются к учету, если:

  • в них отсутствуют сведения, необходимые для идентификации лиц, их подписавших;
  • наименование купленных товаров указано нечетко (например, хозяйственные расходы, канцелярские товары, бытовая химия, стройматериалы, расходы, детские новогодние подарки);
  • отсутствует дата составления;
  • не заполнены графы «Количество», «Цена товара»;
  • отсутствует подпись продавца.

В части НДФЛ судебная практика противоречива. Есть решения в пользу налоговиков (пост. ФАС ПО от 22.09.2009 № А55-1433/2009, ФАС УО от 19.12.2008 № Ф09-9428/08-С2). Однако есть и ряд дел, в которых судьи поддержали компании. Так, ФАС Поволжского округа (пост. ФАС ПО от 02.10.2008 № А55-911/2008) встал на сторону организации несмотря на то, что в споре рассматривались авансовые отчеты без подтверждающих документов, а также первичные документы с обобщенными названиями товаров.

Суд указал, что организация приняла у работника авансовые отчеты без каких-либо претензий, а непредставление работником кассовых и товарных чеков, подтверждающих наименование приобретенных товаров и необходимость их для предприятия, не могут являться основанием для включения подотчетных денежных средств в доход работников.

В передаче данного дела в Президиум ВАС РФ для пересмотра в порядке надзора было отказано (определение ВАС РФ от 29.04.2009 № 947/09).

Суд, поддерживая позицию организации, мотивировал свое решение тем, что:

  • целевое назначение выданных сумм не изменилось;
  • в собственность работника денежные средства не перешли;
  • не исключена возможность последующего добровольного возврата денег работником;
  • организация вправе удержать подотчетные суммы из заработной платы работника или взыскать их в судебном порядке в рамках срока исковой давности.

Таким образом, можно сделать вывод, что ситуация с некорректно оформленными первичными документами стала более определенной и жесткой в части налога на прибыль и остается достаточно спорной в части НДФЛ. Избежать рисков непризнания расходов и неподтверждения отсутствия дохода у подотчетного лица позволит только неукоснительное следование правилам оформления первичных документов.

Актуальная бухгалтерия

Разместить:

Вы также можете   зарегистрироваться  и/или  авторизоваться  

   

Налог на прибыль
  • 17.03.2024  

    Проверкой выявлено занижение налогооблагаемой базы в результате невключения в состав внереализационных доходов суммы компенсации расходов на проведение геологоразведочных работ, полученных от дочерней компании.

    Итог: в удовлетворении требования отказано, поскольку переданный дочерней компании лицензионный участок подготовлен для промышленной эксплуатации, что свидетельствует о наличии встречного предостав

  • 13.03.2024  

    Оспариваемым решением обществу доначислены НДС и налог на прибыль, начислены пени и штраф.

    Итог: в удовлетворении требования частично отказано, так как доказано получение обществом необоснованной налоговой выгоды вследствие создания схемы по искусственному созданию вычетов по НДС, при этом период начисления пеней подлежит определению с учетом действия моратория на начисление финансовых санкций.

  • 13.03.2024  

    Оспариваемым решением обществу доначислены НДС, налог на прибыль, пени и штраф в связи с необоснованным уменьшением обществом налоговой базы по налогу на прибыль, а также занижением НДС, подлежащего уплате, на сумму вычетов по взаимоотношениям с контрагентами общества.

    Итог: в удовлетворении требования отказано, поскольку контрагенты общества являлись участниками формального документооборота и использовал


Вся судебная практика по этой теме »

НДФЛ (Налог на доходы физических лиц, подоходный налог)
  • 13.03.2024  

    По результатам проверки налоговый орган вынес решение, в соответствии с которым была уменьшена сумма НДФЛ, излишне заявленного предпринимателем к возмещению.

    Итог: в удовлетворении требования отказано исходя из необоснованного учета предпринимателем в качестве профессионального налогового вычета суммы расходов, превышающей сумму доходов от осуществления предпринимательской деятельности, вследствие которог

  • 10.03.2024  

    Налоговый орган начислил НДС, НДФЛ, пени и штрафы, сделав вывод о том, что налогоплательщик (предприниматель) утратил право на применение специального налогового режима в виде ЕНВД в связи с фактическим превышением предельной численности работников.

    Итог: требование удовлетворено, поскольку налоговый орган не представил доказательств, что предприниматель в проверяемом периоде нарушил условия для применени

  • 06.03.2024  

    Предпринимателю доначислены НДФЛ, НДС, пени, штрафы по причине создания им формального документооборота с взаимозависимым лицом с целью учета доходов, полученных в рамках специального режима налогообложения в виде ЕНВД.

    Итог: в удовлетворении требования отказано, так как доказан факт получения предпринимателем необоснованной налоговой выгоды в результате создания противоправной схемы с участием взаимозави


Вся судебная практика по этой теме »