Ошибки в книге учета доходов и расходов. Корректное исправление

Основным нарушением является несвоевременное отражение или неотражение в учете доходов и расходов. В результате него бухгалтер или руководитель компании нередко просто забывают показать какую-либо операцию в книге учета доходов и расходов (утв. приказом Минфина России от 22.10.2012 № 135н) и, следовательно, не могут подтвердить при налоговой проверке свои расходы, даже если есть первичные документы.

Это подтверждает и арбитражная практика. Так, ВАС РФ счел правильными доводы суда первой инстанции, который указал (определение ВАС РФ от 28.04.2011 № ВАС-5260/11 по делу № А78-3971/2010), что «первичка», представленная заявителем, не подтверждает расходы. Судьи оценили эти документы и не сочли возможным принять их в обоснование расходов, мотивируя свое решение отсутствием спорных хозяйственных операций в книге учета доходов и расходов. Не были приняты во внимание и доводы заявителя о возможности внести в книгу учета доходов и расходов исправления. ВАС РФ сослался на то, что такие доводы не свидетельствуют о неправильном применении нижестоящими судами норм права. К аналогичному выводу пришел и ФАС Восточно-Сибирского округа (пост. ФАС ВСО от 01.03.2011 № А78-3971/2010). По мнению судей, отсутствие сумм в книге учета доходов и расходов, отраженных в представленных первичных документах, не позволяет сделать вывод о том, что расходы действительно понесены.

Еще одним распространенным нарушением является неотражение в книге учета доходов и расходов денежных средств, поступающих в кассу организации. Инспекторы выявляют такую преднамеренную ошибку путем проведения контрольных закупок и выигрывают судебные споры. Так, ФАС Московского округа согласился с налоговиками в части доначисления «упрощенного» налога, сославшись на нарушение фирмой порядка признания доходов (п. 1 ст. 367.17 НК РФ; пост. ФАС МО от 04.05.2007 № КА-А40/3180-07).

Часто встречается неправильное отражение доходов и расходов. Например, многие торговые компании списывают расходы по оплате стоимости приобретенных для дальнейшей реализации товаров единовременно. Однако списывать такие затраты следует по мере дальнейшей реализации товаров, после оплаты их покупателем и передачи последнему права собственности на них (п. 7 ст. 1, п. 2 ст. 5 Федерального закона от 21.07.2005 № 101-ФЗ; письма Минфина России от 07.08.2013 № 03-11-06/2/31883, от 24.01.2011 № 03-11-11/12, ФНС России от 24.11.2010 № ШС-37-3/16197@). Кроме того, судьи указывают (пост. Президиума ВАС РФ от 29.06.2010 № 808/10), что затраты на оплату товаров, предназначенных для дальнейшей реализации, признаются в составе расходов при расчете «упрощенного» налога после фактической передачи товаров покупателю, независимо от того, полностью они оплачены или нет.

Некоторые фирмы не знают, нужно ли отражать расходы на приобретенные товары (работы, услуги) с НДС или без него. По общему правилу, «упрощенцы» не являются плательщиками НДС (п. 2, 3 ст. 346.11 НК РФ), поэтому налог необходимо включать в сумму расходов. Если товары куплены для дальнейшей перепродажи, то НДС с их приобретения учитывается в расходах по мере дальнейшей реализации (письмо Минфина России от 23.08.2013 № 03-11-06/2/34691).

Нередки ошибки заполнения книги учета доходов и расходов (неверное указание содержания операции, например, из строки не ясно, какая операция в действительности была произведена; неправильное заполнение реквизитов платежных документов и прочее).

Возможны технические сбои в работе программного обеспечения при ведении книги учета доходов и расходов или заполнении декларации на ее основе. Если фирма вовремя все подкорректирует и укажет на сбой, у нее больше шансов победить в налоговом споре. Так, судьи приняли позицию компании, согласно которой из-за сбоя в программе в декларации за 2010 год была отражена меньшая сумма доходов и расходов. При этом сумма налога, исчисленная к уплате, была отражена верно (пост. ФАС ПО от 25.06.2013 № Ф06-4895/13).

Исправление ошибок в книге учета доходов и расходов

Рассмотрим ошибки заполнения книги учета доходов и расходов на примере.

ПРИМЕР

Компания «Актив» (объект налогообложения «доходы, уменьшенные на величину расходов») занимается продажей постельного белья. Закупочная цена комплектов на текстильной фабрике - 590 руб. (в т.ч. НДС - 90 руб.) за 1 шт. Фирма впоследствии реализует их по цене 1200 руб. (без НДС) за 1 шт.

03.02.2014 произведена закупка 120 комплектов на общую сумму:

120 шт. х 590 руб./шт. = 70 800 руб. (в т.ч. НДС - 10 800 руб.).

Все комплекты были реализованы 05.02.2014 на сумму:

120 шт. х 1200 руб./шт. = 144 000 руб.

Бухгалтер отразил доходы и расходы следующим образом (см. рис. 1).

Рис. 1. Книга учета доходов и расходов, заполненная с неправильно отраженной реализацией

В данном случае можно выделить следующие ошибки:

1. Неправильное отражение НДС (забыли включить в расходы).

2. На основании платежного документа (оплата товара) отражены расходы на товар и оплата (реализация) товара.

Любое исправление должно быть обоснованным и подтверждаться первичными документами. В большинстве случаев таким документом будет бухгалтерская справка, которую оформляют самостоятельно, указав в ней все обязательные реквизиты (ст. 9Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Отметим, что образец бухгалтерской справки можно разработать один раз и утвердить приказом руководителя в качестве приложения к учетной политике.

Перед внесением исправлений в книгу учета доходов и расходов составлена бухгалтерская справка (см. рис. 2).

Рис. 2. Образец бухгалтерской справки

Порядок исправления ошибок установлен в пункте 1.6 приказа Минфина России от 22.10.2012 № 135н. Исправление любой ошибки (описки) в бумажной Книге подтверждается подписью руководителя и заверяется печатью организации. Руководитель, помимо исправления ошибки, вправе поставить рядом с верными данными надпись «Исправленному верить». Кроме того, указывается дата исправления, без нее не ясно, когда были внесены изменения.

Бухгалтер и руководитель внесли исправления в книгу учета доходов и расходов (см. строки 26 и 27 на рис. 1).

Отметим, что в некоторых случаях корректировки книги учета доходов и расходов не связаны с ошибками. Например, когда скидка предоставлена продавцом уже после того, как подписан договор, но до момента поступления к нему денег, никаких корректировок в учете у продавца и у покупателя делать не нужно. Если же оплата произведена и покупатель не намерен оставлять ее в качестве аванса под будущие поставки, книгу учета доходов и расходов придется корректировать. В таком случае продавец на дату возврата денег сторнирует доходы на сумму скидки (письмо Минфина России от 29.06.2011 № 03-11-11/162).

При исправлении ошибок, относящихся к прошлым налоговым периодам, применяются положения статей 54 и 81 Налогового кодекса, которые устанавливают порядок представления уточненных налоговых деклараций. Кроме исправления ошибки в учете фирма обязана подать уточненную декларацию вместо представленной ранее, если искажения в последней привели к занижению суммы «упрощенного» налога (п. 1 ст. 81 НК РФ).

Ответственность за ошибки в книге учета доходов и расходов

Вопрос о том, могут ли инспекторы оштрафовать фирму за неправильное ведение книги учета доходов и расходов, является спорным. Судьи и контролеры считают, что данный документ является налоговым регистром, поэтому следует отвечать (решение ВАС РФ от 08.09.2004 № 9352/04; пост. ВАС РФ от 11.09.2009 № 9513/09, ФАС МО от 17.03.2011 № Ф05-1154/2011, ФАС СЗО от 13.07.2009 № А05-11078/2008; письмо ФНС России от 16.08.2011 № АС-4-3/13352@). Однако в законодательстве по этому поводу ничего не сказано. Также с 2013 года компании не обязаны заверять книгу учета доходов и расходов в инспекции (приказ Минфина России от 22.10.2012 № 135н; информационное сообщение Минфина России от 29.12.2012).

Все же мы рекомендуем фирмам вести книгу учета доходов и расходов корректно, своевременно и правильно отражать доходы и расходы, исправлять ошибки. Следует периодически сверять ее с бухгалтерским учетом и документами (в т.ч. первичными). В противном случае при проведении налоговой проверки возможны претензии со стороны контролеров по выявленным расхождениям. Они могут поставить под сомнение включение отдельных доходов и расходов в базу по «упрощенному» налогу, применить санкции и заставить фирму подать уточненную декларацию, если искажения привели к занижению суммы налога.

Актуальная бухгалтерия

Комментарии

Вы также можете   зарегистрироваться  и/или  авторизоваться  

Имя *

Комментарий *    

Добавить комментарий