Логин или email Регистрация Пароль Я забыл пароль


Войти при помощи:

Аналитика / Налогообложение / «Чужаки» в зарплатной ведомости

«Чужаки» в зарплатной ведомости

Во многих организациях одновременно с зарплатой выдают и различные выплаты, причитающиеся физлицам. И понятно желание бухгалтеров включить их в расчетно-платежную или платежную ведомость, чтобы выдать по одному документу все и сразу. Но безопасно ли включать в ведомость незарплатные суммы или лучше составлять на них отдельные РКО? Отвечаем на вопросы читателей в нашей статье

17.09.2015
Автор: Мартынюк Н.

Что разрешено выдавать по зарплатной ведомости

(?) В некоторых наших обособленных подразделениях зарплата выдается наличными по ведомости. Разрешено ли включать в выдаваемую по ведомости сумму незарплатные выплаты работникам - возмещение командировочных, больничные и т.п.?

И. Захарчук, Новосибирская обл.

Ответ

Это противоречило бы кассовым правилам. В соответствии с ними по ведомости из кассы следует выдавать зарплату, стипендии и все те выплаты, которые методологией заполнения форм федерального государственного статистического наблюдения отнесены к фонду заработной платы и выплатам социального характера <1>. А по этой методологии в фонд зарплаты не входят и выплатами социального характера не являются, в частности <2>:

- возмещение командировочных расходов;

- соцстраховские пособия;

- компенсация за использование в работе личного имущества;

- дивиденды;

- возмещение представительских расходов;

- алименты.

Поэтому строго по правилам их следует выдавать не по ведомости, а по отдельным РКО на имя работника. Причем каждый такой РКО должен быть зарегистрирован в кассовой книге в день выдачи денег <3> (в то время как суммы, выдаваемые по ведомости в течение нескольких дней, не отражаются в кассовой книге до дня закрытия ведомости <4>).

Также предназначенные для таких выплат деньги нельзя хранить в кассе сверх лимита в течение срока выплаты зарплаты. Превышать лимит в течение этого срока (но не более 5 рабочих дней <5>) можно только на суммы, которые включены в ведомость «по праву».

Примечание. В «статистический» список социальных выплат входят и поэтому могут быть выданы по ведомости вместе с зарплатой, в частности, следующие суммы <6>:

- материальная помощь работникам;

- возмещение платы работников за детский сад;

- выходные пособия;

- суммы, начисленные при увольнении в связи с сокращением численности, ликвидацией организации;

- единовременные пособия при выходе на пенсию.

В течение срока выплаты зарплаты они могут храниться в кассе сверх лимита.

(?) Что будет, если все-таки включить в ведомость суммы, которые по правилам заполнения статистических форм не относятся к фонду зарплаты и социальным выплатам?

И. Захарчук, Новосибирская обл.

Ответ

Оспорить факт выдачи денег в таком случае нельзя, поскольку в ведомости есть подпись получателя. Однако инспекция может предпринять попытку оштрафовать за несоблюдение порядка хранения свободных денег - проще говоря, за превышение лимита кассы <7>. Он будет нарушен, если суммы, включенные в зарплатную ведомость вопреки кассовым правилам, хранятся в дни выплаты зарплаты в кассе сверх лимита.

Примечание. Также нельзя совсем исключить вероятность того, что инспекция попытается оштрафовать вас за неоприходование <8> этой суммы, поскольку на нее не составлен и не зарегистрирован в кассовой книге отдельный РКО. Напомним, что под оприходованием понимается регистрация в кассовой книге не только всех приходных, но и всех расходных кассовых ордеров за день <9>.

Ведь если деньги по ведомости выдавались в течение нескольких дней, то нет доказательств того, что выданные по ней незарплатные суммы отражены в кассовой книге именно в день их выдачи. В ведомости не указывают дату выдачи по каждой отдельной сумме.

Если же деньги по ведомости выдавались в течение одного дня, то, скорее всего, инспекция не станет придираться. Тогда на конец этого дня уже был составлен на основании ведомости и зарегистрирован в кассовой книге РКО. То есть выданная сумма в кассовой книге учтена вовремя, пусть и не отдельно, а в составе итоговой суммы по ведомости.

Годятся ли зарплатные ведомости для оформления выплат по гражданско-правовым договорам

(?) Будет ли нарушением кассовой дисциплины выдача по ведомости сумм, ежемесячно выплачиваемых организацией физлицам, не являющимся ИП, по заключенным с ними гражданско-правовым договорам?

Е. Борзенкова, бухгалтер

Ответ

Не советуем так делать, хотя порядку ведения кассовых операций это не противоречит. Напомним, по платежной или расчетно-платежной ведомости из кассы выдаются зарплата, стипендии и другие выплаты работникам <10>. При этом в кассовых правилах:

- под работниками понимаются также те физлица, с которыми у организации заключены гражданско-правовые договоры <11>;

- под другими выплатами работникам понимаются выплаты, включенные в соответствии с методологией заполнения форм федерального государственного статистического наблюдения в фонд заработной платы <12>. А в него входит вознаграждение за работы и услуги по гражданско-правовым договорам с физлицами (не ИП). Это следует из статистической формы № П-4 и п. 88 Указаний по ее заполнению <13>.

То есть сами по себе кассовые правила разрешают:

- выдавать такие суммы по ведомости;

- хранить их в кассе сверх лимита в течение срока выплаты зарплаты (не более 5 рабочих дней).

Но проблема в том, что формы ведомостей предназначены для расчета и выплаты зарплаты работникам - об этом прямо сказано в Указаниях по их заполнению <14>. Причем тут под работниками уже должны пониматься те, с кем заключены трудовые договоры. Да и сконструированы ведомости под выплату денег работающим по трудовому договору. Особенно расчетно-платежная ведомость - в ней есть графы с указанием должности, тарифной ставки, отработанного времени и т.п.

Примечание. Вы не можете убрать графы из форм платежной и расчетно-платежной ведомостей. Порядок ведения кассовых операций обязывает вас использовать именно госкомстатовские формы <15>.

Поэтому регулярная ежемесячная выплата вознаграждения по такой ведомости может стать для проверяющих из фондов лишним поводом к тому, чтобы попытаться переквалифицировать гражданско-правовой договор в трудовой (даже если в графах с «трудовыми» показателями вы поставите прочерк) и доначислить вам взносы. А оспаривать доначисления придется в суде.

Так что безопаснее составлять на такие выплаты отдельные РКО. Как в этом случае воспользоваться правом держать наличные на них в кассе сверх лимита в течение срока выплаты зарплаты? Ведь сумму, которая может превышать лимит, проверяющие кассу налоговики обычно устанавливают по платежной либо расчетно-платежной ведомости (именно она является распоряжением директора выдать зарплату наличными). Можно сугубо в кассовых целях составлять отдельный общий распорядительный документ за подписью директора о выплате из кассы в течение определенного срока (не более 5 рабочих дней) зарплаты и всех прочих сумм, которые по «статистическим» правилам входят в фонд зарплаты, включая и вознаграждения по гражданско-правовым договорам: столько-то выдать по ведомости, столько-то - по РКО.

На выдаваемую работнику арендную плату составьте РКО

(?) Наше ООО ежемесячно платит заместителю директора за аренду автомобиля. Выдаем эти деньги из кассы вместе с зарплатой. Договор аренды - это тоже гражданско-правовой договор. Верно ли мы понимаем, что на этом основании можно хранить в кассе арендную плату в зарплатные дни сверх лимита и выдавать одной общей суммой вместе с зарплатой по платежной ведомости?

Е. Борзенкова, бухгалтер

Ответ

Неверно. По правилам заполнения статистических форм в фонд зарплаты <16> включаются выплаты только по тем гражданско-правовым договорам, которые предусматривают выполнение работ и оказание услуг. Налоговики рассматривают аренду как услугу только в целях НДС и применения ККТ. Поэтому арендную плату по ведомости лучше не выдавать - это будет противоречить кассовым правилам. Составьте на нее отдельный РКО.

-------------------------------

<1> п. 6, абз. 8 п. 2 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У (далее - Указание № 3210-У)

<2> пп. 90, 91 Указаний, утв. Приказом Росстата от 28.10.2013 № 428 (далее - Указания № 428)

<3> п. 4.6 Указания № 3210-У

<4> п. 6.5 Указания № 3210-У

<5> п. 6.5, абз. 8 п. 2 Указания № 3210-У

<6> п. 90 Указаний № 428

<7> абз. 7 п. 2 Указания № 3210-У; ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ

<8> ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ

<9> абз. 3 п. 4.6 Указания № 3210-У

<10> п. 6 Указания № 3210-У

<11> п. 5 Указания № 3210-У

<12> абз. 8 п. 2 Указания № 3210-У

<13> утв. Приказом Росстата от 28.10.2013 № 428

<14> утв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1

<15> п. 6 Указания № 3210-У

<16> пп. 88, 90, 91 Указаний № 428

Журнал «Главная Книга»

Разместить:

Вы также можете   зарегистрироваться  и/или  авторизоваться