Автомобиль в компании: на затраты можно «кинуть» и ГСМ, и техобслуживание

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Головин Юрий

Контроль качества ответа:

Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

аудитор, член РСА Мельникова Елена

На балансе организации находится легковой автомобиль. В штатном расписании организации отсутствует должность водителя. Автомобилем будет пользоваться курьер в служебных целях.

Правомерно ли относить затраты на содержание данного автомобиля (ГСМ, техобслуживание и т.д.) в расходы при исчислении налога на прибыль организаций?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:

Организация вправе учесть при определении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль расходы на ГСМ, техобслуживание и т.д. при использовании автомобиля курьером в служебных целях.

Полагаем, что само по себе отсутствие в штате организации водителя не повлечет налоговых последствий в части непризнания налоговыми органами затрат на содержание служебного автомобиля, используемого в производственной деятельности организации.

Обоснование позиции:

Прежде всего отметим, что независимо от того, какую трудовую функцию исполняет работник, расходы на использование служебного транспорта в производственной деятельности организации могут быть признаны при налогообложении.

1. Расходы на содержание служебного транспорта (в целях налогообложения прибыли)

В соответствии с пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на содержание служебного транспорта, в том числе автомобильного. При этом НК РФ не содержит конкретного перечня расходов на содержание транспорта и требований о нормировании таких расходов.

Перечень расходов на содержание служебного транспорта открыт, поэтому в целях налогообложения могут быть учтены любые экономически обоснованные и документально подтвержденные расходы, связанные с содержанием транспорта.

В частности, к ним относятся:

- расходы на ГСМ (все виды топлива - газ, бензин, дизтопливо и пр., масла и смазки);

- расходы на технический осмотр;

- расходы на покупку "зимней" резины;

- затраты на мойку автомобиля (письмо Минфина России от 20.06.2006 N 03-03-04/1/530, постановление ФАС Центрального округа от 28.08.2009 N А68-9833/08-580/14);

- плата за хранение автомобиля на платной стоянке (письмо Минфина России от 27.04.2006 N 03-03-04/1/404);

- затраты организации на перевозку в служебных целях работников службами такси (письмо Минфина России от 20.10.2017 N 03-03-06/1/68839);

- расходы на проезд по платным автомобильным дорогам и др.

В пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ не предусмотрено ограничений по учету расходов на ГСМ при исчислении налога на прибыль. Однако представители контролирующих органов считают, что в целях соблюдения требований ст. 252 НК РФ расходы на ГСМ необходимо списывать согласно утвержденным нормам расхода топлива. Базовые нормы расхода ГСМ установлены Методическими рекомендациями, введенными в действие распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р. Рекомендации предназначены для автотранспортных предприятий, организаций, занятых в системе управления и контроля, предпринимателей и других независимо от форм собственности, эксплуатирующих автомобильную технику и специальный подвижной состав на шасси автомобилей на территории РФ. Вместе с тем в письме Минфина России от 30.01.2013 N 03-03-06/2/12 уже говорится лишь о том, что организация вправе учитывать Рекомендации, но не обязана. В письме Минфина России от 27.01.2014 N 03-03-06/1/2875 также разъясняется, что налогоплательщики вправе, но не обязаны использовать "Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте", утвержденные распоряжением N АМ-23-р, при определении обоснованности произведенных затрат на ГСМ.

Первичным документом для учета использования ГСМ является путевой лист, который не только обосновывает расходы на ГСМ, но и в целом подтверждает экономическую обоснованность и производственную направленность затрат, связанных с использованием автотранспорта.

Для целей налогообложения путевой лист является одним из документов, который подтверждает расходы перевозчика на приобретение ГСМ (письма Минфина России от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161, от 23.09.2013 N 03-03-06/1/39406).

Типовые межотраслевые формы путевых листов, утвержденные постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78, применяются для учета работ в автомобильном транспорте, то есть специализированными автотранспортными предприятиями (письма Минфина России от 30.11.2012 N 03-03-07/51, от 07.04.2006 N 03-03-04/1/327, от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129).

Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 (Порядок и Приказ N 152). Приказ применяется в том числе юридическими лицами и ИП, эксплуатирующими легковые автомобили.

Как разъяснял Минфин России (письмо от 30.11.2012 N 03-03-07/51), профессиональные перевозчики должны выписывать путевые листы ежедневно (Постановление N 78), а нетранспортные компании могут разработать форму путевого листа самостоятельно и оформить его на несколько дней, неделю или любой другой срок, не превышающий одного месяца (пункт 10 Порядка).

Однако с 01.03.2019 из Порядка исключено ограничение срока (ранее - месяц), на который оформляется путевой лист. Но это вовсе не значит, что теперь один путевой лист можно выдавать на бесконечное количество поездок в течение неограниченного времени. Наоборот, правила конкретизированы. Ранее Минфин не возражал (письмо от 30.11.2012 N 03-03-07/51) против выдачи нетранспортными компаниями путевых листов, например, сразу на неделю, даже если водитель каждый вечер возвращает автомобиль в гараж. Однако Минтранс требовал (письмо от 28.09.2018 N 03-01/21740-ИС) оформлять путевой лист каждый раз до выезда машины в рейс с места постоянной стоянки. И именно это правило закреплено поправками с 1 марта. Путевой лист теперь можно выдавать на любой срок, но только в тех случаях, когда водитель направляется в длительный рейс, не предполагающий его ежедневного возвращения на парковку. Если водитель совершает один или несколько рейсов в течение одного дня (смены), то лист надо оформлять до начала первой поездки, совершаемой в этот день (смену).

К сожалению, разъяснений по вопросу периода, на который может оформляться путевой лист, в ситуации, когда в организации ТС используются для служебных поездок не водителями, а например, лицами с разъездным характером работы, в настоящее время нет. Официальных разъяснений по оформлению путевых листов с 01.03.2019 нетранспортными организациями мы также не обнаружили.

Организации могут разработать собственную форму путевого листа с учетом требований Приказа N 152 и обязательных реквизитов, указанных в ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (смотрите также письма Минфина России от 06.03.2013 N 03-03-06/1/6700, от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161, от 07.04.2006 N 03-03-04/1/327, от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129 и др.) Таким образом, для подтверждения топливных расходов и деловых целей поездок может быть использован самостоятельно разработанный путевой лист.

Согласно положениям ст. 17 Федерального закона от 10.12.1995 N 196-ФЗ "О безопасности дорожного движения" находящиеся в эксплуатации на территории РФ транспортные средства подлежат техническому осмотру, проведение которого предусмотрено законодательством в области технического осмотра транспортных средств. Обязанность по поддержанию транспортных средств, участвующих в дорожном движении, в технически исправном состоянии возлагается на владельцев транспортных средств либо на лиц, эксплуатирующих транспортные средства. Условия проведения ТО установлены Федеральным законом от 01.07.2011 N 170-ФЗ "О техническом осмотре транспортных средств и о внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ". Расходы на прохождение процедуры технического осмотра учитываются в составе расходов на основании пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Рассматривая вопросы реальности хозяйственных операций, в постановлении АС Поволжского округа от 21.09.2018 N Ф06-37224/18 по делу N А55-34867/2017 судьи изучали документы, подтверждающие фактическую эксплуатацию автомобилей, такие как путевые листы, транспортные накладные, документы, подтверждающие расход ГСМ, а также доверенности на лиц, допущенных к управлению автомобилем. В штате у организации не числились сотрудники с должностью "водитель".

В постановлении ФАС Московского округа от 14.07.2009 N КА-А40/5553-09 был рассмотрен эпизод с затратами, понесёнными налогоплательщиком при приобретении топлива, масла для машин, мойки. Налоговый орган указывал, что должность водителя в штатном расписании отсутствовала, документооборот с другими организациями происходил посредством курьерской службы. Документы, такие как должностные инструкции, приказы по закреплению машин за конкретными лицами, путевые листы и т.д., налогоплательщиком не представлены. Однако суд признал обоснованным несение расходов на содержание ТС, находящихся в эксплуатации (обеспечение топливом, смазочными материалами и внешний уход за транспортным средством).

Поэтому мы полагаем, что и в данной ситуации документы, подтверждающие расходы, должны быть обязательно. Мы считаем, что оснований для того, чтобы не признавать в составе налогооблагаемых расходов затраты организации на содержание ТС при отсутствии в штате должности водителя, нет. Отсутствие в штате водителя при наличии ТС не является нарушением налогового законодательства. То есть на налоговый учет влияет не факт наличия (отсутствия) в штате должности водителя, а то, используется ли автомобиль для деятельности организации, направленной на получение дохода, подтверждены ли такие затраты документально.

На основании изложенного полагаем, что организация вправе учесть при определении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль расходы на ГСМ, техобслуживание и т.д. при использовании автомобиля курьером организации в служебных целях.

2. Использование служебного автомобиля для поездок, не связанных с осуществлением трудовой функции водителя по занимаемой должности

Трудовые отношения основаны на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции, под которой понимаются работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работнику работы (часть первая ст. 15 ТК РФ). Условие о трудовой функции является обязательным для включения в трудовой договор (часть вторая ст. 57 ТК РФ).

Относительно управления работником (не водителем по штатному расписанию) служебным автомобилем отметим следующее. Как следует из вопроса, управление служебным автомобилем в рассматриваемом случае будет представлять собой не трудовую функцию работника, а способ выполнения трудовых обязанностей по занимаемой должности.

Другими словами, работник получает право использовать служебный автомобиль для поездок, связанных с осуществлением его трудовой функции по занимаемой должности. Отметим, что само по себе управление автомобилем для служебных поездок не означает, что работник начинает осуществлять трудовую функцию водителя (смотрите, например, апелляционное определение СК по гражданским делам Санкт-Петербургского городского суда от 10.07.2013 по делу N 33-9894; вопрос-ответ Роструда с портала "Онлайнинспекция.РФ").

Трудовое законодательство не ограничивает право работодателя закрепить служебный автомобиль для поездок, связанных с выполнением трудовых обязанностей, за любым работником независимо от трудовой функции, которую он выполняет. Смотрите материалы:

- Вопрос: В обязанности гидрохимика не входят выезды и взятие проб, однако несколько раз в месяц он направляется в командировки. Едет он на предоставленном работодателем служебном автомобиле и перевозит других сотрудников-гидрологов (в обязанности которых как раз входит взятие проб), а по прибытии на место он вместе с этими сотрудниками производит забор проб. Может ли сотрудник, являющийся по должности гидрохимиком, фактически также работать водителем? Какая документация должна быть оформлена, чтобы такая двойная деятельность была законна? Нарушает ли работодатель действующее законодательство? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июнь 2018 г.)

- Вопрос: В организации высшим руководящим должностям выделяются в пользование автомобили. Обязаны ли проходить обязательные предрейсовые медицинские осмотры сотрудники организации, управляющие автомобилями, но принятые на работу не водителями (менеджеры на служебных автомобилях)? Обязаны ли сотрудники организации, не являющиеся водителями, соблюдать приказ Минтранса РФ от 20.08.2004 N 15? Обязаны ли сотрудники, управляющие автотранспортом организации, иметь при себе путевой лист в процессе управления автомобилем? Обязана ли организация выписывать путевые листы каждый день? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, ноябрь 2018 г.)

Таким образом, на основании вышеизложенного полагаем, что отсутствие в штате организации водителя не повлечет налоговых последствий в части непризнания налоговыми органами затрат на содержание служебного автомобиля (ГСМ, техобслуживание и т.д.) в расходах при исчислении налога на прибыль.

Комментарии

Вы также можете   зарегистрироваться  и/или  авторизоваться  

Имя *

Комментарий *    

Добавить комментарий