Чек-лист для проверки электронного документа на юридическую значимость

Согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013 юридическая значимость – это свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера. Документы, участвующие в хозяйственной жизни компании, должны соответствовать определенным требованиям действующего законодательства. При этом не имеет значения, бумажные они или электронные. Важно понимать, что состав требований будет разным. В случае с бумагой достаточно удостовериться в правильности заполнения формы и убедиться в том, что у подписавшего лица было на это право. При работе с электронным аналогом появляется новая составляющая – о ней ниже.

Обратите внимание на метаданные: XML-схему или формат

Метаданные – это информация о другой информации, или данные, относящиеся к дополнительным сведениям об объекте (в нашем случае о документе). Структурированные метаданные называют схемой. Яркий пример – XML. Кстати, все утвержденные на сегодняшний день форматы электронных документов это ни что иное, как XML-схемы. Другими словами, формат – это структурированные метаданные или информация, описывающая документ, и позволяющая информационным системам работать с ним.

Исходя из этого, все электронные документы принято делить на неформализованные и формализованные – те, для которых существует XML-схема. Перечислю их:

●    счет-фактура Приказ ФНС РФ от 24.03.2016 года №ММВ-7-15/155@;

●    корректировочный счет-фактура Приказ ФНС России от 13.04.2016 года №ММВ-7-15/189@;

●    документ о передаче товаров (аналог ТОРГ-12) Приказ ФНС РФ от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@;

●    документ о передаче результатов работ/об оказании услуг (аналог акта выполненных работ) Приказ ФНС РФ от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@;

●    универсальный передаточный документ Приказ ФНС РФ от 24.03.2016 №ММВ-7-15/155@;

●    универсальный корректировочный документ Приказ ФНС России от 13.04.2016 №ММВ-7-15/189@.

Обязательными для применения являются форматы электронного счета-фактуры и его корректировки, утвержденные Приказами ФНС РФ от 24.03.2016 года №ММВ-7-15/155@ и от 13.04.2016 №ММВ-7-15/189@ соответственно:

Счет-фактура в формате XML

Все остальные форматы рекомендованы налоговой службой и необязательны к применению. XML-схемы можно разрабатывать самостоятельно, но помните, что использовать готовые гораздо удобнее, так как они уже поддерживаются операторами ЭДО счетов-фактур, а значит, вы экономите трудозатраты вашего бизнеса.

Чтобы проверить, соответствует ли формат установленным законодательством требованиям, просто загрузите документ в сервис оператора ЭДО счетов-фактур. В случае несоответствия появится сообщение об ошибке.

Таким образом, юридически значимый электронный документ должен соответствовать утвержденному действующим законодательством формату.

Встречают не по одежке, а по форме: всё ли заполнено по правилам?

Любая информационная система работает именно с форматом документа, то есть с его XML-схемой. Человеку тяжело воспринимать набор символов, тем более сложно работать в таком режиме с документами. Для удобства конечного пользователя существует форма электронного документа – такое его отображение, которое мы привыкли всегда видеть:

Форма электронного счета-фактуры однозначно соответствует формату (изображение выше), но представлена в удобном для работы виде

К формам и правилам их заполнения также установлены требования:

●    Форма счета-фактуры обязательна к применению и утверждена Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 №1137.

●    Форма первички должна содержать ряд обязательных реквизитов, обозначенных в ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете».

Чтобы раз и навсегда разобраться в понятиях, рекомендую ознакомиться со статьей «Форматы и формы электронных документов. В чем разница?»

Проверить правильность заполнения поможет сервис оператора ЭДО счетов-фактур. При создании документа в веб-клиенте или при его загрузке в систему (в случае работы через интеграционное решение) сервис подскажет, какие исправления необходимо внести, чтобы документ соответствовал всем действующим требованиям.

Электронная подпись в законе

Подпись – неотъемлемый реквизит юридически значимого документа. Отношения в области использования электронной подписи (далее – ЭП) регулирует Федеральный закон «Об электронной подписи». Российское законодательство определяет три вида ЭП:

●    простая,

●    усиленная неквалифицированная,

●    усиленная квалифицированная.

Сертификат ЭП

Выбор вида подписи зависит от требований действующего законодательства и/или условий соглашения, заключенного между контрагентами. Для подписания электронных счетов-фактур используется исключительно усиленная квалифицированная ЭП – данное требование зафиксировано в Налоговом кодексе РФ. При работе с первичкой допускается использование любой подписи.

О том, как проверить подлинность электронной подписи третьей стороной, вы можете узнать из статьи моего коллеги Ивана Агапова.

Интересно, что во Франции Гражданский кодекс предполагает презумпцию подлинности любой ЭП, пока не будет доказано обратное. При соблюдении ряда требований, которые предъявляет к ЭП действующее законодательство. Об этом в своем блоге подробно написала Наталья Храмцовская, ведущий эксперт по управлению документацией в компании «Электронные Офисные Системы». К сожалению, российское законодательство ничего подобного не предлагает.

***

Подведем итоги. Электронный документ признается юридически значимым, если:

1.     Формат соответствует всем требованиям действующего законодательства в случае его обязательного применения.

2.     Документ оформлен в соответствии со всеми требованиями и правилами заполнения.

3.     Электронная подпись корректна, выбран подходящий вид. Лицо, подписавшее документ, обладало соответствующим правом на момент подписания.

Читайте другие материалы Synerdocs:

●    Почему в суд выгодно представлять именно электронные документы?

●    Как подать электронные документы в арбитражный суд? Руководство к действию

●    ТОП-5 трудностей представления электронных документов в суд

Рекомендую также посмотреть вебинар Synerdocs «Электронные документы в суде: от представления до решения» от 27 сентября 2017 года. Вы узнаете, как подать исковое заявление и доказательства с помощью системы «Мой арбитр», почему работник суда может вернуть сканы или электронные документы и откроете для себя много другой полезной информации.