Использование личного телефона сотрудника в служебных целях

Необходимые документы

Выплата компенсации за использование и износ с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работника, а также возмещение расходов, связанных с использованием личного имущества, предусмотрены статьей 188 Трудового кодекса РФ. Но для того, чтобы принять для целей налогообложения понесенные расходы и избежать претензий со стороны проверяющих, организации необходимо своевременно позаботиться об оформлении необходимых документов.

Рассмотрим, какие документы необходимы организации.

Во-первых, необходимо прописать в должностной инструкции, при исполнении каких обязанностей работник может пользоваться мобильной связью (письмо Минфина России от 19 января 2009 г. № 03-03-07/2). В письме от 23 мая 2005 г. № 03-03-01-04/1/275 Минфин России пояснил, что даже во время нахождения сотрудника на отдыхе, в том числе в официально установленные выходные и праздничные дни и в период отпуска, затраты на оплату услуг сотовой связи также могут признаваться расходами для целей налогообложения, если такая необходимость использовать сотовый телефон в служебных целях обусловлена установленными в должностной инструкции обязанностями.

Во-вторых, нужно составить и утвердить приказом руководителя организации список работников, использующих в служебных целях мобильный телефон.

В-третьих, между организацией и этими работниками должны быть заключены письменные соглашения о возмещении расходов за использование личного мобильного телефона. Как правило, в соглашении указывается определенная сумма компенсации за использование сотового телефона в месяц, а в отношении возмещаемых расходов говорится, что их сумма рассчитывается ежемесячно на основании детализированного счета, выставляемого оператором сотовой связи.

В-четвертых, необходим договор между работником и оператором сотовой связи и ежемесячные детализированные счета, выставляемые на имя физического лица.

В-пятых, организации нужно иметь документы или их заверенные копии, подтверждающие право собственности работника на мобильный телефон. От работника следует получить документы на покупку мобильного телефона – кассовый чек, а также накладную или товарный чек. Такую позицию неоднократно высказывал Минфин России (письма от 17.06.2009 г. № 03-04-06-01/138, 11.03.2008 г. № 03-04-06-02/28). Замечу, что такого требования нет ни в Налоговом, ни в Трудовом кодексах.

Бухгалтерский учет

В бухгалтерском учете компенсация, выплачиваемая работнику за использование личного телефона в служебных целях, является расходом по обычным видам деятельности. Основание - п. 5 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. № 33н. Для обобщения информации о расчетах организации по компенсационным выплатам за использование имущества работников в служебных интересах целесообразно открыть одноименный субсчет к счету 73.

Пример 1

Куликов С.С. является сотрудником ООО «Авангард», занимающегося продажей офисной мебели. Он использует свой мобильный телефон в служебных целях. Организация в марте 2011 г. оплатила счет на сумму 12000 руб. Стоимость личных разговоров – 7000 руб. (в том числе НДС – 1067 руб.), служебных разговоров – 5000 руб. (в том числе НДС – 763 руб.). Ежемесячная компенсация за использование мобильного телефона составила 200 руб.

В бухгалтерском учете ООО «Авангард» будут оформлены следующие проводки:

Дебет сч. 60 Кредит сч. 51 – 12000 руб. – произведена оплата счета за разговоры по мобильному телефону.

Дебет сч. 73 Кредит сч. 60 – 7000 руб. – отражена стоимость личных разговоров Куликова С. С.

Дебет сч. 44 Кредит сч. 60 – 5000 руб. – отнесена на расходы стоимость служебных разговоров.

Дебет сч. 44 Кредит сч. 73 – 200 руб. – отнесена на расходы компенсация за применение телефона в производственных целях

Дебет сч. 70 Кредит сч. 73 – 6800 руб. (7000 руб. – 200 руб.) – удержана из заработной платы стоимость личных переговоров без учета компенсации

Налоговый учет

Налог на прибыль

Если компенсация работнику за использование личного телефона в служебных целях предусмотрена в трудовом и (или) коллективном договоре, то указанная выплата учитывается в налоговом учете в составе расходов на оплату труда (письмо УФНС России по г. Москве от 18.01.2008 г. № 21-18/44-1).

Согласно ст. 255 НК РФ в расходы налогоплательщика на оплату труда включаются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства Российской Федерации, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.

Сумму расходов, возмещаемых работнику, организация-работодатель может включать в прочие расходы, связанные с производством и реализацией, на основании подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Главное требование налоговых органов – наличие у организации детализированных счетов, подтверждающих производственный характер разговоров, для включения расходов в налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. При отсутствии подтверждающих документов такие разговоры, по мнению налогового органа, рассматриваются как звонки частного характера, и выплаченная сотрудникам компенсация для целей налогообложения прибыли не учитывается. В противовес этому требованию в постановлении ФАС ПО от 9.04.2008 г. № А57-11527/06 говорится, что указание налогового органа о необходимости представления налогоплательщиком детализации переговоров не основано на нормах законодательства. Детализация переговоров сама по себе не позволяет выявить их содержание и экономическую оправданность. Достаточно того, что телефонные переговоры были произведены в рабочее время и связаны с исполнением должностных обязанностей.

НДФЛ

В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ освобождены от обложения НДФЛ все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных с исполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

Нормы компенсации за использование личного мобильного телефона в служебных целях, учитываемые в целях обложения НДФЛ, законодательством РФ не установлены, но согласно ст. 188 ТК РФ размер возмещения указанных расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. Как показывает анализ судебной практики, суды поддерживают эту позицию (см. постановление ФАС Северо-Западного округа от 17 июля 2007 г. № А56-49256/2006, постановление ФАС Московского округа от 27 февраля 2006 г. № КА-А41/14217-05).

Проверяя организацию, налоговые органы требуют наличие детализированных счетов по каждому работнику, использующему телефон, и при их отсутствии начисляют НДФЛ на сумму компенсации, т.к. считают, что производственный характер переговоров не доказан. В деле, рассмотренном ФАС СКО (постановление от 18.06.2009 г. № А53-14011/2008-С5-14), организация в подтверждение того, что оплачивала услуги связи своим работникам в связи с выполнением ими трудовых обязанностей, представила: приказы, в которых определена ежемесячная сумма оплаты затрат за услуги мобильной связи, с указанием фамилии работника, его должности, должностные инструкции сотрудников, в которых для них предусмотрена обязанность использовать мобильную телефонную связь для выполнения своих должностных обязанностей. Суд признал наличие этих документов достаточным для того, чтобы сделать вывод, что НДФЛ доначислен налоговиками неправомерно.

Но есть примеры, в которых арбитры включили сумму компенсации в облагаемую базу, поскольку предприниматель не представил документы, подтверждающие служебный характер переговоров его работников по мобильным телефонам (постановление ФАС УО от 22.04.2009 г. № Ф09-2210/09-С2).

Использование работником мобильной связи, оплаченной работодателем, в личных целях, с точки зрения финансового органа, приводит к возникновению у него экономической выгоды в той мере, в которой эту выгоду можно оценить (письмо от 27.09.2007 г. № 03-04-06-01/334). В соответствии с п. 1 ст. 210 НК РФ при определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, которые получены им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой согласно ст. 212 НК РФ. Такой доход, по мнению Минфина, подлежит обложению НДФЛ в порядке, предусмотренном ст. 211 НК РФ, устанавливающей особенности определения налоговой базы при получении доходов в натуральной форме.

Страховые взносы

Не начислять страховые взносы на компенсацию за использование личного мобильного телефона в производственных целях организации позволяет федеральный закон № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования» (далее – закон № 212-ФЗ). Согласно подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 закона № 212-ФЗ не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством Российской Федерации компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

В письме от 6 августа 2010 г. № 2538-19 Министерство здравоохранения и социального развития РФ указало, что размер возмещения расходов за использование личного мобильного телефона должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием упомянутого имущества для целей трудовой деятельности. То есть организация должна располагать копиями документов, как подтверждающими право собственности работника на используемое имущество, так и подтверждающими расходы, понесенные им при использовании имущества в рабочих целях.

При отсутствии соглашения, предусмотренного ст. 188 ТК РФ, компенсационные выплаты за использование работниками личных мобильных телефонов подлежат обложению страховыми взносами

Комментарии

Наталья

9 июня 2011 г. в 22:37

А аудиозаписи состоявшихся разговоров не надо прикладывать?

Идиотизм!

Маргарита

1 июля 2011 г. в 21:53

В постановлении ФАС ПО от 9.04.2008 г. № А57-11527/06 говорится, что указание налогового органа о необходимости представления налогоплательщиком детализации переговоров НЕ основано на нормах законодательства.

Детализация переговоров сама по себе не позволяет выявить их содержание и экономическую оправданность.

Вы также можете   зарегистрироваться  и/или  авторизоваться  

Имя *

Комментарий *    

Добавить комментарий