Аналитика / Налогообложение / Добровольный переход компаний на электронный кадровый документооборот с 1 апреля 2020 года

Добровольный переход компаний на электронный кадровый документооборот с 1 апреля 2020 года

С 1 апреля 2020 года организации добровольно перейдут на электронный кадровый документооборот. Госдума приняла соответствующий законопроект в 1 чтении.

Проект федерального закона «О проведении эксперимента по ведению отдельными работодателями электронных документов, касающихся трудовых отношений с работниками» был разработан в соответствии с национальной программой «Цифровая экономика Российской Федерации», которой в рамках реализации федерального проекта «Нормативное регулирование цифровой среды» предусмотрена задача по обеспечению нормативного регулирования цифрового взаимодействия предпринимательского сообщества и государства, в том числе в части заключения, изменения, расторжения и хранения трудовых договоров, внедрения кадрового документооборота в электронном виде.

Целью законопроекта является создание и отработка механизмов ведения и применения электронных документов, касающихся трудовых отношений с работниками, а также подготовка предложений о внесении изменений в законодательство Российской Федерации.

В соответствии с законопроектом проведение эксперимента планируется с 1 апреля по 31 декабря 2020 г.

Следует отметить, что в 2018 году Минтрудом России с рядом организаций был проведен эксперимент по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых отношений, направленный на отработку механизмов ведения и применения данных документов при наличии их бумажных версий. В рамках эксперимента, предусмотренного законопроектом, дублирование документов на бумажном носителе не предполагается.

Законопроектом предполагается, что вопросы, касающиеся проведения эксперимента, включая, в том числе права и обязанности сторон, виды документов, процедуры их создания и использования, должны быть отражены в коллективном договоре и (или) в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему).

Работодатели участвуют в эксперименте по их добровольному согласию, самостоятельно определяют виды документов, касающиеся трудовых отношений с работниками, в отношении которых будет проводиться эксперимент, структурные подразделения организации, участвующие в эксперименте, принимают локальные нормативные акты, касающиеся проведения эксперимента, в том числе об использовании электронной подписи работодателем и работником.

Участие в эксперименте, предусмотренном законопроектом, работодателей (организаций), финансовое обеспечение которых осуществляется за счет бюджетных ассигнований федерального бюджета, бюджетов субъектов Российской Федерации и (или) местных бюджетов, будет обусловлено наличием или отсутствием источников финансирования.

В настоящее время в данном эксперименте планируется участие Фонда социального страхования Российской Федерации, при этом дополнительные расходы не предполагаются, поскольку Фонд имеет собственный удостоверяющий центр.

Ведение электронных документов, касающихся трудовых отношений с работниками, осуществляется работодателем посредством использования информационной системы работодателя или с использованием электронного сервиса информационно-аналитической системы Общероссийская база вакансий «Работа в России».

При заключении трудовых договоров, договоров о материальной ответственности, ученических договоров, а также при внесении изменений в них с использованием информационной системы работодателя применяются усиленные квалифицированные электронные подписи работодателя и работника.

При заключении трудовых договоров, договоров о материальной ответственности, ученических договоров, а также при внесении изменений в них с использованием электронного сервиса информационно-аналитической системы Общероссийская база вакансий «Работа в России» применяются усиленная квалифицированная электронная подпись работодателя и простая электронная подпись работника, ключ которой получен в соответствии с правилами использования простой электронной подписи при обращении за получением государственных и муниципальных услуг в электронной форме, установленными Правительством Российской Федерации.

Работодатель несет расходы по ведению электронных документов, связанных с работой, включая расходы по приобретению и использованию электронной подписи работника.

Работник принимает участие в эксперименте добровольно и вправе отказаться от участия в нем, уведомив об этом работодателя в письменной форме. Законопроектом также закрепляется право работника обратиться с заявлением к работодателю о получении необходимых электронных документов, касающихся трудовых отношений с работниками,

и корреспондирующая обязанность работодателя не позднее чем в течение трех рабочих дней со дня подачи работником данного заявления направить (выдать) их работнику (в виде электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью, или в виде копий электронных документов на бумажном носителе, заверенных надлежащим образом).

В рамках эксперимента предусмотрено, что уведомление и ознакомление работника с электронными документами, касающимися трудовых отношений, по инициативе работодателя может осуществляться только в рабочее время.

При поступлении запросов уполномоченных органов и организаций, а также профессиональных союзов, в том числе при проведении государственного контроля (надзора), работодатель представляет соответствующие документы, касающиеся трудовых отношений с работниками, в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью, или копию электронного документа на бумажном носителе, заверенную надлежащим образом.

Законопроектом предусмотрено, что Минтруд России осуществляет методическое сопровождение деятельности работодателей по ведению электронных документов, касающихся трудовых отношений с работниками, утверждает положение о порядке проведения эксперимента, порядок отбора работодателей для целей их участия в эксперименте и перечень работодателей, участвующих в эксперименте.

Следует отметить, что в настоящее время работодатель направляет в государственные органы и информационные системы информацию о трудовой деятельности работника, затрагивающую основные гарантии работников в сфере трудовых отношений (например, представляет сведения о доходах физических лиц и суммах налога на доходы физических лиц, расчеты по страховым взносам в налоговые органы, сведения о работнике для ведения индивидуального (персонифицированного) учета, а также о периодах работы по каждому работнику, включая стаж, дающий право на досрочное назначение пенсии, в Пенсионный фонд Российской Федерации).

При этом государственными информационными системами обеспечивается защита указанных данных работников в случае их утраты в информационных системах работодателя или на бумажном носителе.