Аналитика / Налогообложение / Срочная покупка

Срочная покупка

В хозяйственной деятельности фирмы часто возникают ситуации, когда незамедлительно нужно купить канцелярские товары, оплатить ремонт оргтехники или приобрести ГСМ. В этом случае бухгалтеру предстоит действовать в режиме «срочно» и обеспечивать бесперебойную работу предприятия. Между тем главный бухгалтер отвечает за порядок вверенной ему бухгалтерии. Поэтому к любой срочной покупке лучше готовиться заранее
22.12.2009
«Бухгалтерия.ru»
Автор: А. Александрова, главный бухгалтер (Материал предоставлен журналом «Практическая бухгалтерия»)

Развивая устойчивые деловые связи между партнерами, компании сталкиваются с необходимостью срочно расплатиться с контрагентом, выдать командировочные или закупить необходимое для незапланированного приема делегации. Такие операции проще, удобнее и быстрее осуществлять за наличный расчет. Но до того как оперативно выдать сотруднику деньги, бухгалтер должен выстроить цепочку работы с наличными. Ведь вслед за одной срочной покупкой последует другая, не менее срочная.

Определите список «подотчетных» должностей

Денежные средства из кассы предприятия не должны выдаваться бесконтрольно по первому требованию сотрудников. Список подотчетных лиц, в обязанности которых входит расчет наличными как с юридическими, так и с физическими лицами, устанавливается приказом или распоряжением руководителя в произвольной форме. Во избежание дополнительной бумажной волокиты лучше, если будут штатные сотрудники. В противном случае с лицом, не являющимся сотрудником организации, заключается договор (п. 16 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утв. решением совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 г. № 40). Если в организации текучка кадров, то в списке лучше закреплять «подотчетные» должности, а не конкретные фамилии сотрудников. Ответственных сотрудников необходимо ознакомить с приказом под их роспись.

Лимит-контроль

Контролируйте сумму уже состоявшихся платежей по длительным договорам. Напомним: лимит наличных расчетов между организациями не должен превышать 100 000 рублей в рамках одного договора (п. 1 указания ЦБ РФ от 20 июня 2007 г. № 1843-У). Если договор заключен на длительный срок, то, прежде чем принять решение об оплате наличными, необходимо уточнить, какая сумма уже была выплачена.
За нарушение порядка расчетов наличными грозит административный штраф: для организаций от 40 000 до 50 000 рублей, для должностных лиц от 4000 до 5000 рублей (ст. 15.1 КоАП РФ).

Лучшая срочная покупка – за деньги сотрудников

Иногда возникает и такая ситуация: необходимо срочно приобрести товар или оплатить выполненную работу, а руководитель организации находится вне предприятия и одобряет покупку устно. Тогда лучший вариант – уговорить сотрудника потратить собственные деньги.
В этом случае, после представления авансового отчета и подтверждающих документов, компания возмещает ему понесенные расходы в полном размере; кстати, ни у сотрудника, ни у предприятия налоговой нагрузки не возникает.
Если же сотрудник не хочет или не имеет возможности пойти навстречу работодателю, то выдавать деньги можно только на основании служебной записки, завизированной руководителем. Бухгалтер, выдавая наличные деньги под отчет, оформляет расходный кассовый ордер (РКО), в котором указывается назначение подотчета. Нецелевое расходование средств не допускается. РКО подписывает главный бухгалтер и руководитель предприятия. Но если имеется служебная записка с визой руководителя, его подпись на расходном ордере не требуется (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 г. № 88).

Следите за сроками

Порядок выдачи наличных денежных средств под отчет определяет руководитель организации (п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ). То есть помимо списка подотчетников в распорядительном документе организации должны указываться сроки выдачи подотчетных сумм. Если руководство это требование законодательства проигнорирует, то срок выдачи подотчетных сумм будет не установлен. В этом случае расчеты должны производиться в течение одного рабочего дня (письмо ФНС России от 24 января 2005 г. № 04-1-02/704).
После того как деньги выданы под отчет, бухгалтеру нужно проследить, чтобы сотрудник вовремя отчитался и представил все подтверждающие документы. Сотрудники обязаны не позднее трех рабочих дней со дня, как получили деньги или вернулись из командировки, подтвердить потраченные суммы и вернуть неизрасходованные денежные средства. Новые наличные суммы выдаются только на основании полного отчета за предыдущие (п. 11 письмо ЦБ РФ от 4 октября 1993 г. № 18 «Об утверждении «”Порядка ведения кассовых операций в РФ”»). Кроме того, передача одним лицом другому подотчетных денег запрещена.

Если неизрасходованные деньги не вернули…

На практике может возникнуть ситуация, когда работник не вернул неизрасходованные средства. Тогда руководитель может принять решение удержать деньги из зарплаты сотрудника (пример 1). Но для его исполнения необходимо письменное согласие работника (ст. 137 ТК РФ). Если спор все-таки возник, то организация сможет вернуть деньги по решению суда (ст. 392 ТК РФ).

Пример 1

Сотрудник ООО «Атлант» А. Петров получил в кассе предприятия 1000 руб. на покупку канцтоваров. В бухгалтерию он представил авансовый отчет, к которому приложил кассовый и товарный чеки на общую сумму 750 руб., в том числе НДС – 114,40 руб. Неиспользованные денежные средства в размере 250 руб. А. Петров не вернул. Руководитель организации принял решение взыскать с сотрудника невозвращенную сумму аванса, сотрудник не возразил.
Зарплата А. Петрова – 20 000 руб., сумма к выдаче – 17 400 руб. (20 000 руб.— 20 000 руб. х 13%). С учетом невозвращенных подотчетных сумм работник получит 17 150 руб.
Записи в бухгалтерском учете:
Дебет 71 Кредит 50
– 1000 руб. – выданы денежные средства на покупку канцтоваров;
Дебет 10   Кредит 71
– 635,60 руб. – оприходованы канцтовары;
Дебет 19   Кредит 71
– 114,40 руб. – выделен НДС;
Дебет 94   Кредит 71
– 250 руб. – невозвращенная сумма аванса отнесена на недостачи;
Дебет 70   Кредит 94
– 250 руб. – отражена задолженность сотрудника перед организацией;
Дебет 20   Кредит 70
– 20 000 руб. – начислена заработная плата сотруднику;
Дебет 70   Кредит 68
– 2600 руб. – удержан НДФЛ;
Дебет 70   Кредит 50
– 17 150 руб. – выдана заработная плата сотруднику.

Помните, что общий размер удержаний из заработной платы сотрудника не должен превышать 20 процентов. При удержании по нескольким основаниям сотруднику должно быть сохранено 50 процентов зарплаты (ст. 138 ТК РФ).

Впрочем, если работодатель решил не удерживать с сотрудника задолженность по выданным подотчетным средствам, такая сумма признается доходом сотрудника и облагается НДФЛ (п. 1 ст. 210 НК РФ). Поставьте в известность и руководителя, и горе-подотчетника, что с невозвращенной суммы аванса придется платить налог.

Пример 2

Воспользуемся условиями примера 1. Но теперь предположим, что руководитель решил не удерживать с сотрудника невозвращенную сумму. Тогда она признается доходом сотрудника-резидента, с которого удерживается НДФЛ по ставке 13 процентов.
А. Петров получит на руки 17 367,5 руб. (20 000 руб. – 20 000 руб. х 13% – 250 руб. х 13%).
Бухгалтерские записи будут следующими:
Дебет 73   Кредит 94
– 250 руб. – отражена задолженность сотрудника перед организацией;
Дебет 91   Кредит 73
– 250 руб. – списана невозвращенная сумма аванса;
Дебет 20   Кредит 70
– 20 000 руб. – начислена заработная плата сотруднику;
Дебет 70   Кредит 68
– 2632,5 руб. ((20 000 руб. + 250руб.) x 13 %)) – удержан НДФЛ;
Дебет 70   Кредит 50
– 17 367,5 руб. – выдана заработная плата сотруднику.

В примере 2 сумма невозвращенного аванса в бухгалтерском учете учитывается в составе внереализационных расходов. Они не учитываются для целей налогообложения прибыли (ст. 270 НК РФ). Следовательно, сумма невозвращенного аванса не признается
объектом обложения ЕСН (п. 3 ст. 236 НК РФ). Не начисляются и взносы на
обязательное пенсионное страхование (п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ).

«Черный» список покупок и продавцов

Зачастую бухгалтеры сталкиваются с ситуациями, когда отсутствуют первичные документы, подтверждающие расходование подотчетных сумм, сотрудники неверно их заполняют или товарные чеки оказываются вообще незаполненными. Да и что скрывать, иной раз в целях экономии товар приобретается в торговых палатках, где отсутствуют ККТ, следовательно, получить от продавца кассовый чек невозможно.
Проверяющие негативно относятся к таким авансовым отчетам, поэтому дайте четкие инструкции сотрудникам, а при необходимости в письменном виде, каких покупок и в каких местах им нужно избегать. Иначе суммы, не имеющие документального подтверждения, будут числиться за подотчетным лицом.

Используйте арбитражную практику

Как показывает практика, работа в режиме «срочно» всегда чревата ошибками. Если ошибка все же допущена, постарайтесь минимизировать ее последствия. Смело обращайтесь к арбитражной практике, которая в настоящее время гласит: недочеты в оформлении первичных документов – еще не повод признавать выданные под отчет деньги доходом сотрудника и исчислять с этих сумм НДФЛ (постановление Президиума ВАС от 3 февраля 2009 г. № 11714/08, постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 22 октября 2008 г. № Ф08-6326/2008). Ведь ошибка ошибке рознь.