Аналитика / Налогообложение / Оптимизация загрузки документов в 1С

Оптимизация загрузки документов в 1С

Загрузка документов в 1С вручную, имеет минимум два недостатка
30.08.2018
Российский налоговый портал

Счета-фактуры, накладные, акты — все эти и многие другие документы давно известны каждому бухгалтеру. Ему приходится их практически ежедневно загружать и проводить в 1С. А на это уходит немало времени и сил! В среднем, на обработку одного документа требуется около 5 минут. И если таковых за день набирается более 10, то свыше 1 часа рабочего времени уходит только на перевод информации с бумаги в электронный вид. А при этом еще всегда существует риск ошибок, ведь человеческий фактор никто не отменял!

Выходит, загрузка документов в 1С вручную, имеет минимум два недостатка:

внушительные временные затраты;
риск возникновения ошибок.

Учитывая это, неудивительно, что многие предприниматели и бухгалтера стремятся к автоматизации данного процесса. К счастью, рыночное предложение всегда следует за спросом, и сегодня автоматический ввод документов в 1С

(https://42clouds.com/ru-ru/products/modul1c/downloading-documents.html) — не миф, а реальность!

Современный подход к загрузке документов

Автоматическая регистрация первички стала идеальным решением по оптимизации временных и трудозатрат, в первую очередь, бухгалтеров. Если раньше на загрузку документов приходилось тратить по часу ежедневно, то теперь на это уходит не более 20 минут. А главное — весь процесс стал проще и точнее, ведь компьютер и ПО не ошибаются, если они правильно настроены!

Большой толчок в развитии сервис автоматической загрузки документов получил с появлением облачных 1С. Переход на онлайн-режим использования учетной программы является результатом решений, принимаемых прогрессивными руководителями, которые полностью осознают преимущества современных технологий. А потому любой инструмент автоматизации, да еще и с улучшением качества работы, воспринимается на «Ура!».

Более того, некоторые сервисы — например, 42Clouds — сопровождают функцией автоматической загрузки первички в комплекте с облачной 1С (https://42clouds.com/ru-ru/solutions/1c-v-oblake.html). Не использовать такое преимущество, да еще и достающееся абсолютно бесплатно, было бы глупостью!

Как осуществляется автоматическая загрузка документов

Решение данной задачи стало возможным благодаря развитию цифровых технологий с их интеграцией в различные инструменты для бизнеса, в частности, в учетную программу 1С. Существует множество платформ распознавания текста. И одной из наиболее надежных среди них по праву считается ABBYY FlexiCapture. Данная технология с момента своего появления подвергалась множеству тестов, в результате которых в ее точности и эффективности не осталось сомнений.

Вот почему ABBYY FlexiCapture является наиболее востребованной платформой для оптического распознавания текста. По сути, она представляет собой обычный сканер, только в разы более точный и сопровождаемый ПО для автоматической загрузки данных. Процесс ввода первички с помощью данной технологии протекает в несколько этапов:

сканирование документов (фото);
распознавание счета, акта, накладной;
сверка и проводка документов.

После сканирования на обработку данных уходит от нескольких секунд до пары минут. И пока программа все переносит в базу точь-в-точь, бухгалтер может заниматься другими важными делами или сканировать оставшиеся бумаги. Как только документ полностью оцифрован, бухгалтеру остается лишь проверить (сверить) информацию и провести его в 1С.

Выходит, сервис автоматической загрузки первички фактически становится надежным помощником счетовода, возлагая на себя часть его рутинных обязанностей, что облегчает работу и способствует повышению производительности труда. При этом риск ошибок нивелируется, поскольку программа попросту копирует информацию с эскиза (фото) и переносит ее в электронный документ.

С какими форматами работает платформа

Перечень документов и форматов, в которых они представлены, доступных для автоматической загрузки, постоянно расширяется. На сегодняшний день программа безошибочно загружает:

счета-фактуры;
товарные накладные (ТОРГ-12);
счета на оплату;
акты выполненных работ;
универсальные передаточные документы;
паспорта граждан РФ.

Совсем необязательно, чтобы загружаемый документ был представлен в бумажном виде. Программа удачно справляется с уже созданной его электронной версией в различных форматах: .xls, .jpg, .pdf и другие.

5 преимуществ технологии

Популярность сервиса автоматической загрузки первички неслучайна. Выше мы уже вскользь упоминали о паре достоинств программы. Теперь же рассмотрим 5 главных преимуществ технологии:

Экономия времени. В среднем, программа обрабатывает документ и готовит его к загрузке в 10 раз быстрее, чем вручную;
Повышение производительности труда. При загрузке первички сервис автоматически заполняет базы данных по номенклатуре, контрагентам и др.;
Высококачественный результат. Отсутствие человеческого фактора исключает ошибки, повторы, пропуски — программа просто переводит информацию из скрин-шота в электронный документ;
Масштабируемость. Технология способна обработать большой объем документов в сжатые сроки. Поэтому даже в периоды сезонных нагрузок бухгалтерские «хвосты» не возникают;
Снижение расходов. ПО заменяет оператора по вводу первички, сокращает трудозатраты бухгалтеров, способствует повышению производительности труда. Достаточно вносить небольшую абонплату и сервис обеспечит существенное сокращение кадровых расходов.

Резюмируя вышесказанное, можно отметить, что ручной ввод документов в 1С — устаревший подход. Сегодня данная задача решается проще, быстрее и надежнее — на выручку приходит сервис автоматической загрузки первички. С его помощью документы удается проводить в 5-10 раз оперативнее, на корню пресекая всевозможные человеческие ошибки, недочеты. А главное — экономится время, улучшается результат, сокращаются расходы предприятия!