Логин или email Регистрация Пароль Я забыл пароль


Войти при помощи:

Аналитика / Налогообложение / Что нужно знать главбуху о деловом электронном письме?

Что нужно знать главбуху о деловом электронном письме?

Деловая переписка по интернету – неотъемлемая часть работы главбуха. Писать электронные письма приходится не только руководству и подчиненным, но и контрагентам компании. Есть несколько простых правил, которые помогут грамотно составить сообщение и произвести приятное впечатление на получателя

29.10.2013
Газета «Учет. Налоги. Право»

Итак, на какие реквизиты письма стоит обратить особое внимание:

Адресат. Нормы делового этикета требуют указывать в копии письма человека, которого вы упоминаете или на которого ссылаетесь. Если в переписке участвуют несколько лиц, пользуйтесь кнопкой «Ответить всем».

Тема. В теме письма следует кратко раскрыть суть обращения, используя отглагольное существительное в предложном падеже («О направлении», «Об организации»). Если вы пишете адресату впервые, можно указать название компании. Например, «ООО "Готика". О возможности получения кредитной линии». В случае продолжения переписки с респондентом не забывайте менять тему на актуальную. Крайне нежелательно отправлять письмо без какой-либо темы, это считается дурным тоном.

Обращение и приветствие. Универсальная форма обращения, а в случае с государственными органами – единственно допустимая, – «Уважаемый» с указанием имени, отчества адресата и восклицательным знаком в конце. Если география вашей переписки ограничивается территорией России и в ней не участвуют иностранцы, лучше не пользоваться обращениями, заимствованными из западного делового этикета. Такими, как, например, «Дорогой...», «Господин?».

Текст письма. Уважайте время своего респондента и не заставляйте разбирать витиеватые обороты. Помните, что смысловой акцент всегда приходится на конец фразы. Например, фраза «московская дирекция выполнила план в марте» говорит о том, что план был выполнен в марте, а «в марте выполнила план московская дирекция» – здесь акцент на то, что это заслуга именно московской дирекции.

Избегайте сложных предложений. Краткость – лучший способ донести смысл. Например, фразу «Просим убедиться в том, что пломбы целые» лучше заменить на более простое выражение: «Просим убедиться в целостности пломб».

В деловом письме не стоит употреблять экспрессивные фразы и эмоционально-окрашенные выражения. Недопустимы обороты типа «проект исключительной важности» или «компания находится в катастрофическом положении». Лучше свести все к нейтральной фразе «компания находится в тяжелом положении», а принятие решения о степени тяжести ситуации – личное дело получателя письма.

Далее, постарайтесь изложить суть в обезличенной форме. Стоит избегать каких-либо предположений о личных качествах получателя либо о его отношении к составителю документа. Неприемлемы обороты типа: «Просим Вас внимательно отнестись к нашему предложению?». Такая конструкция означает оскорбительное предположение, что не все обращения будут рассмотрены получателем одинаково тщательно. Некорректны также любые просьбы о преимущественном внимании, как, например, «просим рассмотреть в первоочередном порядке?». Позвольте своему адресату самостоятельно расставить приоритеты, не принимайте за него решение. Кроме того, помните, что попытка манипулировать или оказывать давление в переписке («просим положительно решить вопрос?») воспринимается негативно. Впрочем, чрезвычайная вежливость тоже может придать письму негативную окраску, поскольку часто трактуется как скрытая ирония.

Предупреждение 

Если вы по ошибке отправили письмо, можно попытаться его отозвать. Хотя результат не гарантирован.

В Outlook 2007 перейти в папку «Отправленные», открыть письмо, которое хотите вернуть. Далее кликнуть иконку в панели управления «Другие действия» и выбрать опцию «Отозвать сообщение».

Перед отправкой обязательно прочитайте письмо и постарайтесь свести к минимуму количество повторов. Если в каждом предложении встречаются фразы «упаковка осуществляется», «доставка осуществляется», «оплата осуществляется», это говорит о бедном лексиконе автора. Употребление иностранных слов не оправданно, если можно подобрать русский синоним. Конечно же, бывают ситуации, когда без иностранных терминов не обойтись. Но, прежде чем их вставлять в текст, подумайте, правильно ли их поймет ваш адресат.

Подпись. Всегда используйте подпись. В ней должны быть указаны, как минимум: финальная фраза (например, «С уважением»), имя, фамилия, должность, название компании и несколько способов связи с вами. При длительной переписке по одной теме с одними и теми же респондентами допустимо использовать сокращенный вариант подписи: финальная фраза, имя и фамилия.

Совет 

Не торопитесь отправлять письмо. Перед тем как нажать кнопку «Отправить», обязательно прочитайте его. А лучше поставьте на отправку писем паузу в три-пять минут (в Outlook 2007 меню «Сервис» – «Правила и оповещения» – «Новое правило» – «Проверка сообщений после отправки» – «Далее» – «Задержать отправку на число минут» – «Готово»).

В заключение – пара рекомендаций по входящим письмам. Во-первых, не откладывайте надолго ответ. Если у вас нет возможности отреагировать сразу, потвердите получение письма и сообщите, что постараетесь ответить на него в ближайшее время. Во-вторых, если отправитель прислал запрос на отзыв своего письма, подтвердите его, предоставьте ему возможность исправить свою ошибку. В следующий раз, возможно, отзывать письмо будете уже вы.

Подготовлено по материалам журнала «Финансовый директор».

Разместить:

Вы также можете   зарегистрироваться  и/или  авторизоваться