Аналитика / Налогообложение / Неиспользованный аванс по загранкомандировке: порядок отражения в учете
Неиспользованный аванс по загранкомандировке: порядок отражения в учете
Сотруднику, отправляющемуся в загранкомандировку, были выданы под отчет денежные средства в размере 15 000 руб., ему было поручено купить валюту самостоятельно. Справку о проведении операции по обмену валюты подотчетное лицо приложило. Курс обмена валюты - 93,99 руб. за 1 евро. Всего - 159,59 евро. За период командировки сотрудник произвел расходы на сумму 50,50 евро, что составляет на день обмена валюты 4746,50 руб. У сотрудника остался неиспользованный аванс. Авансовый отчет утвержден 3 февраля 2016 года. Курс евро на 3 февраля составил 84,9719 руб. Как рассчитать сумму неиспользованного аванса в рублях? Как отразить в бухгалтерском учете и при обложении налогом на прибыль выдачу сотруднику средств на покупку валюты для загранкомандировки в банке, а также возврат неиспользованного аванса?
12.04.2016Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Как в бухгалтерском, так и в налоговом учете расходы организации, связанные с загранкомандировкой сотрудника, следует определять исходя из истраченной суммы иностранной валюты (в соответствии с первичными документами) по курсу ЦБР на дату утверждения авансового отчета.
Расхождение в величине расходов, образовавшееся вследствие отклонения курса обмена валюты (который подтвержден справкой банка) от официального курса ЦБР на дату признания командировочных расходов (на дату утверждения авансового отчета), включается в расходы организации.
Обоснование вывода:
Бухгалтерский учет
Согласно п. 4 ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» (далее - ПБУ 3/2006) стоимость активов и обязательств, выраженная в иностранной валюте, для отражения в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности подлежит пересчету в рубли.
Пересчет стоимости актива или обязательства, выраженной в иностранной валюте, в рубли производится по официальному курсу этой иностранной валюты к рублю, устанавливаемому ЦБР (п. 5 ПБУ 3/2006).
Записи в бухгалтерском учете по операциям в иностранной валюте производятся в рублях, в суммах, определяемых путем пересчета иностранной валюты по курсу ЦБР, действующему на дату совершения операции (п. 6 ПБУ 3/2006).
Датой совершения операции в иностранной валюте по расходам, связанным с командировками, согласно Приложению к ПБУ 3/2006 признается дата утверждения авансового отчета.
Таким образом, для целей бухгалтерского учета расходы, осуществленные сотрудником в иностранной валюте в ходе командировки, пересчитываются в рубли по курсу на дату утверждения авансового отчета.
Курсовой разницей признается разница между рублевой оценкой актива или обязательства, стоимость которых выражена в иностранной валюте, на дату исполнения обязательств по оплате или отчетную дату данного отчетного периода и рублевой оценкой этого же актива или обязательства на дату принятия его к бухгалтерскому учету в отчетном периоде или отчетную дату предыдущего отчетного периода (п. 3 ПБУ 3/2006).
При этом следует учитывать, что в анализируемой ситуации организация выдала работнику аванс в рублях, валютных операций не совершала, пересчет иностранной валюты в рубли производится единожды - при отражении суммы, подлежащей возмещению. Соответственно, курсовых разниц в рассматриваемой ситуации не возникает.
Здесь, по нашему мнению, исходя из п. 21 ПБУ 3/2006 возникают не расходы, связанные с изменением курса иностранной валюты, а расходы, связанные с обменом валюты, которые организация может учесть в составе прочих расходов на счете 91 «Прочие доходы и расходы».
В рассматриваемом случае курс обмена рублей на евро определяется по справке о покупке командированным лицом иностранной валюты.
Рассмотрим на примере с учетом приведенных в вопросе данных.
Сотрудник обменял рубли на евро по курсу 93,99 руб.
За период командировки сотрудник произвел расходы на сумму 50,50 евро.
Следовательно, из расчета на дату обмена валюты командировочные расходы в данном случае составили 4746,50 руб.
При этом на дату утверждения авансового отчета (3 февраля 2016 года) расходы, исходя из пересчета по курсу ЦБР, составили 4291,08 руб. (50,50 евро х 84,9719).
Следовательно, расходы, связанные с обменом валюты по данному авансовому отчету, составят 455,42 руб. (4746,50 руб. - 4291,08 руб.).
В бухгалтерском учете операции по выдаче аванса на командировочные расходы и расходы по авансовому отчету следует отразить следующими записями:
Дебет 71 Кредит 50 (51)
- 15 000 руб. - выдан аванс на командировочные расходы;
Дебет 20 (26...) Кредит 71
- в сумме 4291,08 руб. учтены командировочные расходы, исчисленные по курсу ЦБР на дату утверждения авансового отчета;
Дебет 91 Кредит 71
- 455,42 руб. - отражены расходы, связанные с обменом валюты.
В результате по дебету счета 71 образуется сальдо в сумме 10 253,50 руб. (15 000 руб. - 4291,08 руб. - 455,42 руб.). Следовательно, задолженность командированного сотрудника в виде неизрасходованного аванса составила 10 253,50 руб.
Налоговый учет
Расходы на служебные командировки учитываются для целей налогообложения в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ.
В соответствии с пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ датой признания командировочных расходов признается дата утверждения авансового отчета.
В силу п. 10 ст. 272 НК РФ, если организация применяет в налоговом учете метод начисления, то затраты, выраженные в иностранной валюте, пересчитывают в рубли по официальному курсу, установленному ЦБР на дату признания соответствующего расхода. Логично предположить, что рублевый эквивалент командировочных расходов, выраженных в валюте, определяется по курсу ЦБР на дату утверждения авансового отчета.
Такого же мнения придерживался ранее Минфин России, что выразилось, в частности, в письме от 01.02.2005 № 07-05-06/32. Отдельно отмечалось, что в целях налогообложения прибыли курс обмена иностранной валюты в обменном пункте не применяется.
В более поздних разъяснениях финансового ведомства говорится о применении курса ЦБР на дату утверждения авансового отчета при пересчете в целях налогообложения командировочных расходов в случае отсутствия документов, подтверждающих приобретение иностранной валюты (письмо Минфина России от 06.06.2011 № 03-03-06/1/324). Напомним, документальное подтверждение расходов - необходимое условие для признания их для целей налогообложения (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Согласно разъяснениям Минфина России, представленным в письме от 31.03.2011 № 03-03-06/1/193, при наличии документов, подтверждающих курс обмена, расходы организации на командировку сотрудника следует определять исходя из истраченной суммы согласно первичным документам валюты именно по курсу обмена. Аналогичные разъяснения представлены в письме Минфина России от 15.06.2011 № 03-03-06/1/347, а также в письме ФНС России от 21.03.2011 N КЕ-4-3/4408.
В письме от 03.09.2015 № 03-03-07/50836 представители Минфина России в очередной раз подтвердили, что «расходы организации на командировочные расходы следует определять исходя из истраченной суммы согласно первичным документам на приобретение валюты. Курс обмена определяется по справке о покупке командированным лицом иностранной валюты. При этом в силу подпункта 5 пункта 7 статьи 272 НК РФ датой осуществления командировочных расходов признается дата утверждения авансового отчета».
Таким образом, в налоговом учете, как и в бухгалтерском, командировочные расходы признаются по курсу ЦРБ, установленному на дату утверждения авансового отчета.
А разницы, возникающие из-за обмена валют, организация учитывает во внереализационных доходах или расходах.
Обратите внимание, что, как и в бухгалтерском учете, для целей налогообложения такие разницы не являются курсовыми. Они являются финансовым результатом по операциям с иностранной валютой. В налоговом учете отклонение курса обмена валюты включают в состав внереализационных расходов (пп. 6 п. 1 ст. 265 НК РФ), уменьшающих налогооблагаемую прибыль. Документом, подтверждающим расходы на обмен валют, будет выданный банком (обменным пунктом) документ, в котором зафиксировано приобретение валюты по определенному курсу.
Темы: Командировочные расходы, в т.ч. суточные  Учет заработной платы  
- 13.06.2019 Как подтвердить расходы на проезд в командировку, если посадочный талон электронный
- 27.10.2017 Работник возвращается из командировки в выходной: как оплачивается ему этот день?
- 20.10.2017 Как подтвердить командировочные расходы, если оплата была произведена платежной картой?
- 14.03.2024 Роструд пояснил, входит ли надбавка за выслугу лет в МРОТ
- 04.03.2024 Утвердили набор сведений, получаемых комиссиями по «зарплатным» схемам
- 01.03.2024 Будет повышен размер зарплаты, позволяющей признать иностранца ценным специалистом
- 04.02.2020 Возмещение сотруднику платы за выбор места в самолете – командировочный расход или нет
- 31.07.2019 Суточные при командировке
- 11.02.2019 Новшества в учете командировочных расходов
- 22.12.2023 Педагоги вошли в список самых высокооплачиваемых специалистов на удаленке к концу года
- 07.09.2023 Коэффициент трудового участия: как работает КТУ
- 23.08.2023 73% компаний будут повышать зарплаты, чтобы удержать сотрудников
- 14.10.2013
Расходы, понесенные в связи
с оплатой чартерных рейсов, не являются расходами, связанными с осуществлением деятельности, направленной на получение дохода. Кроме того, оплата проезда директора организации в период нахождения в отпуске, не связана с его трудовой деятельностью в связи с чем, такие расходы не должны учитываться для целей налогообложения. - 17.02.2011 Что касается других документов, которыми должна оформляться командировка в соответствии с Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 n 1 (в частности, приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (формы n Т-9 и Т-9а) и служебное задание (форма n Т-10а)), то их наличие и оформление определяется внутренним документооборотом организации и для документального подтверждения в целях налогообложения прибыли организаций не является обязательны
- 28.01.2010 Командировочные расходы не учитываются в первоначальной стоимоти основного средства
- 18.01.2023
О признании
незаконным постановления о привлечении к ответственности по ч. 1 ст. 15.25 КоАП РФ за совершение незаконных валютных операций (выплата заработной платы наличными денежными средствами в валюте РФ без использования банковских счетов в уполномоченных банках).Итог: в удовлетворении требования отказано, поскольку факт совершения правонарушения подтвержден, процедура привлечения к ответственности н
- 30.11.2022
Об оспаривании
постановления о привлечении заявителя к ответственности по ч. 1 ст. 15.25 КоАП РФ за осуществление незаконной валютной операции, выразившейся в выплате работнику-нерезиденту наличными денежными средствами заработной платы в валюте РФ, минуя банковские счета в уполномоченных банках.Итог: в удовлетворении требования отказано, поскольку совершение правонарушения подтверждено. Постановление пр
- 30.11.2022
О признании
незаконным постановления о привлечении заявителя к ответственности по ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций.Итог: в удовлетворении требования отказано, поскольку заявитель при выдаче наличных денежных средств из кассы не указал фамилию, имя, отчество получателей денежных средств в расходных кассовых ордерах, а также допуст
- 24.01.2024 Письмо Минфина России от 08.12.2023 г. № 03-03-06/1/118563
- 20.12.2023 Письмо Минфина России от 26.10.2023 г. № 03-03-06/1/102094
- 05.12.2023 Письмо Минфина России от 20.11.2023 г. № 03-03-06/1/110686
- 01.07.2019 Письмо Минтруда России от 21.05.2019 года № 14-2/ООГ-3606
- 07.11.2018 Письмо Минфина России от 24 сентября 2018 г. № 03-15-06/68161
- 15.05.2018 Письмо Минфина России от 28.03.2018 г. № 03-04-06/19804
Комментарии