Загранкомандировки. Налоги, страховые взносы и документальное оформление

Подоходный налог

При командировках за границу расходы работника возмещаются и облагаются НДФЛ по правилам, которые действуют и в отношении командировок внутри страны. В частности, порядок возмещения расходов при загранкомандировках определяется в коллективном договоре или локальном нормативном акте. Однако есть и некоторые особенности, касающиеся как сумм возмещения, так и документального подтверждения расходов. Рассмотрим их.

Возмещение командировочных расходов и документальное оформление

Работодатель обязан возместить командированному сотруднику расходы на проезд и проживание, а также выплатить суточные и в некоторых случаях компенсировать иные затраты, предусмотренные внутренними локальными актами.

Компания направляет работника в командировку для выполнения конкретного служебного задания (ч. 1 ст. 166 ТК РФ), однако следует иметь в виду, что возместить работнику командировочные расходы она обязана независимо от того, выполнит он это задание или нет. В частности, работнику должны быть выплачены суточные за время служебной поездки, даже если во время нее случился простой по вине работника. Для того чтобы не пришлось удерживать НДФЛ с фактически командировочных, но не подтвержденных соответствующими документами расходов, необходимо заранее правильно оформить бумаги по командировке.

Направляя сотрудника в служебную командировку, работодатель должен оформить служебное задание и приказ о командировании. При командировке за рубеж командировочное удостоверение не оформляется. Исключением являются случаи, когда работники направляются в государства СНГ. С некоторыми из этих стран Россия заключила межправительственные соглашения, согласно которым в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы. Соответственно, факт пребывания сотрудника в одной из этих стран можно будет подтвердить именно командировочным удостоверением.

В числе подтверждающих расходы документов могут быть авиа- или железнодорожные билеты, счета гостиниц и другие платежные документы. При заграничных командировках к авансовому отчету можно приложить ксерокопии страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы.

Отметим, что организация также должна вести учет лиц, отбывающих в командировки и прибывающих из них.

Средства на командировочные расходы работодатель вправе выдавать в иностранной валюте. Такая практика не противоречит валютному законодательству, однако выданные суммы необходимо будет пересчитать в рубли по официальному курсу ЦБ РФ на дату фактической выплаты.

Платить ли НДФЛ?

По общему правилу суммы возмещаемых работнику командировочных расходов не являются его доходом и не облагаются НДФЛ. Однако следует учесть, что суммы возмещения освобождаются от подоходного налога только в пределах норм, установленных российским законодательством (абз. 1 п. 3 ст. 217 НК РФ).

Специфика оплаты заграничных командировок заключается в увеличенной сумме суточных, не облагаемой НДФЛ, - 2500 руб. за каждый день нахождения в командировке. Если размер суточных больше, налогом облагается сумма превышения, а не все выплаченные суточные. Причем НДФЛ уплачивается даже в том случае, если, например, суточные были выданы в иностранной валюте и превышение образовалось из-за разницы курсов. Не облагается НДФЛ и оплата проживания работника за границей на сумму до 2500 руб. в сутки, если понесенные расходы не подтверждены документами. Если же расходы на проезд, проживание и прочие командировочные затраты документально подтверждены, они освобождаются от взимания НДФЛ в полном объеме – ограничение суммы, освобожденной от подоходного налога, действует только в отношении суточных.

С расходов на услуги зала официальных делегаций и помещение багажа в камеру хранения необходимо уплачивать НДФЛ, поскольку они не поименованы в перечне командировочных затрат, с суммы возмещения которых подоходный налог не удерживается. Кроме того, суммы компенсации стоимости ресторанного питания и поездок на такси в командировке (кроме компенсации документально подтвержденных расходов на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок) также являются доходом работника, полученным в натуральной форме, и облагаются НДФЛ.

Необходимо учитывать, что расчет налога с доходов работника зависит от его налогового статуса и срока пребывания за границей. Если командированный сотрудник пребывает на территории РФ более 183 дней в году и является  ее налоговым резидентом, то обычная ставка НДФЛ для него будет равна 13 процентам. Если же пребывание на территории России длится 183 дня или менее, работник не является налоговым резидентом РФ и налоговая ставка для него составляет, как правило, 30 процентов. Следует помнить о том, что при расчете общего времени, проведенного за пределами РФ, учитывается не только срок командировки, но и дни других загранпоездок (в том числе отпусков).

Однако независимо от срока командировки доходы работника признаются полученными от источников в РФ.

Исчислению налога на прибыль при направлении сотрудника в загранкомандировку была посвящена первая часть статьи. В следующей и последней ее части мы разберем особенности обложения командировочных расходов страховыми взносами.

Комментарии

Вы также можете   зарегистрироваться  и/или  авторизоваться  

Имя *

Комментарий *    

Добавить комментарий