Аналитика / Налогообложение / Составляем график отпусков на 2014 год

Составляем график отпусков на 2014 год

Очередность предоставления основного ежегодного оплачиваемого отпуска определяется графиком отпусков (форма Т-7), утвержденным постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Нужно учитывать, что график отпусков является обязательным документом, который должен быть у всех работодателей. График отпусков составляется на предстоящий календарный год, утверждается работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее 14 дней до наступления календарного года (ст. 123 ТК РФ). Таким образом, график отпусков на 2014 год нужно составить и утвердить не позднее 17 декабря 2013 года
18.10.2013
Журнал «Упрощенка»

Как заполнить график отпусков

Обычно работодатель истребует у работников информацию о планируемых датах отпусков. На основании полученных сведений и составляется график. Он подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации или уполномоченным на то лицом подписью на графике. График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника (ч. 2 ст. 123 ТК РФ). Поэтому в него должны быть включены все сотрудники, работающие по трудовому договору.

График отпусков должен храниться у работодателя один год (ст. 693 приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Помимо ежегодных основных оплачиваемых отпусков в графике указываются дополнительные отпуска и отпуска, которые не были использованы работниками в течение текущего года и были перенесены на следующий год.

В графике могут указываться отпуска внешних совместителей. Для этого нужно запросить от внешнего совместителя информацию о датах отпуска по основному месту работы.

График отпусков оформляется следующим образом.

В графе 1 указывается наименование структурного подразделения.

В графе 2 отражается должность (специальность, профессия) работника согласно штатному расписанию.

В графах 1 и 2 сведения указываются в соответствии со штатным расписанием.

В графе 3 указывается ФИО работника.

В графе 4 проставляется табельный номер. Данная графа заполняется, если в организации работникам присваиваются табельные номера.

В графе 5 указывается количество календарных дней положенного работнику отпуска.

В графе 6 отмечается запланированная дата отпуска.

На момент утверждения графика графы 1-6 формы № Т-7 должны быть заполнены.

В графе «Утверждаю» проставляется подпись руководителя организации или иного уполномоченного лица. График отпусков утверждается на год. В графе «Номер документа» указывается его порядковый номер в соответствии с принятой в организации нумерацией для таких документов.

При необходимости в график можно внести дополнительные реквизиты, например столбец, в котором будет отражена дата уведомления работника о предстоящем отпуске. Главное, чтобы вносимые в график изменения были оформлены приказом руководителя организации.

Как внести изменения в график отпусков

График отпусков составляется на календарный год. Однако нередко возникает необходимость внести изменения в уже утвержденный документ.

Изменения могут быть внесены в график отпусков в следующих случаях.

1. При переносе отпуска с согласия работника (ст. 124 ТК РФ).

Корректирующие сведения нужно внести в графы 8 и 9 графика отпусков.

2. При отзыве работника из отпуска (ч. 2 ст. 125 ТК РФ).

Поскольку в форме № Т-7 нет специальной графы для внесения сведений об отзыве, можно воспользоваться графой 10 «Примечание». В ней следует указать, что работник был отозван из отпуска, и проставить дату отзыва. В графе 8 нужно отразить реквизиты приказа об отзыве из отпуска, а в графе 9 - дату начала использования оставшейся части отпуска.

3. При разделении отпуска на части.

По соглашению с работодателем работник может разделить ежегодный отпуск на части. При этом хотя бы одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ч. 1 ст. 125 ТК РФ).

Никакие дополнительные документы при этом оформлять не нужно. Достаточно отразить дату предоставления каждой части отпуска в графике отпусков.

4. При приеме новых работников после утверждения графика отпусков.

Порядок внесения изменений в график отпусков для этой категории работников не установлен.

В большинстве организаций для этой цели издается дополнительный график (также по форме № Т-7). Основанием для его издания будет являться приказ работодателя.

Дополнительный график — это приложение к основному, поэтому утверждать его нужно в том же порядке, что и основной документ (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).

Ответственность за отсутствие графика отпусков

Нужно учитывать, что в том случае, если у работодателя отсутствует график отпусков или же он составлен с нарушениями действующих правил, работодатель может быть привлечен к административной ответственности по статье 5.27 КоАП РФ. В этом случае работодатель несет административное наказание:

должностные лица — административный штраф в размере от 1000 до 5000 руб.;
лица, осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — административный штраф от 1000 до 5000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;
юридические лица — административный штраф от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.