Новости / Налогообложение / Как хранить универсальный передаточный документ?
Как хранить универсальный передаточный документ?
Использование одного документа вместо двух требует пересмотра системы документооборота организации
12.12.2014Как сообщило УФНС по Астраханской области, применяя универсальный передаточный документ (УПД), многие налогоплательщики сталкиваются с вопросом, куда подшивать оригинал – в папку со счетами-фактурами или в папку по расчетам с поставщиками? Использование одного документа вместо двух требует пересмотра системы документооборота организации.
Для кого-то привычнее, когда счета-фактуры собраны в одном месте, а первичные учетные документы – в другом. Между тем, в УПД содержится вся необходимая информация. Места для хранения такого документа требуется меньше, чем для двух, которые он объединяет. К тому же никто не обязывает первичный учетный документ подшивать в папку по расчетам с поставщиками. В регистре бухгалтерского учета может быть указан только идентификатор документа. И нигде не установлено, в каком порядке должны храниться документы, в том числе счета-фактуры. Поэтому порядок хранения документов, если они правильно систематизированы, может быть любым. Главное, чтобы по идентификационным признакам можно было быстро найти конкретный документ.
Есть организации, где все УПД подшивают и хранят отдельно. Для внутреннего обращения используют скан-образ нужного УПД, чтобы не искать его каждый раз в хранилище.
Поэтому каждая компания, заменяя два документа одним – УПД, должна решить, где и как их хранить, кто будет отвечать за сохранность и т. д. Все принятые решения, как правило, фиксируются в правилах документооборота организации.



