Аналитика / Налогообложение / Табель учета рабочего времени на 2018 год

Табель учета рабочего времени на 2018 год

Трудовое законодательство требует от работодателя обязательного ведения табеля учета рабочего времени
28.05.2018
Российский налоговый портал

Табель учета рабочего времени является основным документом, на основании которого рассчитывается заработная плата сотрудника.

С помощью табеля учета рабочего времени работодатель:

1) Осуществляет контроль за сотрудниками,

2) Отмечает фактическую занятость каждого работника по виду рабочего времени,

3) Осуществляет расчет заработной платы, льгот, переработки,

4) Руководствуется при возникновении трудовых споров.

Трудовое законодательство требует от работодателя обязательного ведения табеля учета рабочего времени. Именно по табелю контролирующие органы смогут проверить правильность начисления заработной платы сотрудникам.

Если компания не ведет такой табель, то налоговый инспектор вправе признать затраты на заработную плату необоснованными. В конечном счете, работодатель не сможет снизить свою налоговую базу на «зарплатные» расходы.

Штрафы за отсутствие табеля учета рабочего времени

Руководитель предприятия – штраф может быть наложен на директора компании и его размер составит с 1000 – 5000 рублей.

Организация – штраф может быть наложен и на само юридическое лицо и размер штрафа в данном случае составляет – до 50 000 рублей. Основание: статья 52.7 КоАП РФ.

Кто заполняет табель?

Табель учета рабочего времени может быть заполнен бухгалтером, кадровиком, директором или иным сотрудником компании, на которого возложены соответствующие функции.

Табель открывается на каждый месяц новый, в конце месяца данные проверяются, вносятся и табель «закрывается». После закрытия табель подписывается ответственным лицом за его ведение и руководителем отдела, после чего табель надо сдать в бухгалтерию. А уже бухгалтер на основании табеля будет начислять заработную плату сотрудникам.

Форма бланка табеля учета рабочего времени

Существует две формы табеля – это форма Т-12 и форма Т-13. Чем же они отличаются?

Т-12 – это форма, по которой учитывается и отработанное время, и начисление заработной платы.

Т-13 – наиболее распространенная форма бланка, в которой отражается только отработанное (пропущенное) время.

Скачать форму Т-12

Скачать форму Т-13

Представляем образец заполнения формы Т-13 в случае, когда на предприятии сотрудники работают не полный рабочий день, не полные смены.

Пример заполнения табеля, когда сотрудники работают полный рабочий день и среди них есть работник, который написал заявление на неоплачиваемый отпуск.

Пример заполнения строки в табеле Т-13 на сотрудницу, которая находится в отпуске по уходу за ребенком до достижения им 1,5 лет.

Какие отметки в табеле необходимо указывать на основании подтверждающих документов?

Следующие отметки:

– о причинах неявок на работу,

– работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя,

– сокращенной продолжительности рабочего времени и др.

Такие отметки производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, и пр.).

Для отражения ежедневных затрат рабочего времени за месяц на каждого работника в табеле отведено:

– в форме № Т-12 (графы 4, 6) – две строки;

– в форме № Т-13 (графа 4) – четыре строки (по две на каждую половину месяца) и соответствующее число граф (15 и 16).

В формах № Т-12 и № Т-13 (в графах 4, 6) верхняя строка применяется для отметки условных обозначений (кодов) затрат рабочего времени, а нижняя – для записи продолжительности отработанного или неотработанного времени (в часах, минутах) по соответствующим кодам затрат рабочего времени на каждую дату.

При необходимости допускается увеличение количества граф для проставления дополнительных реквизитов по режиму рабочего времени, например, времени начала и окончания работы в условиях, отличных от «нормальных».

При заполнении граф 5 и 7 табеля по форме № Т-12 в верхних строках проставляется количество отработанных дней, в нижних строках – количество часов, отработанных каждым работником за учетный период.

Затраты рабочего времени учитываются в Табеле или методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, или путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т.п.). При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных или общественных обязанностей и т.д.), в Табеле в верхней строке в графах проставляются только коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми.

При составлении табеля по форме № Т-12 в разделе 2 на один для всех работников вид оплаты и корреспондирующий счет заполняются графы 18 – 22, и при расчете разных по каждому работнику видов оплаты и корреспондирующих счетов заполняются графы с 18 – 34.

Форма № Т-13 «Табель учета рабочего времени» применяется при автоматизированной обработке учетных данных. При составлении табеля по форме № Т-13:

– при записи учетных данных для начисления заработной платы только по одному виду оплаты и корреспондирующему счету, общим для всех работников, включенных в Табель, заполняются реквизиты «код вида оплаты», «корреспондирующий счет» над таблицей с графами с 7 – 9 и графа 9 без заполнения граф 7 и 8;

– при записи учетных данных для начисления заработной платы по нескольким (от двух до четырех) видам оплаты и корреспондирующих счетов заполняются графы 7 – 9. Дополнительный блок с идентичными номерами граф предусмотрен для заполнения данных по видам оплаты, если их количество превышает четыре.

Бланки табеля по форме № Т-13 с частично заполненными реквизитами могут быть изготовлены с применением средств вычислительной техники. К таким реквизитам относятся:

– структурное подразделение,

– фамилия, имя, отчество,

– должность (специальность, профессия),

– табельный номер и т.п.

То есть данные, содержащиеся в справочниках условно-постоянной информации организации. В этом случае форма табеля изменяется в соответствии с принятой технологией обработки учетных данных.