Что поправить в учете, если компания выставила счет-фактуру с большой задержкой?

По общему правилу счет-фактуру надо выписать в течение пяти календарных дней с момента реализации (п. 3 ст. 168 НК РФ). Однако никаких инструкций на случай, когда счет-фактура оформлен позже, нет. Допустим, продавец передал покупателю при отгрузке только накладную, а счет-фактуру решил составить позже, а затем и вовсе забыл о нем.

Если вспомнили об этом в том же квартале, то исправить ситуацию удастся без последствий. Счет-фактуру оформите в нужный срок, зарегистрируете в журнале учета и в книге продаж. Но что делать, если ошибку обнаружили в одном из следующих кварталов? То есть в доходах при расчете налога на прибыль эту отгрузку учли, а в декларации по НДС – нет. Разберемся.

Решите, какой датой оформить счет-фактуру

Для начала надо оформить счет-фактуру. Правда, непонятно, какую дату указать в документе. С одной стороны, вы оформляете документ текущим числом, которое и должно быть в счете-фактуре. Но с другой стороны, документ относится к отгрузке, которая была в предыдущем периоде. Так что логично указать прошлую дату. Официальных инструкций для такой ситуации нет. Поэтому советую определить порядок действий самостоятельно. И закрепить его в учетной политике.

Что важно учесть, оформляя счет-фактуру с опозданием

Сразу скажу, что для продавца совершенно не важно, какой датой выставлять счет-фактуру в данном случае. Ему ничего не грозит. А вот к покупателю могут быть претензии, когда он заявит вычет НДС по этой отгрузке. Надо его об этом предупредить. А заодно выяснить, не принял ли он уже эту сумму к вычету. Ведь на практике покупатели нередко получают счета-фактуры позже, чем сдают отчетность по НДС. Но все же учитывают эти суммы в квартале отгрузки, так как знают, что документы они в любом случае получат.

Если покупатель уже принял к вычету НДС в период отгрузки, составьте счет-фактуру на дату реализации. Так, пятидневный срок, в течение которого надо оформить документ, не будет нарушен. Это плюс. Однако собьется нумерация документов. Но за это никаких штрафов не предусмотрено. К покупателю же будут вопросы. Счет-фактура с неверным номером не дает права на вычет, считают инспекторы. Но их мнение можно оспорить в суде. Пример выигрышного дела – постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 29 января 2013 г. по делу № А01-2107/2011.

Есть вариант – номер вообще не указывать. Но и в этом случае налоговики не пойдут навстречу. Но на поддержку судей рассчитывать можно (постановление ФАС Центрального округа от 8 апреля 2013 г. по делу № А14-7612/2011).

Сейчас в спорах с инспекторами надо будет пройти обязательное досудебное обжалование. Можно привести данные постановления в свою защиту. Но даже если УФНС компанию не поддержит, есть смысл настоять на своем в суде.

Теперь рассмотрим, что будет, если покупатель не заявил вычет, но планирует это сделать после получения счета-фактуры. В таком случае укажите в документе текущую дату. Срок выставления счета-фактуры будет нарушен – с момента отгрузки прошло явно больше пяти дней. Зато нумерация будет в порядке. Покупатель же рискует потерять вычет и при таком подходе. А судьи не всегда на стороне налогоплательщиков, которые хотят получить вычет по счету-фактуре, оформленному с нарушением срока. К примеру, выигрышное дело № А26-9024/2011 описано в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 25 октября 2012 года. Проигрышное – в  постановлении ФАС Поволжского округа от 19 мая 2011 г. по делу № А65-20359/2010.

Внесите запись в журнал учета

Все выставленные счета-фактуры надо регистрировать в части 1 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур в хронологическом порядке (п. 3 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137).

Порядок регистрации забытых документов компания определяет самостоятельно. Ведь в указанных правилах не описан тот случай, когда счет-фактура вовремя не зарегистрирован. Подобные разъяснения давали в Минфине России – письмо от 2 июля 2013 г. № 03-07-09/25177. И хотя речь в них шла о полученных, а не выставленных счетах-фактурах, приведенную логику можно использовать и в рассматриваемой ситуации. Такой порядок лучше оформить как дополнение к учетной политике.

Таким образом, счет-фактуру с текущей датой зарегистрируйте в журнале учета за текущий же квартал. А документ, оформленный задним числом – в журнале за прошлый период. Можно сформировать журнал заново или, если такой возможности нет, внести исправление в конце списка: сделать сноску, отметку, оформить пояснение. Словом, на ваше усмотрение. Главное, чтобы было понятно, что счет-фактура в журнале учтен.

К тому же за нарушение порядка регистрации счетов-фактур в журнале компании ничего не грозит. Не должны по этой причине отказывать в вычете и вашему покупателю, хотя на практике такое бывает. Но судьи не связывают право на вычет с правилами документооборота продавца, поэтому налогоплательщики выигрывают такие споры (постановления ФАС Московского округа от 18 июля 2013 г. по делу № А40-33819/12-20-159, ФАС Уральского округа от 20 января 2011 г. № Ф09-10858/10-С2).

Комментарий редакции

Как определить дату отгрузки

Официального порядка, по которому нужно определять дату реализации, законодательством не установлено. Как следует из разъяснений чиновников, за основу надо брать дату первого по времени первичного документа, составленного в адрес покупателя или перевозчика для доставки товаров. То есть если при отгрузке вы первым делом оформляете накладную для покупателя, то ее дату и надо считать днем реализации (письма Минфина России от 9 ноября 2011 г. № 03-07-09/40, ФНС России от 13 декабря 2012 г. № ЕД-4-3/21217@).

Исправьте книгу продаж

Независимо от даты счета-фактуры надо исправить книгу продаж за тот квартал, в котором была отгрузка. Чтобы внести изменения в этот документ, надо заполнить дополнительный лист. Его форма утверждена в приложении № 5 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137.

Подайте уточненку и доплатите НДС

Уточненку надо подавать всякий раз, когда вы обнаружили, что в первичной декларации какие-либо сведения не отражены или отражены неточно, что привело к занижению налога (п. 1 ст. 54, п. 1 ст. 81 НК РФ). В нашем случае – сведения об отгрузке. А чтобы инспекторы не выписали штраф по статье 122 НК РФ, доплатите налог и пени до того, как сдадите уточненку.

Статья подготовлена нашими коллегами

из журнала «Семинар для бухгалтера».

Комментарии

Вы также можете   зарегистрироваться  и/или  авторизоваться  

Имя *

Комментарий *    

Добавить комментарий