Договор без сметы: как отразить в налоговом учете командировочные расходы?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:

Расходы организации, связанные с участием ее сотрудников в совещании, могут быть признаны в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании пп. 27 или пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.

В рассматриваемом случае со стоимости питания сотрудников и их проживания в гостинице НДФЛ не начисляется. Вместе с тем, учитывая наличие судебной практики, существует вероятность возникновения налогового спора по данному вопросу.

Обоснование позиции:

Налог на прибыль

Для признания тех или иных затрат организации расходами в целях исчисления налоговой базы по налогу на прибыль, прежде всего, необходимо их квалифицировать.

В рассматриваемой ситуации организация несет расходы на участие сотрудников в совещании, связанном с ее производственной деятельностью. Согласно заключенному с организатором совещания договору в стоимость услуг, кроме непосредственно обеспечения участия представителей организации в совещании, входит также обеспечение их питанием и организация их проживания в отеле.

Из вопроса следует, что стоимость питания и проживания в отеле участников совещания отдельно в договоре и акте оказанных услуг не обозначены, указана только общая стоимость услуг организатора. Соответственно, организация, оплачивая участие своих сотрудников в совещании, приобретает комплексную услугу, в которую входит обеспечение участия в совещании и дополнительные (связанные с участием) услуги.

В связи с этим, полагаем, что организация может учесть указанные расходы только единой суммой в качестве расходов на участие в совещании.

Так, например, в письме Минфина России от 13.08.2012 № 03-03-06/1/406 сказано, что в случае, если предоставление питания включено в стоимость договора на участие в семинаре, а соответствующие затраты соответствуют критериям, установленным главой 25 НК РФ для включения их в состав расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль организаций, расходы на организацию питания участников могут быть учтены в составе расходов для целей налогообложения.

Возможность такого варианта учета расходов, на наш взгляд, косвенно подтверждается также выводами судей в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 14.03.2008 № А56-17471/2007. В этом постановлении судом было указано, что если в услугу по проживанию в гостинице включена услуга по предоставлению клиентам завтрака, но стоимость завтрака отдельно не выделена, то вся стоимость услуги учитывается в качестве расходов на проживание. Подобный вывод можно сделать из п. 7 письма Минздравсоцразвития России от 05.08.2010 № 2519-19, в котором указано, что на стоимость проживания командированного работника в гостинице, цена номера в которой включает стоимость завтрака (подтверждаемая данными прайс-листа гостиницы), страховые взносы не начисляются.

Общие критерии для учета расходов в целях главы 25 НК РФ определены п. 1 ст. 252 НК РФ, согласно которому налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ).

Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

В соответствии с п. 2 ст. 252 НК РФ расходы в зависимости от их характера, а также условий осуществления и направлений деятельности налогоплательщика подразделяются на расходы, связанные с производством и реализацией, и внереализационные расходы.

Перечень прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, содержится в ст. 264 НК РФ. Этот перечень является открытым и позволяет уменьшать налоговую базу по налогу на прибыль, помимо конкретных (поименованных в нем) расходов на иные экономически обоснованные расходы (п. 49 ст. 264 НК РФ).

По нашему мнению, в рассматриваемом случае, в зависимости от вопросов, обсуждаемых на совещании работников газовой промышленности, расходы организации, связанные с участием ее сотрудников в совещании, могут быть признаны в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, в частности, на основании:

- пп. 27 п. 1 ст. 264 НК РФ (расходы на текущее изучение (исследование) конъюнктуры рынка, сбор информации, непосредственно связанной с производством и реализацией товаров (работ, услуг));

- пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ (другие расходы, связанные с производством и (или) реализацией).

Аналогичное мнение высказано представителями Минфина России в письме от 21.12.2007 № 03-03-06/1/884: расходы по заключенным договорам на оказание услуг по организации командировок могут быть учтены при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, при условии их экономической обоснованности и надлежащего документального подтверждения. При этом чиновники особо обратили внимание, что налоговое законодательство не использует понятие экономической целесообразности и не регулирует порядок и условия ведения финансово-хозяйственной деятельности, обоснованность расходов, уменьшающих в целях налогообложения полученные доходы, не может оцениваться с точки зрения их целесообразности, рациональности, эффективности или полученного результата. В силу принципа свободы экономической деятельности (ст. 8 ч. 1 Конституции РФ) налогоплательщик осуществляет ее самостоятельно на свой риск и вправе самостоятельно и единолично оценивать ее эффективность и целесообразность.

Отметим, что такая позиция изложена в определениях Конституционного Суда РФ от 04.06.2007 № 320-О-П и 366-О-П и устойчиво поддерживается финансовым ведомством (смотрите, например, письма Минфина России от 27.08.2010 № 03-03-06/1/572, от 28.04.2010 № 03-03-05/97).

В рассматриваемой ситуации совещание, в котором участвуют сотрудники, носит производственный характер и соответствует направлению деятельности организации. Поэтому считаем, что расходы на оплату услуг по организации данного мероприятия являются экономически обоснованными и при условии их документального подтверждения могут быть в полном объеме учтены при определении налоговой базы по налогу на прибыль. Подобный вывод в отношении участия в конференции сделан в постановлении Девятого арбитражного апелляционного суда от 25.02.2011 № 09АП-2299/2011, 09АП-504/2011. Причем обществом был заключен договор с исполнителем на предоставление услуг по организации конференции, включая организацию одноместного проживания в отеле, аренду оборудования для конференции, трансфер аэропорт-отель-аэропорт, организацию питания. В конференции приняли участие как работники общества, так и иных рекламных организаций, включая зарубежных согласно списку. По мнению судей, поскольку конференция проводилась для привлечения потенциальных клиентов и партнеров на основании утвержденной программы, в рамках основного вида деятельности налогоплательщика, то услуги по обеспечению ее проведения, включая проживание во время проведения в гостинице как ответственных лиц общества, так и приглашенных лиц иных организаций, питание, транспорт и само проведение конференции (аренда зала и оборудования), правомерно отнесены в прочим расходам на основании пп.пп. 22 и 49 п. 1 и п. 2 ст. 264 НК РФ. Судьи сочли, что такие расходы являются экономически обоснованными и направленными на будущее получение прибыли (развитие бизнеса, привлечение клиентов и партнеров, заключение договоров и контрактов).

Подтвердить расходы на участие сотрудников организации в совещании можно, например, следующими документами:

- приглашение на участие в совещании;

- программа (план) мероприятия;

- приказ руководителя о направлении сотрудника в командировку и служебное задание, а также отчет о его выполнении (форма № Т-10а);

- должностная инструкция работника, подтверждающая наличие непосредственной связи тематики совещания с исполняемыми обязанностями;

- договор на организацию и проведение мероприятия;

- акт выполненных работ и (или) оказанных услуг;

- платежные документы.

Кроме того, суды признают в качестве подтверждения участия работников налогоплательщика в таких мероприятиях, как конференции, распечатки с сайта конференции (постановление ФАС Московского округа от 04.04.2011 № Ф05-5259/10 по делу № А40-140560/2009).

НДФЛ

При определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со ст. 212 НК РФ (п. 1 ст. 210 НК РФ).

Доходом налогоплательщика признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая для физических лиц в соответствии с гл. 23 НК РФ (ст. 41 НК РФ). Исходя из данной нормы, экономическая выгода в целях исчисления НДФЛ может быть признана доходом физического лица только в том случае, когда возможно ее оценить (определить ее размер в денежном выражении).

Согласно пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ к доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме, относятся, в частности, оплата (полностью или частично) за него организациями или индивидуальными предпринимателями товаров (работ, услуг) или имущественных прав, в том числе коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения в интересах налогоплательщика.

Таким образом, в общем случае оплата стоимости питания работников является доходом налогоплательщиков, полученным в натуральной форме, который подлежит обложению НДФЛ (письма Минфина России от 11.02.2014 № 03-04-05/5487, от 15.04.2014 № 03-04-06/17104).

Вместе с тем специалисты финансового ведомства признают, что если при потреблении сотрудниками питания, приобретенного организацией, отсутствует возможность персонифицировать и оценить экономическую выгоду, полученную каждым сотрудником, дохода, подлежащего обложению НДФЛ, не возникает (смотрите, например, письма Минфина России от 14.08.2013 № 03-04-06/33039, от 06.03.2013 № 03-04-06/6715, от 30.08.2012 № 03-04-06/6-262, от 13.05.2011 № 03-04-06/6-107). Одновременно чиновники указывают, что в целях исчисления НДФЛ организация должна принимать все возможные меры по оценке и учету экономической выгоды (дохода), получаемой сотрудниками.

При этом суды считают, что оснований для включения входящих в стоимость участия в семинаре сумм, оплаченных за питание и культурную программу работника, в налоговую базу по НДФЛ не имеется (постановлении ФАС Уральского округа от 15.05.2005 № Ф09-839/05АК).

Такой подход представляется нам вполне справедливым. Так, в рассматриваемой ситуации работники участвуют в совещании по заданию работодателя и не могут влиять на его решение по оплате отдельных услуг, связанных с проведением таких мероприятий. В свою очередь, организации по договору с организатором совещания не предоставлено право выбора, приобретать услуги питания для сотрудника или нет (не предусмотрена возможность отказа). Кроме того, договор удостоверяет лишь право работника на питание и не свидетельствует о реализации работником такого права.

Принимая во внимание выводы Минфина России и мнение судебных органов, полагаем, что если организация в рассматриваемой ситуации не располагает информацией о стоимости питания каждого сотрудника и не имеет возможности получить такую информацию, налоговую базу для исчисления НДФЛ определить нельзя и, соответственно, НДФЛ не начисляется.

Другим аргументом в пользу неначисления НДФЛ со стоимости питания сотрудников в месте проведения совещания служит то обстоятельство, что работник направлен на совещание не по своей воле, а по инициативе и в интересах организации, поэтому дохода у него не возникает. Косвенно такой вывод можно подтвердить ответом представителей налоговых органов (смотрите Вопрос 19 письма Управления МНС по Московской области от 25.03.2004 № 08-03/б-н).

Вместе с тем наличие судебной практики свидетельствует о вероятности возникновения споров с налоговыми органами по данному вопросу. Не исключено, что налоговые органы при проведении проверки произведут запрос данных о стоимости питания одного участника у организатора совещания и на основании этих данных произведут доначисление налога.

Поэтому считаем, что решение о признании оплаты питания экономической выгодой работников организация должна принять самостоятельно, с учетом возможности оценки такой выгоды.

Аналогично, на наш взгляд, складывается ситуация и с включением в состав услуги стоимости проживания. Так, при отсутствии выделения ее в счете организатора конференции у организации отсутствует возможность персонификации дохода, следовательно, обязанность начисления НДФЛ не возникает.

При наличии же отдельно выделенной суммы организация вправе учесть составляющую затрат на проживание в составе командировочных расходов (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ) как расходы на проживание, ведь они в любом случае были бы понесены организацией при направлении работников для участия в конференции. В этом случае имеет место освобождение от обложения НДФЛ стоимости проживания на основании п. 3 ст. 217 НК РФ (расходы на командировки).

Отметим, что в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 26.05.2004 № А44-2960/03-С13 судьи пришли к выводу, что проживание в гостинице участников при проведении конференции не может рассматриваться как материальная выгода работников, поскольку конференция является производственной необходимостью. Денежные средства, перечисленные предприятием гостинице за проживание участников конференции, не должны включаться в их доход.

ГАРАНТ

Комментарии

Вы также можете   зарегистрироваться  и/или  авторизоваться  

Имя *

Комментарий *    

Добавить комментарий