Ошибки в первичных документах: за компанию могут оштрафовать?

Автор: Татьяна Суфиянова (консультант по налогам и сборам)

Как мы знаем, любую операцию, сделку компания должна подтвердить документально. Например, речь идет о закупке материалов: мы должны иметь на руках товарные накладные, товарно-транспортные накладные (если груз был доставлен транспортной компанией), счет-фактуру (если поставщик является плательщиком НДС), договор, приложения к договору (если таковые подписывались) и т.п. А если у вас была совершена сделка взаимозачета обязательств, то должен быть подписан был акт о зачете, именно он будет являться первичным документом. Можно много приводить примеров, но вывод простой - каждая операция оформляется документально.

Требования к оформлению первичных документов строгие и их надо обязательно соблюдать.

Согласно пункту 2 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ, обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

1) Наименование документа;

2) Дата составления документа;

3) Наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) Содержание факта хозяйственной жизни;

5) Величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) Наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

7) Подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Что будет, если халатно отнестись к оформлению первичных документов? В ходе проверки документов компанию могут оштрафовать. Но кроме штрафа налоговый инспектор при проверке вправе не принять к учету операцию, у которой отсутствуют грамотно составленные первичные документы.

Давайте выделим основные, грубые ошибки, которые чаще всего можно встретить при оформлении первичных документов.

1) Само отсутствие документа. Сделка совершена, цифры по этой сделке отражены в учете, а документов нет. Это грубое нарушение и его можно исправить. Если у вас были потеряны первичные документы, например, при закупке материалов (товаров), то вы всегда сможете запросить дубликаты или копии документов у вашего поставщика. Даже если в ходе документальной проверки налоговый инспектор указывает это, как на ошибку, вы успеете найти документ. Бывает так, что теряются банковские документы, но это тоже не беда, потому что банк всегда готов помочь своим клиентам и по вашему запросу предоставит копии нужных документов.

Даже если документы были потеряны в результате форс-мажорных обстоятельств, их надо восстановить.

Какой размер штрафа грозит компании за утерю первичной документации? Как отмечено в статье 120 НК РФ, налоговая служба вправе оштрафовать организацию за отсутствие документа:

1. На 10 000 рублей при разовом нарушении;

2. На 30 000 рублей при повторяющемся нарушении;

3. На 20 % от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей при занижении налоговой базы. А должностное лицо компании (директора) ждет административный штраф (ст. 15.11 КоАП РФ).

2) Документ испорчен. Приведем простой пример: бухгалтер подшивала накладные в общую папку и нечаянно при скреплении документов порвала первый лист документа. Что можно сделать? Аккуратно возьмите порванный лист и сделайте с него копию, чтобы потом можно было показать информацию, отраженную в этом документе.

Или бывает так, что в толстой папке хранятся документы и с одного из них надо снять копию. Так бухгалтер может так сложить или «вывернуть» эту папку, поленившись просто вынуть лист из общей сшивки нужный лист, что рвутся документы или просто вылетают в месте соединения. Это говорит о неаккуратности бухгалтера.

Но если основная информация в документе не была повреждена и видны самые главные сведения из документа, тогда не стоит волноваться. Как пишет ФНС России в  своем письме от 12.02.2015 г. № ГД-4-3-2104@, ошибки в первичных учетных документах, не препятствующие налоговым органам при проведении налоговой проверки идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость и другие обстоятельства документируемого факта хозяйственной жизни, обуславливающие применение соответствующего порядка налогообложения, не являются основанием для отказа в принятии соответствующих расходов в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль.

3) Нельзя прочитать текст. Например, выцветает кассовый чек. Такое часто встречается. Я советую делать копии с оригиналов, пока они «живы». Как пишет Минфин России в письме от 17.09.2008 г. № 03-03-07/22, кассовые чеки признаются для целей налогового учета первичными учетными документами, подтверждающими фактическое осуществление затрат по приобретению за наличный расчет товаров (работ, услуг). При этом, учитывая, что на практике возникают ситуации, когда в результате хранения мастика выцветает и отраженная на кассовом чеке информация становится не видна, считаем возможным подтверждение для целей налогообложения прибыли фактически осуществленных затрат по приобретению за наличный расчет товаров (работ, услуг) ксерокопиями чеков ККТ, заверенными подписью должностного лица и печатью организации с приложением оригинала чека.

4) Бухгалтер или кассир неграмотно внес исправления в кассовый документ.

Необходимо помнить, что в кассовые документы вообще нельзя вносить исправления. Если вы увидели ошибку, то кассовый документ следует переделать.

5) Отсутствуют обязательные реквизиты в первичном документе. Когда вы покупаете у поставщика материалы, товары или иное, следует внимательно смотреть на то, что указано в строке «Наименование товара (работы, услуги)». Если вы покупаете, например, запасные части к компьютеру, то при их покупке необходимо, чтобы в накладной построчно были указаны все детали. Нельзя, чтобы стояла одна фраза «материалы» или «комплектующие», важно расписать наименование каждого отдельного элемента.

Проверяйте подписи на документах. Если будет стоять факсимиле, то попросите поставщика переделать документ и подставить «живые» подписи на документах.

Комментарии

Вы также можете   зарегистрироваться  и/или  авторизоваться  

Имя *

Комментарий *    

Добавить комментарий