Порядок подписания кассовых документов (расходного кассового ордера, приходного кассового ордера и кассовой книги) в обособленных подразделениях

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

аудитор, член Российского Союза аудиторов Федорова Лилия

Ответ прошел контроль качества

У организации несколько обособленных подразделений (розничных магазинов), не выделенных на отдельный баланс. Обособленные подразделения (ОП) по окончании смены денежную наличность сдают в банк через инкассатора.

Каков порядок подписания кассовых документов, а именно расходного кассового ордера (РКО), приходного кассового ордера (ПКО) и кассовой книги, в обособленных подразделениях?

Правомерно ли утвердить такой порядок подписания документов: ПКО (основание: приход выручки от розничной торговли) подписывает кассир торговой точки, а также в графе "за бухгалтера" - директор торговой точки (по приказу о наделении права подписи). РКО в графе "выдал" подписывает кассир торговой точки, который осуществил выдачу денежных средств (основание - возврат товара или инкассация), в графе "получил" - подпись ставит директор торговой точки; графах "за генерального директора и главного бухгалтера" также расписывается директор торговой точки по приказу о наделении права подписи; выдача денег покупателям при возврате товара осуществляется по их заявлению, в котором они расписываются за полученные деньги; РКО на возврат оформляется по сводным данным на все возвраты этого дня, соответственно, не может быть подписан у покупателя, которому был осуществлен возврат денег; листы кассовой книги подписываются кассиром торговой точки и в графе "Бухгалтер" подписываются директором торговой точки по приказу о наделении права подписи; кассовая книга сшивается и в заверяющей надписи за главного бухгалтера и генерального директора подписывает директор торговой точки?

Сколько экземпляров кассовой книги ОП необходимо хранить, если копии листов кассовой книги должны передаваться в головную организацию?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Кассовые документы (ПКО и РКО) подписывает кассир - работник, у которого установлены права и обязанности по ведению кассовых операций.

Руководитель организации вправе наделить директора торговой точки полномочиями руководителя и (или) главного бухгалтера в части проставления подписи на кассовых документах (ПКО, РКО) и кассовой книге, оформленных в торговой точке.

Проставление в строке Получил РКО подписи директором торговой точки возможно только в случае, если денежные средства из кассы торговой точки выдаются непосредственно ему.

Записи в кассовой книге подписываются кассиром и лицом, проводившим сверку суммы остатка наличных денег, отраженного в кассовой книге на основании кассовых документов. Если директор торговой точки будет проводить такую сверку в рамках своих полномочий, делегированных руководителем, то и заверять подписью записи в кассовой книге должен он.

Копии листов кассовой книги торговых точек следует хранить в головной организации. Оригинал кассовой книги должен храниться в обособленном подразделении.

Обоснование вывода:

Подписи на кассовых документах

Кассовые операции ведутся в кассе кассовым или иным работником, определенным руководителем юридического лица, индивидуальным предпринимателем или иным уполномоченным лицом (далее - руководитель) из числа своих работников (далее - кассир), с установлением ему соответствующих должностных прав и обязанностей, с которыми кассир должен ознакомиться под подпись (п. 4 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства", далее - Указание N 3210-У).

Из изложенного следует, что под "кассиром" понимается работник, у которого установлены права и обязанности по ведению кассовых операций (операций по приему наличных денег, включающих их пересчет, выдаче наличных денег (п. 2 Указания N 3210-У)). Под "руководителем" в рамках Указания N 3210-У понимаются не только руководитель (исполнительный орган) юридического лица, но и иное уполномоченное лицо.

Кассовые документы (приходный кассовый ордер 0310001 (далее - ПКО), расходный кассовый ордер 0310002 (далее - РКО)) могут оформляться по окончании проведения кассовых операций на основании фискальных документов, предусмотренных абзацем тридцать шестым статьи 1.1 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации" (кассового чека, отчета о закрытии смены (смотрите п. 4 ст. 4.1 указанного закона). В этом случае по окончании рабочего дня (смены) хозяйствующие субъекты могут оформить два кассовых документа - ПКО на сумму принятых наличных денег (за исключением сумм наличных денег, принятых при осуществлении деятельности платежного агента, банковского платежного агента (субагента)), РКО на сумму выданных наличных денег (пп. 4.1 п. 4 Указания N 3210-У, письмо Банка России от 12.09.2017 N 29-1-1-ОЭ/21197).

Согласно пп. 4.2 п. 4 Указаний N 3210-У кассовые документы оформляются:

- главным бухгалтером;

- бухгалтером или иным должностным лицом (в том числе кассиром), определенным в распорядительном документе, или должностным лицом юридического лица, физическим лицом, с которыми заключены договоры об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета (далее - бухгалтер);

- руководителем (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).

При этом кассовые документы подписываются главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии - руководителем), а также кассиром.

В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем кассовые документы подписываются руководителем (пп. 4.3 п. 4 Указаний N 3210-У). В таком случае подписи главного бухгалтера и кассира не требуется.

С учетом изложенного можно заключить, что работник, у которого установлены права и обязанности по ведению кассовых операций, является кассиром, следовательно, он и подписывает ПКО (форма N КО-1) и РКО (форма N КО-2) в соответствующих строках (пп. 5.1 п. 5, пп. 6.2 п. 6 Указаний N 3210-У).

Из Указаний по применению и заполнению форм N КО-1, КО-2, утвержденных постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88, следует, что названные формы могут быть подписаны не только руководителем и главным бухгалтером, а иными уполномоченными лицами.

Согласно п. 2.11 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете (далее - Положение), утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 N 105 по согласованию с ЦСУ СССР, руководителем предприятия (учреждения) утверждается по согласованию с главным бухгалтером перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов (ст. 7, пп.пп. 6, 7 п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", смотрите также письмо Минфина России от 10.09.2013 N 07-01-06/37273).

На основании изложенного полагаем, что наделить другое лицо (руководителя обособленного подразделения (далее - ОП), директора торговой точки) полномочиями руководителя и (или) главного бухгалтера в части проставления подписи на кассовых документах ОП (торговой точки), вправе руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером (отметим, что Указание N 3210-У, в отличие от Положения, не содержит требования согласовывать такое решение с главным бухгалтером, однако, на наш взгляд, сделать это было бы не лишним). Предоставление полномочий может быть оформлено приказом или доверенностью.

В то же время хотим обратить внимание, что на основании п. 6.1 Указания N 3210-У выдача наличных денег осуществляется кассиром непосредственно получателю наличных денег, указанному в РКО. По смыслу данной нормы получателем может выступать только физическое лицо, которое подписывает РКО после получения денег от кассира (п. 6.2 Указания N 3210-У), при этом в строке "Выдать" РКО указываются его фамилия, имя и отчество. На наш взгляд, проставление в строке Получил РКО подписи директором торговой точки возможно только в случае, если денежные средства из кассы торговой точки выдаются непосредственно ему.

Из совокупного толкования норм п.п. 2.3, 4.2 и главы 9 "Инкассация наличных денег" Положения Банка России от 29.01.2018 N 630-П "О порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации" следует, что наличные денежные средства передаются инкассаторским работникам кредитной организации упакованными в специальные инкассаторские сумки, опломбированные в установленном порядке. Передача таких сумок осуществляется кассиром по препроводительной ведомости к сумке (форма 0402300). При этом в подтверждение приема инкассаторским работником сумки с наличными деньгами у организации остается квитанция к сумке (форма 0402300), подписанная инкассатором и содержащая оттиск его штампа. Таким образом, непосредственно сотрудникам инкассации выдача наличных денежных средств из кассы организации не производится. Поэтому данные о фамилии, имени и отчестве инкассатора в РКО, оформляемом на сумму инкассируемых наличных денег, не отражаются. В строке "Выдать" такого РКО должны быть указаны фамилия, имя, отчество кассового работника организации, сформировавшего и передающего инкассаторским работникам сумку с наличными деньгами (смотрите письмо Банка России от 16.10.2015 29-1-1-ОЭ/4065, подробнее можно ознакомиться в Энциклопедии решений. РКО при передаче денежных средств инкассаторам).

При выдаче денег покупателям при возврате товара, полагаем, фактическими получателями наличных денег из кассы являются они (покупатели), а не директор торговой точки. В таком случае, на наш взгляд, в РКО следует указать, что денежные средства выданы на основании заявлений от покупателей, в которых они подтвердили получение денег за возвращенный товар по накладной (что исключает дальнейшие претензии в том, что деньги не возвращены).

Таким образом, по нашему мнению, если непосредственно директору торговой точки выдача наличных денежных средств из кассы не производится, то в строке Получил РКО проставление подписи директором торговой точки является некорректным.

Кассовая книга

Каждое обособленное подразделение (торговая точка), которое осуществляет хранение наличных денег и по окончании проведения кассовых операций сдает денежную наличность в банк, должно вести собственную кассовую книгу. При этом обособленные подразделения передают в головную организацию копию листа кассовой книги. Порядок передачи, включая сроки, устанавливается самим юридическим лицом с учетом срока составления бухгалтерской (финансовой) отчетности (абзац седьмой пп. 4.6 п. 4 Указания N 3210-У).

Согласно пп. 4.6 п. 4 Указаний N 3210-У в конце рабочего дня кассир сверяет фактическую сумму наличных денег в кассе с данными кассовых документов, суммой остатка наличных денег, отраженного в кассовой книге 0310004, и заверяет записи в кассовой книге 0310004 подписью.

Записи в кассовой книге 0310004 сверяются с данными кассовых документов главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии - руководителем) и подписываются лицом, проводившим указанную сверку.

Таким образом, записи в кассовой книге (форма N КО-4) подписываются кассиром и лицом, проводившим сверку суммы остатка наличных денег, отраженного в кассовой книге ОП на основании кассовых документов. Следовательно, если директор торговой точки будет проводить такую сверку в рамках своих полномочий, делегированных руководителем, то и заверять подписью записи в кассовой книге ОП должен он.

Согласно Указаниям по применению и заполнению формы N КО-4, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88, кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью на последней странице, где делается запись "В этой книге пронумеровано и прошнуровано __________ листов". Общее количество прошнурованных листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

С учетом вышеуказанного, на наш взгляд, директор торговой точки будет вправе заверить общее количество прошнурованных листов в кассовой книге ОП (оформленной на бумажном носителе), если руководитель организации наделит его соответствующими полномочиями.

Хранение кассовых документов и кассовой книги (оформленных на бумажном носителе или в электронном виде) организуется руководителем (пп. 4.7 п. 4 Указаний N 3210-У).

С учетом того, что пп. 4.6 п. 4 Указаний N 3210-У установлена обязанность передачи копии листов кассовой книги ОП в головную организацию и такая обязанность связана с необходимостью составления юридическим лицом бухгалтерской (финансовой) отчетности, полагаем, такие копии листов кассовой книги ОП следует хранить в головной организации. Оригинал кассовой книги должен храниться непосредственно в обособленном подразделении (смотрите постановление Первого арбитражного апелляционного суда от 28.09.2016 N 01АП-5865/16, постановления Восьмого арбитражного апелляционного суда от 23.09.2016 N 08АП-8081/16, от 25.08.2016 N 08АП-8816/16, постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 23.03.2015 N 09АП-4316/15). Утвердить порядок передачи и хранения листов кассовой книги можно внутренним документом (приказом) или включить его в учетную политику организации. Каких-либо требований к этому порядку Указание N 3210-У не содержит.

Комментарии

Вы также можете   зарегистрироваться  и/или  авторизоваться  

Имя *

Комментарий *    

Добавить комментарий