Логин или email Регистрация Пароль Я забыл пароль


Войти при помощи:

Аналитика / Налогообложение / Памятка по безопасному учету расходов, связанных со служебным автомобилем

Памятка по безопасному учету расходов, связанных со служебным автомобилем

Когда учет будет самым простым: Если расходы на ГСМ списывать в пределах норм, разработанных Минтрансом России либо рекомендованных заводом-изготовителем. А проблем с вычетами по НДС не будет, если подотчетнику сразу выдать доверенность на покупку топлива, оплату мойки и шиномонтажа. 

Какие документы почитать: Распоряжение Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р«О введении в действие методических рекомендаций», приказ Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152«Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов»

10.05.2012
журнал «Главбух»
Автор: Р. Тимохин

Если ваша компания на «упрощенке»

Выводы и рекомендации, приведенные в данной статье, пригодятся «упрощенщикам» с объектом «доходы минус расходы».

Компания приобрела автомобиль, например микроавтобус, чтобы развозить товары клиентам. Или седан представительского класса для поездок директора. Конечно, покупкой автомобиля расходы не ограничатся. Взять хотя бы бензин. А еще страховка, техосмотр, шиномонтаж. Вам, как бухгалтеру, важно все эти расходы на обслуживание авто учесть с выгодой для компании. Да и так, чтобы у налоговиков не возникло претензий.

Это первый автомобиль в вашей компании? Тогда напомним, что такое имущество вы будете отражать в составе основных средств. Большинство легковушек входит в третью амортизационную группу со сроком полезного использования свыше трех лет и до пяти лет включительно. При этом в первоначальную стоимость вы включите не только цену покупки, но и плату за дополнительное оборудование, которое установят в салоне. Безопаснее будет отнести туда и госпошлину за регистрацию машины в ГИБДД. Подробнее о том, что включать в первоначальную стоимость имущества в различных ситуациях, читайте в этом номере журнала в статье «Какие затраты включать в первоначальную стоимость основного средства, чтобы не было штрафа».

Если же ваша компания покупает уже не первый автомобиль, наши советы вам тоже пригодятся. Проверьте, не закралась ли где в учете затрат по автомобилю ошибка.

Как безопасно учитывать расходы на страхование

Скорее всего ваша компания уже оплатила полис ОСАГО. Если же этого еще не сделали, то со дня на день вам принесут квитанции или вы сами оформите соответствующую платежку. Причина проста. Уплаченная страховая премия по договору ОСАГО, по сути, первый вид затрат после платы за саму машину. Такие издержки возникают еще до того, как на машине выезжают из автосалона. Ведь без полиса «автогражданки» ездить вообще нельзя. Вдобавок довольно часто компании заключают договоры добровольного страхования от ущерба и угона — полисы КАСКО.

Так вот, и в том и другом случае в налоговом учете речь идет о прочих расходах. Причем затраты на обязательную «автогражданку» учитывайте в пределах тарифов, установленных постановлением Правительства РФ от 8 декабря 2005 г. № 739.

Плату же за добровольное страхование имущества списывайте в фактическом размере. Данное правило закреплено в пункте 3 статьи 263 Налогового кодекса РФ.

Обычно полисы страхования (и ОСАГО, и КАСКО) покупают на год. То есть больше чем на один отчетный период по налогу на прибыль. Да и оплачивают премии сразу. Поэтому расходы вы будете учитывать равномерно в течение срока действия страховки и пропорционально количеству календарных дней в квартале (или месяце). Данные правила закреплены в пункте 6 статьи 272 Налогового кодекса РФ.

А если взносы уплачены в рассрочку? Тогда затраты списывайте равномерно в течение срока, за который уплачена часть страховой премии (например, полугодие или квартал) пропорционально количеству календарных дней в отчетном периоде.

Бывает, еще приобретают полисы расширенной автогражданской ответственности (ДСАГО). Но будьте внимательны. Такие затраты списывать при расчете налога на прибыль нельзя. Этого просто не позволяют нормы главы 25 Налогового кодекса РФ.

К слову сказать, услуги по страхованию НДС не облагаются. Об этом сказано в подпункте 7 пункта 3 статьи 149 кодекса. Так что к вычету ставить нечего.

О чем стоит помнить, списывая расходы на ГСМ

Теперь про покупку топлива. Такие расходы у вас будут возникать чаще всего. И появятся они сразу же после покупки машины — в баке нового автомобиля, как правило, лишь пара-тройка литров бензина, чтобы хватило доехать до ближайшей заправки.

Тут сразу скажем, что средства, истраченные на ГСМ, относят к материальным расходам на основании подпункта 5 пункта 1 статьи 254 Налогового кодекса РФ. Либо к прочим, руководствуясь подпунктом 11 пункта 1 статьи 264 кодекса. Об этом сказано в письме Минфина России от 10 июня 2011 г. № 03-03-06/4/67. А вот в каком размере и как их подтвердить документально — расскажем подробно дальше.

В каком размере учитывать расходы на топливо

Вообще есть нормы расхода топлива. Они введены в действие распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р. Чиновники требуют списывать расходы на ГСМ именно в пределах этих лимитов. Хотя заметим, что в Налоговом кодексе РФ об этом прямо не сказано. Так что вы, конечно, можете проигнорировать позицию контролеров, но тогда будьте готовы спорить с ними в суде.

Нормируя же топливные затраты, вы можете столкнуться вот с какой проблемой. Изменения в распоряжение № АМ-23-р ни разу не вносили. В то же время многие автопроизводители существенно обновили свой модельный ряд с 2008 года. Получается, что для многих современных машин норм Минтранса вообще нет. Как быть в такой ситуации? В Минфине России считают, что тут можно руководствоваться соответствующей технической документацией и (или) информацией производителя машины. А в дальнейшем необходимо обратиться в специализированную организацию, которая разработает нормы конкретно для автомобиля вашей компании. Об этом — письмо ведомства от 22 июня 2010 г. № 03-03-06/4/61.

Правда, финансисты не уточняют, насколько быстро нужно подавать запрос на разработку норм. Так что все эти моменты имеет смысл отобразить во внутреннем приказе в свободной форме (его образец смотрите ниже).

А для вашего удобства схему учета расходов на ГСМ мы изобразили ниже.

Как учитывать расходы на бензин

Как подтвердить расходы на ГСМ

Чтобы учесть затраты на бензин и поставить к вычету НДС с его стоимости, нужен путевой лист. Это основной первичный документ, который оформляют на каждый автомобиль отдельно.

Осторожно!

Если заполнить путевой лист с ошибками, налоговики снимут расходы на топливо и вычеты по НДС.

Шаблоны «путевок» есть в постановлении Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78, но они обязательны только для автотранспортных предприятий. Если ваша компания таковой не является, можете разработать бланк путевого листа самостоятельно. Главное, чтобы в нем были реквизиты, предусмотренные приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152. Мы их перечислили в таблице ниже. Вы можете добавить и дополнительные сведения. Будьте внимательны. Если заполнить документ с ошибками, налоговики снимут расходы на топливо и вычеты НДС. Отменить такое решение инспекторов, как правило, удается только в суде.

Эти реквизиты обязательно должны быть в путевом листе

Реквизит путевого листа Как заполнить
Наименование и номер Здесь укажите тип транспортного средства (например, путевой лист легкового автомобиля). В шапке документа — номер в соответствии с принятой вами системой нумерации. Плюс поставьте печать или штамп организации
Сведения о сроке действия Это может быть один день. Тогда укажите дату (число, месяц, год), когда путевой лист можно использовать. А может быть и другой срок: не больше месяца. Тогда ставьте даты его начала и окончания
Сведения о собственнике транспортного средства Впишите наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона вашей компании
Сведения о транспортном средстве Обязательно отразите:

— тип транспортного средства (легковой, грузовой автомобиль и др.) и его модель. А также модель прицепа (полуприцепа), если есть;

— государственный регистрационный знак;

— показания одометра (полные км пробега) при выезде машины из гаража и заезде в гараж;

— дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда автомобиля или автобуса с места постоянной стоянки и заезда на нее

Сведения о водителе Тут вписывают фамилию, имя, отчество водителя. Еще закон требует, чтобы была отметка медработника о прохождении водителем предрейсового и послерейсового медосмотров. Понятно, что на практике мало кто выполняет подобные правила. Отметку в путевых листах может поставить, к примеру, начальник транспортного отдела. Но если вы хотите соблюсти формальность и быть готовым к проверке, советуем запастись договором подряда с медработником или пусть он у вас числится внешним совместителем
Маршрут следования автомобиля Вообще это необязательные сведения. Но если хотите избежать споров с налоговиками, лучше напишите конкретный пункт назначения и место отправки. Записи типа «поездки по городу» нежелательны. Кроме того, должны быть время выезда, прибытия и километраж на протяжении всего маршрута следования

А как часто заполнять путевые листы? Делать это ежедневно необязательно. Но в любом случае максимальный срок жизни «путевки» составляет один месяц. При этом нужно регистрировать оформленные листы в специальном журнале. Его типовая форма (№ 8) есть в том же постановлении Госкомстата России № 78.

На что обратить внимание, рассчитываясь за ГСМ разными способами

Немаловажно также и то, каким образом ваша компания оплачивает топливо. Есть три способа: наличными (см. схему ниже), талонами и по топливной карте.

Как считать налоги, если сотрудники компании покупают бензин за наличные

*Арбитражные судьи считают, что НДС можно поставить к вычету без счета-фактуры. Достаточно одного кассового чека (см., например, постановление Президиума ВАС РФ от 13 мая 2008 г. № 17718/07).

Между талонами и картами много общего. Они бывают двух видов: денежные — на определенный лимит стоимости ГСМ, и литровые — на конкретный объем бензина. В первом случае талоны учитывайте как бланки строгой отчетности (счет 006), а во втором — как денежные документы (субсчет 3 к счету 50). А вот для топливных карт это неактуально. Независимо от типа карты все расчеты по приобретению топлива ведут на счете 60.

Еще по этой теме

О том, как правильно учитывать денежные документы, читайте в статье «Удобная памятка, которая поможет правильно учитывать денежные документы», опубликованной в журнале «Главбух» № 7, 2012.

Обратите внимание: расходы на топливо можно списать только после фактической заправки. Также нужно дождаться, пока водитель отчитается за полученные талоны. То есть принесет в бухгалтерию авансовый отчет. А к отчету приложит путевой лист, чеки АЗС и использованные талоны. Дело в том, что при оплате поставщику происходит выдача аванса.

Что касается топливных карт, то понадобятся также документы от поставщика. Это акт и подробный отчет о том, когда, сколько и какие ГСМ были отпущены. Зато авансовые отчеты оформлять не нужно.

НДС же в случае с талонами и картами можно принять к вычету по общим правилам. То есть уже в периоде, когда перечислили аванс.

В дальнейшем же восстановите налог с предоплаты. А также поставьте его к вычету целиком уже после того, как поставщик (продавец талонов или карт) предоставит счет-фактуру по всему отгруженному топливу.

Как учесть другие регулярные расходы на транспорт

Есть еще несколько видов достаточно частых автозатрат. Во-первых, это мойка и стоянка. Во-вторых, это плата за шиномонтаж, а также покупка новых шин. В-третьих, это периодическое техобслуживание и техосмотр.

Объединяет все эти траты то, что каких-либо специальных требований к их учету нет. То, как отражать подобные издержки, мы описали в таблице ниже.

Что делать с дополнительными расходами на содержание транспорта

Вид затрат Как учитывать при расчете налога на прибыль Что делать с НДС
Мойка и стоянка Учитывайте как прочие расходы на основании подпункта 11 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Как правило, такие услуги организации оплачивают через подотчетных работников. Так что у сотрудника должен быть на руках чек ККТ и желательно товарный чек. При этом убедитесь, что в бланке помимо прочих реквизитов значатся марка и госномер обслуживаемого автомобиля. Расходы подотчетников признавайте на дату утверждения авансового отчета. В то же время плату за штрафстоянку учесть нельзя. Ведь эти вынужденные траты возникли из-за того, что работник компании нарушил Правила дорожного движения. Значит, расход не может считаться обоснованным. Если исполнитель (продавец) на общем режиме, то налог поставьте к вычету по общим правилам. И проверьте, чтобы счет-фактура был оформлен по всем правилам. Если же мойка (парковка, автосервис) на «упрощенке» или является плательщиком ЕНВД, тогда и НДС вашей компании никто не предъявит
Шиномонтаж и покупка новых шин, а также дисков для них Плату за данные услуги также отнесите к прочим расходам в силу подпункта 11 пункта 1 статьи 264 кодекса. Стоимость нового комплекта шин, а также дисков для них спишите как материальные расходы (подп. 2 п. 1 ст. 254 Налогового кодекса РФ). Либо включите в расходы на содержание и эксплуатацию служебного транспорта как прочие
Периодическое техническое обслуживание Плату за техобслуживание отнесите на прочие расходы на основании подпункта 11 пункта 1 статьи 264 кодекса. Аналогичным образом учтите и стоимость тех деталей, которые пришлось заменить. Проходить техобслуживание нужно минимум раз в год. Или чаще, если у машины большой пробег. Подтвердят расходы заказ-наряд, акт выполненных работ и платежка либо кассовый чек
«Набор автомобилиста» Стоимость аптечек, огнетушителей и знаков «аварийки» учитывайте в составе расходов на содержание служебного транспорта в соответствии с подпунктом 11 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ
Техосмотр Все расходы, связанные с техосмотром, списывают как прочие. Только пошлину в размере 300 руб. за талон вы учтете в том периоде, когда она начислена. А оплату за сами работы — уже в день, когда проходят техосмотр. Таковы требования пункта 7 статьи 272 кодекса. Сроки прохождения техосмотра для разных видов транспорта приведены в статье 15 Федерального закона от 1 июля 2011 г. № 170-ФЗ Если оператор не аккредитован в установленном порядке и у него есть договор с МВД России, то НДС можно поставить к вычету по общим правилам

Главное, о чем важно помнить

1 Плату за полисы ОСАГО и КАСКО нельзя списывать сразу. Такие расходы нужно распределять в течение срока страховки.

2 Расходы на ГСМ безопаснее учитывать в пределах норм, разработанных Минтрансом России. Если же лимиты чиновники не утвердили, можно пользоваться данными изготовителя, а впоследствии обратиться в научную организацию для разработки нормативов.

3 Для покупки топлива за наличные лучше выдать подотчетнику доверенность. Это поможет избежать проблем с вычетами по НДС.

Разместить:

Вы также можете   зарегистрироваться  и/или  авторизоваться  

   

НДС
  • 06.12.2016   Налогоплательщик, заключающий сделки по приобретению товара (выполнению работ, оказание услуг) несет не только гражданско-правовые последствия исполнения указанных сделок, но и налоговые последствия, связанные с возможностью отнесения сумм, уплаченных за товар поставщику на расходы по налогу на прибыль и налоговые вычеты, только в отношении добросовестных контрагентов (поставщиков, подрядчиков, исполнителей), осуществляющих реальную экономическую деятельно
  • 06.12.2016   Судебные инстанции пришли к выводу о доказанности налоговым органом факта получения налогоплательщиком необоснованной налоговой выгоды, поскольку представленные обществом документы в обоснование права на применение налоговых вычетов, содержат недостоверные сведения, составлены формально и не отражают реальность сделок по заявленной ООО "Маристый" схеме поставки топлива, в связи с приобретением которого общество заявило к вычету НДС за 2, 3 кварталы 2014 го
  • 29.11.2016   Для применения вычетов по налогу на добавленную стоимость необходимо, чтобы сделки носили реальный характер, а документы, подтверждающие правомерность применения налоговых вычетов, содержали достоверную информацию.

Вся судебная практика по этой теме »

Транспортный налог
  • 26.10.2016  

    Суды пришли к обоснованным выводам о том, что принадлежащие обществу водные транспортные средства подлежат классификации в целях налогообложения как несамоходные транспортные средства, в отношении которых определена валовая вместимость, и что налоговая база в отношении данных транспортных средств определяется на основании подп. 2 п. 1 ст. 259 НК РФ, как валовая вместимость в регистровых тоннах. Оснований для определения нало

  • 01.06.2016   Федеральный законодатель, устанавливая в гл. 28 НК РФ транспортный налог, связал возникновение объекта налогообложения с фактом регистрации транспортного средства на налогоплательщика, что само по себе не может расцениваться как нарушение прав налогоплательщиков. Данное законодательное регулирование призвано, в частности, обеспечить избежание двойного налогообложения в отношении транспортного средства, которое подлежит регистрации в установленном порядке н
  • 17.01.2016  

    По делу об отмене постановлений налогового органа о взыскании налога, сбора, пени, штрафа за счет имущества налогоплательщика.


Вся судебная практика по этой теме »