Порядок отражения расходов по командировкам в РСВ

В организации работники регулярно ездят в командировки на служебном автомобиле. Длительность командировок может составлять от одного до нескольких дней.

При однодневных командировках работникам возмещаются затраты по закупке ГСМ. При командировках продолжительностью более одного дня возмещаются затраты по закупке ГСМ, найму жилья, выплачиваются суточные в размере 700 рублей.

Работники заправляют служебные автомобили и оплачивают проживание самостоятельно, организация производит возмещение расходов.

В письме Минфина России от 23.10.2017 N 03-15-06/69146 говорится, что при заполнении расчета по страховым взносам следует учитывать документально подтвержденные командировочные расходы, в том числе суточные в пределах нормы.

Разъяснения, содержащиеся в данном письме, относятся ко всем организациям? Если относятся ко всем организациям, то какие расходы необходимо отразить в расчете по страховым взносам? Нужно ли расходы отражать при заполнении справки по форме 2-НДФЛ и в расчете по форме 6-НДФЛ?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:

Разъяснения о заполнении расчета по страховым взносам, представленные в названном Вами письме Минфина России, справедливы для всех организаций.

Применительно к рассматриваемой ситуации вопрос о необходимости отражения возмещения расходов на ГСМ в расчете по страховым взносам может быть решен в зависимости от того, каким образом организация классифицирует затраты на ГСМ за период использования работниками служебного транспорта в командировке. Если организация относит возмещение расходов на ГСМ в состав расходов на содержание служебного транспорта, то возмещение возможно не отражать в расчете по страховым взносам. Если же организация относит возмещение расходов на ГСМ в состав расходов на командировки, то его следует отразить в расчете по страховым взносам в составе выплат и иных вознаграждений, исчисленных в пользу физических лиц, и одновременно в составе сумм, не подлежащих обложению страховыми взносами.

Суточные и возмещение расходов по найму жилого помещения необходимо отражать в расчете по страховым взносам (в составе выплат и иных вознаграждений, исчисленных в пользу физических лиц, и в составе сумм, не подлежащих обложению страховыми взносами).

В рассматриваемой ситуации суточные, возмещение расходов на ГСМ и по найму жилого помещения в справке по форме 2-НДФЛ и в расчете по форме 6-НДФЛ не отражаются.

Обоснование позиции:

Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ).

В соответствии со ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

- расходы по проезду;

- расходы по найму жилого помещения;

- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Страховые взносы

В соответствии с пп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ объектом обложения страховыми взносами для плательщиков, указанных в абзацах втором и третьем пп. 1 п. 1 ст. 419 НК РФ, если иное не предусмотрено ст. 420 НК РФ, признаются выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования (за исключением вознаграждений, выплачиваемых лицам, указанным в пп. 2 п. 1 ст. 419 НК РФ) в рамках, в частности, трудовых отношений.

Согласно п. 1 ст. 421 НК РФ база для исчисления страховых взносов для плательщиков, указанных в абзацах втором и третьем пп. 1 п. 1 ст. 419 НК РФ, определяется по истечении каждого календарного месяца как сумма выплат и иных вознаграждений, предусмотренных п. 1 ст. 420 НК РФ, начисленных отдельно в отношении каждого физического лица с начала расчетного периода нарастающим итогом, за исключением сумм, указанных в ст. 422 НК РФ.

Статьей 422 НК РФ предусмотрено, в частности, что:

- не подлежат обложению страховыми взносами для плательщиков, указанных в пп. 1 п. 1 ст. 419 НК РФ, все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, в том числе в связи с переездом на работу в другую местность, за исключением выплат в денежной форме за работу с тяжелыми, вредными и (или) опасными условиями труда, кроме компенсационных выплат в размере, эквивалентном стоимости молока или других равноценных пищевых продуктов, выплат в иностранной валюте взамен суточных, предусмотренных п. 3 ст. 217 НК РФ, российскими судоходными компаниями членам экипажей судов заграничного плавания, выплат в иностранной валюте личному составу экипажей российских воздушных судов, выполняющих международные рейсы, а также компенсационных выплат за неиспользованный отпуск, не связанных с увольнением работников (абзац десятый пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ);

- при оплате плательщиками расходов на командировки работников как в пределах территории РФ, так и за пределами территории РФ не подлежат обложению страховыми взносами суточные, предусмотренные п. 3 ст. 217 НК РФ, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, расходы на оплату услуг связи, взносы за выдачу (получение) и регистрацию служебного заграничного паспорта, взносы за выдачу (получение) виз, а также расходы на обмен наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту (п. 2 ст. 422 НК РФ).

В упомянутом Вами письме Минфина России от 23.10.2017 N 03-15-06/69146 (далее - Письмо N 03-15-06/69146) рассматривался вопрос о признании суммы фактически произведенных и документально подтвержденных расходов на командировку работников и суммы компенсации за использование работниками личного автотранспорта в служебных целях выплатами в пользу работников организации и о заполнении расчета по страховым взносам.

Минфин России отметил, что:

- объектом обложения страховыми взносами на основании пп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ являются все выплаты в пользу работника, производимые в связи с наличием трудовых отношений между работником и организацией, в том числе и оплата организацией командировочных расходов работника и компенсационные выплаты за использование работником личного автотранспорта в служебных целях;

- исходя из положений ст. 422 НК РФ, не подлежит обложению страховыми взносами оплата организацией расходов на командировку работника (суточные, предусмотренные п. 3 ст. 217 НК РФ, и фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, расходы по найму жилого помещения и др.), а также установленнаяст. 188 ТК РФ компенсация, выплачиваемая организацией работнику за использование им личного автотранспорта в служебных целях, в размере, определяемом соглашением между организацией и таким работником;

- база для исчисления страховых взносов определяется как сумма всех выплат и иных вознаграждений в пользу работника за минусом сумм, перечисленных в ст. 422 НК РФ, в том числе суточных, предусмотренных п. 3 ст. 217 НК РФ, и фактически произведенных и документально подтвержденных командировочных расходов, а также упомянутых компенсационных выплат в размере, предусмотренном в вышеназванном соглашении.

Форма расчета по страховым взносам (далее также - Расчет), порядок его заполнения (далее - Порядок), а также формат представления расчета по страховым взносам в электронной форме утверждены приказом ФНС России от 10.10.2016 N ММВ-7-11/551@.

В соответствии с Порядком (письмо ФНС России от 08.08.2017 N ГД-4-11/15569@, смотрите также письма ФНС России от 24.11.2017 N ГД-4-11/23829@, от 31.08.2017 N БС-4-11/17291@, от 14.07.2017 N ГД-4-11/15913):

- в соответствующих строках и графах Расчета отражают суммы выплат и иных вознаграждений, поименованные в п.п. 1 и 2 ст. 420 НК РФ;

- суммы выплат и иных вознаграждений, поименованные в п.п. 4-7 ст. 420 НК РФ, не признаются объектом обложения страховыми взносами и, соответственно, не отражаются в Расчете;

- суммы выплат и иных вознаграждений, не подлежащие обложению страховыми взносами в соответствии со ст. 422 НК РФ, в соответствии с Порядком подлежат отражению в Расчете;

- плательщиками в Расчете отражается база для исчисления страховых взносов, рассчитанная в соответствии со ст. 421 НК РФ как разность между начисленными суммами выплат и иных вознаграждений, которые включаются в объект обложения страховыми взносами в соответствии с п.п. 1 и 2 ст. 420 НК РФ, и суммами, не подлежащими обложению страховыми взносами в соответствии со ст. 422 НК РФ.

В этой связи мы полагаем, что разъяснения о заполнении Расчета, представленные в Письме N 03-15-06/69146, справедливы для всех организаций (смотрите также письмо ФНС России от 24.11.2017 N ГД-4-11/23829@).

Применительно к рассматриваемой ситуации в части расходов на ГСМ следует иметь в виду, что в Письме N 03-15-06/69146 вопрос касался суммы компенсации за использование работниками личного автотранспорта в служебных целях. В рассматриваемом же случае работники используют служебные автомобили.

Если руководствоваться представленными в Письме N 03-15-06/69146 разъяснениями о том, что объектом обложения страховыми взносами на основании пп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ являются все выплаты в пользу работника, производимые в связи с наличием трудовых отношений между работником и организацией, то формально при возмещении затрат на ГСМ осуществляется выплата в пользу работника, производимая в связи с наличием трудовых отношений между работником и организацией. В таком случае суммы возмещения затрат на ГСМ следует отражать в Расчете в составе выплат и иных вознаграждений, исчисленных в пользу физических лиц, и в составе сумм, не подлежащих обложению страховыми взносами на основании ст. 422 НК РФ.

В то же время необходимо учитывать, что по своей природе расходы на приобретение ГСМ для служебного транспорта могут быть отнесены к собственным расходам организации - расходам на содержание служебного транспорта (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Приобретая в командировке ГСМ, работник действует прежде всего в интересах организации (ГСМ приобретается для организации подотчетным лицом).

Подотчетные денежные средства, по общему правилу, не являются выплатой или иным вознаграждением в пользу работника, подлежащим обложению страховыми взносами по смыслу пп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ (смотрите также постановления Президиума ВАС РФ от 03.02.2009 N 11714/08, Арбитражного суда Московского округа от 23.12.2016 N Ф05-12835/16 по делу N А40-179512/2015). Казалось бы, это дает основания считать возможным возмещение затрат на ГСМ при использовании командированными работниками служебного транспорта не отражать в расчете по страховым взносам, но официальных разъяснений по данному вопросу нами не обнаружено.

При этом по своему экономическому смыслу расходы, связанные с содержанием служебного транспорта во время поездки командированного работника, могут быть отнесены и к командировочным расходам (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ), поскольку они связаны с проездом работника к месту командировки и обратно. Прямого запрета на отнесение таких расходов к расходам на командировки нет.

На наш взгляд, вопрос о необходимости отражения возмещения расходов на ГСМ в расчете по страховым взносам в рассматриваемой ситуации может быть решен в зависимости от того, каким образом организация классифицирует затраты на ГСМ за период использования работниками служебного транспорта в командировке. Если организация относит возмещение расходов на ГСМ в состав расходов на содержание служебного транспорта (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ), то возмещение возможно не отражать в расчете по страховым взносам. Если же организация относит возмещение расходов на ГСМ в состав расходов на командировки (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ), то его следует отразить в расчете по страховым взносам в составе выплат и иных вознаграждений, исчисленных в пользу физических лиц, и одновременно в составе сумм, не подлежащих обложению страховыми взносами.

В отношении суточных и возмещения расходов по найму жилого помещения организации следует учитывать положения Порядка, а также разъяснения Минфина России и ФНС России, то есть отражать данные суммы в расчете по страховым взносам (в составе выплат и иных вознаграждений, исчисленных в пользу физических лиц, и одновременно в составе сумм, не подлежащих обложению страховыми взносами).

НДФЛ

Согласно п. 2 ст. 230 НК РФ налоговые агенты по НДФЛ представляют в налоговый орган по месту своего учета:

- документ (форма 2-НДФЛ), содержащий сведения о доходах физических лиц истекшего налогового периода и суммах НДФЛ, исчисленного, удержанного и перечисленного в бюджетную систему РФ за этот налоговый период по каждому физическому лицу, ежегодно не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом, по форме, форматам и в порядке, которые утверждены федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов, если иное не предусмотрено п. 4 ст. 230 НК РФ;

- расчет сумм НДФЛ, исчисленных и удержанных налоговым агентом (форма 6-НДФЛ), за первый квартал, полугодие, девять месяцев - не позднее последнего дня месяца, следующего за соответствующим периодом, за год - не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом, по форме, форматам и в порядке, которые утверждены федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов.

Объектом налогообложения НДФЛ признается доход, полученный налогоплательщиками (ст. 209 НК РФ):

- от источников в РФ и (или) от источников за пределами РФ - для физических лиц, являющихся налоговыми резидентами РФ;

- от источников в РФ - для физических лиц, не являющихся налоговыми резидентами РФ.

При определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со ст. 212 НК РФ (п. 1 ст. 210 НК РФ).

Доходом для целей исчисления НДФЛ признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, определяемая в соответствии с главой 23 НК РФ (п. 1 ст. 41 НК РФ).

В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат налогообложению (освобождаются от налогообложения) НДФЛ все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов).

При оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, оплате услуг связи, получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз, а также расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту. При непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке.

Доходы, не подлежащие налогообложению (освобождаемые от налогообложения) НДФЛ, перечисленные в ст. 217 Кодекса, не отражаются в справке по форме 2-НДФЛ (письмо Минфина России от 18.04.2012 N 03-04-06/8-118) и в расчете по форме 6-НДФЛ (письма ФНС России от 01.11.2017 N ГД-4-11/22216@, от 01.08.2016 N БС-4-11/13984@, от 24.03.2016 N БС-4-11/5106, от 23.03.2016 N БС-4-11/4901, от 23.03.2016 N БС-4-11/4900@).

Таким образом, в рассматриваемой ситуации суточные, возмещение расходов на ГСМ и по найму жилого помещения в справке по форме 2-НДФЛ и в расчете по форме 6-НДФЛ не отражаются.

ГАРАНТ

Комментарии

Вы также можете   зарегистрироваться  и/или  авторизоваться  

Имя *

Комментарий *    

Добавить комментарий