Какие особенности необходимо учесть при подготовке документов на проверку

Существенных изменений в процедуре предъявления документов налоговой инспекции на проверку с 1 января 2011 г. не произошло. Однако вопросов, возникающих у бухгалтеров на практике, немало. Мы собрали самые актуальные из них.

Как заверить документ, состоящий из большого количества страниц

Бывают случаи, когда на проверку надо представить многостраничный документ. Одно дело его скопировать, а другое – заверить копию каждой странички этого документа. Надо ли пописывать руководителю каждый лист такого «объемного» документа?

Разберемся на примере. Книга продаж за первый квартал 2011 года состоит из 52 листов. Можно копию такой книги прошить, пронумеровать и на месте сшивки поставить печать и подпись руководителя, и сделать следующую отметку – «Копия книги продаж за II квартал 2011 г. в количестве 52 (Пятидесяти двух) листов верна».

Надо помнить и о том, чтобы представленный документ на проверку был удобен для его восприятия налоговиками. Инспектор вправе повторно снять с документа копию, произвести расчеты и более детально изучить материал. При плохой сшивке пачка листов может, попросту говоря, рассыпаться. Часто инспекторы, видя большой документооборот, просят предоставить выборочно, те же счета-фактуры от поставщиков. Поэтому при необходимости рекомендуем уточнить у инспектора, нужно ли предоставлять всю кипу бумаг, если необходим для проверки какой-то определенный день или неделя (если брать на примере книгу продаж).

Когда организация или предприниматель готовит документы на проверку, надо купить отдельный скоросшиватель (при необходимости более «крепкую» папку) и все копии туда сшить. Это очень удобно. И обязательно надо предоставить сопроводительное письмо. В нем надо указать, наименование предоставленного документа, количество его страниц (штук). Сделать надо это обязательно. Потому что не редки случаи, когда подготовленные копии просто терялись в налоговых просторах.

Бухгалтер не успевает подготовить документы на проверку

Согласно ст. 93 НК РФ, срок для предоставления документов (в ходе камеральной и выездной проверки) составляет 10 дней со дня получения требования. А вот если документы на проверку надо представить о контрагенте, при проведении «встречки», то такой срок уже меньше и составляет – пять дней.

Организация получила требования о предоставлении документов по почте. Но бухгалтер находится, например, в отпуске. Что делать в такой ситуации? Расстраиваться не стоит. Руководителю необходимо написать письмо о том, что бухгалтер находится в отпуске и указать, что организация не может подготовить документы в срок, предусмотренный законодательством. В письме следует попросить налоговую инспекцию предоставить отсрочку для сбора необходимых документов. К письму желательно подложить копию приказа о предоставлении отпуска (если сотрудник отдыхает).

Также в случаях подготовки очень большого количества копий документов налогоплательщик вправе обратиться в ИФНС (желательно письменно) с просьбой о том, чтобы продлить срок подготовки документов.

Часто бывает так, что инспектор звонит по телефону на предприятие и торопит его принести документы. В данной ситуации, если есть возможность, то следует пойти навстречу инспектору и привезти ему пакет документов. Но если бухгалтерия не успевает сделать это, надо вежливо попросить предоставить положенное количество времени на подготовку.

В перечне требуемых документов есть документы, с которыми организация не работает

Налоговое требование о предоставлении документов обязательно должно содержать подробную информацию о том, для чего нужны документы и какие именно. Форма требования утверждена приказом ФНС России от 31.05.2007 г. № ММ-3-06/338@. Она используется как при истребовании документов в рамках проверки самого плательщика, так и в рамках проверки его контрагентов. Требование должно содержать подробные данные, которые бы позволили идентифицировать запрашиваемые документы и определить их количество.

Встречаются такие случаи, когда попросту есть готовый шаблон требования (например, для проверки предоставления вычета по НДС), в котором перечислено все, что можно и нельзя. А предприятие начинает собирать и думать, где же взять то, чего и не было никогда. Это касается таких документов, как акты выполненных работ (услуг), товаротранспортные накладные. Если организация занимается оптовой торговлей, то ей акт совсем не нужен для того, чтобы подтвердить вычет НДС или товаротранспортная накладная – она необходима перевозчику (факт оприходования товара на склад докажет обычная товарная накладная). Вот и получается, что в перечне документов в требовании, например, акт указан, а на самом деле он не представлен. Что делать? В таком случае в сопроводительном письме необходимо так и указать, что требуемый документ – акт, не предоставляется по той причине, что он не используется в деятельности предприятия (если употребляешь слова наши и пр. то надо в кавычки всю фразу брать, как у тебя выше был пример, как написать в письме, а если не хочешь кавычки использовать, то стоит убрать нашего и сформулировать как-то иначе). Самое главное – отреагировать на требование.