Аналитика / Налогообложение / Кадровая безопасность: подбор персонала

Кадровая безопасность: подбор персонала

Кадровая безопасность очень важна при подборе персонала. Чтобы защитить информацию и персональные данные сотрудников компании-работодателю необходимо внимательно отнестись к составлению договора с кадровым агентством. Кроме того, для целей кадровой безопасности нужно проанализировать деятельность агентства
16.04.2015
Автор: Анна Калачева, начальник юридического отдела компании «Цеппелин Русланд»

Компании могут подбирать персонал самостоятельно или привлекать кадровое агентство. Однако наибольшее распространение получила смешанная система, когда HR-департамент компании подыскивает персонал на линейные позиции и позиции среднего уровня, а в кадровое агентство передаются вакансии более высокого уровня либо те, которые по разным причинам не удается закрыть собственными силами.

Выбор агентства по персоналу важен для кадровой безопасности

После получения заявки на подбор кандидата сотрудник HR-департамента приступает к мониторингу рынка (как правило, использует специализированные базы данных в Интернете либо собственные базы), размещает объявление о вакансии или передает заявку на исполнение в кадровое агентство.

Выбор кадрового агентства может быть обусловлен спецификой отрасли. Однако еще до заключения договора с агентством необходимо тщательно провести в отношении него due diligence. То есть проанализировать его деятельность, выявить правовые и иные риски, получить представление о деловой репутации агентства. Серьезным минусом для агентства может оказаться нестабильное финансовое положение, наличие судебных споров, доказанные случаи распространения конфиденциальной информации, негативные отзывы со стороны клиентов и т.п.

Директор по персоналу не должен иметь право единолично принимать решение о сотрудничестве с кадровым агентством. Более безопасным представляется заключение договора в результате проведенного специальным департаментом исследования рынка.

Для того чтобы оценить работу, проведенную кадровым агентством, и получить ожидаемый результат - нового квалифицированного сотрудника, компании-работодателю следует внимательно отнестись к составлению договора со сторонними рекрутерами. В договоре с агентством желательно предусмотреть следующие условия.

1. Предоставление «длинного списка» прошедших формальный отбор кандидатов на позицию с кратким резюме по каждому.

2. Проведение первичного интервью с выбранными клиентом кандидатами ("короткий список") и предоставление по его результатам подробного отчета с рекомендациями по каждому кандидату. Желательно, чтобы такого рода отчет содержал мнение рекрутера в отношении как профессионализма кандидата, так и его личности.

3. Поиск кандидата в случае, если ранее найденный этим же агентством кандидат покинул компанию в течение непродолжительного времени после трудоустройства без вины компании в этом. При этом поиск нового кандидата должен быть произведен без взимания дополнительной платы.

4. Выплата части вознаграждения по факту выхода кандидата на работу.

Поскольку организация при работе с кадровым агентством передает ему важную внутреннюю информацию - вакансии, уровень зарплаты и т.д., необходимо в договоре предусмотреть «защитные» пункты.

1. Запрет на публикацию наименования работодателя либо требование о поиске кандидата без объявления о вакансии (если речь идет о ключевой позиции). Это важно для предотвращения получения информации об изменениях в компании путем конкурентной разведки.

2. Запрет на разглашение третьим лицам любой информации касательно исполнения договора. Такой запрет может быть наложен установлением режима конфиденциальности информации либо режима коммерческой тайны (Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ). Соблюдение режима коммерческой тайны - достаточно трудоемкий процесс, но мы все же рекомендуем выбирать именно его, поскольку в гражданских правоотношениях только он сможет обеспечить действительную защиту нарушенных прав.

3. В силу ужесточения законодательства в сфере охраны персональных данных (Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ) в договор рекомендуется включить пункт следующего содержания: «Стороны гарантируют правомерное получение персональных данных, их передачу второй Стороне и подтверждают возможность их обработки Сторонами в связи с исполнением настоящего Договора, включая, но не ограничиваясь: сбор, использование, хранение, передачу».

ПРИМЕР

ООО «Актив» заключает договор с кадровым агентством на поиск персонала и устанавливает режим коммерческой тайны. Для этого в договоре с агентством предусмотрен такой пункт: «За исключением случаев, предусмотренных настоящим Договором или применимым законодательством, ни одна из Сторон не вправе раскрывать третьим лицам содержание настоящего Договора и/или документов, составленных для его исполнения. Получающая сторона обязуется сохранять конфиденциальность указанной выше информации разумным и адекватным образом и предпримет разумные меры в целях ее защиты в той же степени, что и при защите собственной конфиденциальной информации. Получающая сторона проинформирует своих партнеров и работников об обязательствах Получающей стороны в соответствии с настоящим Договором.

В случае разглашения конфиденциальной информации виновная Сторона обязуется возместить другой Стороне причиненные этим убытки и уплатить штраф в размере 100 000 руб. за каждый случай».

В правом верхнем углу договора нужно обязательно проставить гриф коммерческой тайны (фрагмент договора см. ниже).

Рис. 1. Фрагмент договора с кадровым агентством на подбор персонала

Кадровая безопасность в агентстве по подбору персонала

Кадровое агентство передает список кандидатов сотруднику HR-департамента компании-работодателя. Этот человек имеет большое значение в процессе подбора и с точки зрения кадровой безопасности, поскольку от его действий зависит успешность укомплектования компании кадрами. Поэтому необходимо удостовериться в его лояльности и профессионализме.

Процесс подбора персонала должен быть регламентирован и описан во внутренних документах компании.

С каждым работником кадровой службы следует заключать соглашение о неразглашении конфиденциальной информации и информации, составляющей коммерческую тайну. Более того, с ними рекомендуется заключать соглашение о неконкуренции (или подписать заявление о неконкуренции).

Однако следует иметь в виду, что такое соглашение (заявление) достаточно распространенное за рубежом, не защищено в полной мере российским правом.

ПРИМЕР

Некоторые условия заявления о неконкуренции:

1. Я не вправе использовать имущество, интеллектуальную собственность, деловую репутацию, деловые связи и возможности Работодателя в личных целях.

2. В случае, если у меня существует/возник конфликт интересов (например, если родственник или друг работает у потенциального/существующего контрагента Работодателя), я обязан немедленно сообщить об этом своему руководителю.

3. В случае расторжения трудового договора с ООО «Актив» обязуюсь не вступать в трудовые отношения с конкурентами ООО "Актив" в течение шести месяцев с даты увольнения.

Сотрудники HR-службы также должны быть ознакомлены с системой защиты персональных данных и своими обязанностями при получении, хранении и обработке таких данных. Доступ сотрудников HR-службы к сведениям и документам даже внутри самой службы должен быть строго разграничен. Так снижается риск утечки информации и использования ее в противоречии с интересами компании.

Источники информации о сотрудниках

Персональные данные работника - это информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного человека. Работодатели, которые обрабатывают персональные данные, являются операторами персональных данных. Таким образом, и бывший, и нынешний работодатели - операторы персональных данных.

Операторы обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять персональные данные без согласия сотрудников (как бывших, так и текущих), если иное не предусмотрено федеральным законом.

Работодателю не запрещено собирать информацию о своих сотрудниках, если такие действия не нарушают прав и свобод работников. Если текущий работодатель запрашивает какие-либо данные о сотруднике с его бывшего места работы, прежний работодатель до передачи персональных данных обязан получить согласие бывшего работника на передачу сведений о нем третьим лицам. Без такого согласия передавать данные нельзя.

Максимально полную информацию о сотруднике работодатель может получить либо от него самого, либо из общедоступных источников (справочников, Интернета, СМИ). Теоретически сведения о работнике можно запрашивать у любых органов и организаций, однако указанные источники обязаны соблюдать конфиденциальность.

Иван Шкловец, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Оформление отношений с кадровым агентством

Если компания привлекает к поиску новых сотрудников кадровое агентство, ей нужно позаботиться о грамотном документальном оформлении отношений. Это позволит с большей уверенностью ждать выполнения обязанностей агентства, а также с меньшими рисками учесть расходы на оплату услуг агентства в базе по налогу на прибыль.

В самом начале сотрудничества работодатель подает в HR-агентство заявку на поиск кандидата. Далее компания и агентство заключают договор на подбор персонала, в котором прописываются объем и сроки исполнения услуг, цена договора и прочие условия.

Обычно на практике стороны подписывают договор возмездного оказания услуг, который требует обязательного оформления в последующем акта выполненных работ (ст. 783 ГК РФ). Унифицированного бланка акта для HR-услуг нет, поэтому его можно составлять в свободной форме. Акт должен содержать обязательные реквизиты: наименование и дату составления документа, название компании и агентства, от имени которых составлен документ, содержание хозяйственной операции, ее измерители в натуральном и денежном выражении, а также должности и подписи ответственных лиц. При этом сторонам также необходимо обезопасить себя, удостоверившись в наличии у представителей стороны-контрагента полномочий по подписанию актов данного содержания. Только в этом случае акт будет иметь юридическую силу.

Ирина Щербинина, ведущий юрисконсульт общеправового отдела Юридического управления компании «Газпром Нефтехим Салават»

Ограничивать труд нельзя

Так называемое соглашение о неконкуренции обязывает сотрудника после увольнения не работать у конкурентов (компаний, которые ведут конкурентную деятельность по отношению к бывшему работодателю). Такое ограничение накладывается на определенный период времени, установленный данным соглашением.

За рубежом условие о неконкуренции при устройстве на работу довольно распространено. Однако с точки зрения российского трудового права не вполне законно накладывать такого рода обязательства. Хотя прямого запрета вТрудовом кодексе нет, но такое условие ограничивает права человека, в частности право на свободный труд, предоставленное Конституцией РФ и Трудовым кодексом (ст. 37 Конституции РФ, ст. 2 ТК РФ). Человек волен выбирать себе род деятельности и работодателя по своему усмотрению и потребностям. Соглашение о неконкуренции не позволит человеку какое-то время реализовывать данное право после увольнения из определенной компании, с которой у него было заключено соглашение о неконкуренции.