Аналитика / Налогообложение / Работодатель не обязан сохранять копии трудовых книжек после увольнения работников

Работодатель не обязан сохранять копии трудовых книжек после увольнения работников

Отсутствие копий трудовых книжек уволенных работников не является основанием для отказа ФСС в признании расходов на выплату больничных. К такому выводу пришел Арбитражный суд Северо-Западного округа в постановлении от 21.04.16 № А66-3360/2015
25.05.2016

Суть спора

Фонд соцстраха не принял к зачету расходы на выплату пособия по беременности и родам. Причина — страхователь не представил копию трудовой книжки работницы, а без нее нет возможности проверить правильность исчисления страхового стажа для назначения пособия.

Страхователь пояснил, что на момент проверки сотрудница уже не работала в данной организации. Однако в Фонде заявили, что необходимо хранить копии трудовых книжек, в том числе, и уволенных работников. При этом чиновники сослались на правила подсчета и подтверждения страхового стажа, утвержденные приказом Минздравсоцразвития России от 06.02.07 № 91. Согласно указанным правилам основным документом, подтверждающим периоды работы по трудовому договору, является трудовая книжка. Документы, подтверждающие периоды работы, включаемые в страховой стаж, представляются по месту назначения и выплаты пособия (п. 20 Правил).

Решение суда

Суд поддержал организацию, указав на следующее. Постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225 утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей. В пункте 43 этих Правил установлено: трудовые книжки, не полученные работниками при увольнении, хранятся до востребования у работодателя в соответствии с требованиями к их хранению, установленными законодательством об архивном деле. Из этой нормы не следует, что работодатель обязан сохранять копии трудовых книжек после увольнения работников. Следовательно, требование фонда представить копии трудовых книжек уволенных работников неправомерно.

По мнению арбитров, право на возмещение (зачет) спорных сумм подтверждают листки нетрудоспособности и документы о расходах на выплату пособий. Сведения о продолжительности страхового стажа, указанные больничном листе, работодатель определил на момент назначения пособий на основании трудовой книжки сотрудницы. Поскольку ФСС не заявил об иных причинах, которые не позволили ему принять расходы, суд признал отказ в признании расходов незаконным.

«Бухгалтерия Онлайн»