Аналитика / Интервью / Электронный документооборот в Объединённых центрах обслуживания

Электронный документооборот в Объединённых центрах обслуживания

Что такое ОЦО, почему это решение появилось на рынке? Об этом Российский налоговый портал поговорил с Еленой Барвицкой, руководителем филиала компании «Такском» в г. Санкт-Петербург.
28.04.2014
Российский налоговый портал

Автор: Илья Жуков, налоговый консультант Российского налогового портала

— Елена Вячеславовна, здравствуйте. Расскажите, пожалуйста, что такое Объединенные центры обслуживания?

— Название ОЦО говорит само за себя. Объединенный центр обслуживания предоставляет услуги компаниям, например, ведет бухгалтерию целиком или оказывает услуги по определенным бухгалтерским операциям, представляет отчетность в государственные и контролирующие органы и многое другое.

Данное решение широко распространено в различных сегментах рынка, например, в холдингах. Допустим, в холдинг входит 50 компаний и одна из них обслуживает все компании, входящие в холдинг. Если говорить о документообороте между компаниями и их Объединенным центром обслуживания, то он ничем не отличается от документооборота между одной компанией и группой организованных юридических лиц. Проблематика для всех ОЦО независимо от сегмента рынка, в котором он работает, схожа: Как правило, компании удалены друг от друга. С целью сокращения времени на обмен информацией и документами, на обработку документов в системе, необходимо заменить бумажный документооборот на электронный. Технические возможности сегодня позволяют создавать ОЦО, не задумываясь, как далеко они географически могут быть расположены от обслуживаемых ими компаний.

— Какие ещё плюсы в части качества оказания бухгалтерских услуг можно выделить в Объединённых центрах, по сравнению с отдельным бухгалтерским подразделением компаний?

— Могу привести пример: компания, работающая в сельскохозяйственном секторе, решила создать Объединённый центр обслуживания, потому что учет на элеваторах вели бухгалтеры очень низкой квалификации, не соответствовали требованиям и имеющиеся технические средства и т.д. И для того чтобы повысить эффективность, необходимо было объединить знания, набрать профессионалов, оптимизировать процессы.

Квалификация людей в Объединённых центрах обслуживания, несомненно, выше. То есть, это, прежде всего, повышение эффективности.

— Елена Вячеславовна, с эффективностью все ясно. А в чём разница между трудозатратами отдельных бухгалтерских служб и затрат в ОЦО?

— Как правило, бухгалтерские службы в компаниях существуют. Например, в одну из Групп компаний (холдинг) входит порядка 150 подразделений, и каждое подразделение имело свою бухгалтерскую службу. Когда они все объединяются в ОЦО, расходы на ведение бухгалтерии, как правило, меньше, так как обработка документов совершенно другая.

— Что лучше: создание ОЦО или привлечение организаций, применяющих электронный документооборот (ЭДО)?

— Здесь нельзя говорить о том, что лучше – каждая компания выбирает для себя. Кто-то отдаёт это на аутсорсинг (с такими компаниями работает наш партнёр – BDO). Кто-то хочет организовать Объединённые центры обслуживания у себя, в своем холдинге, выделяя для этого какую-то компанию, которой передаются эти полномочия. Более того, любой документооборот должен быть удобен. У нас есть такие клиенты, в частности, Jensen Group, которые подходят к этому вопросу гибко. Часть бухгалтерии они ведут самостоятельно, а часть отдают на аутсорсинг.

— Елена Вячеславовна, как выстраивают свои отношения ОЦО и Операторы электронного документооборота (например, компания «Такском»)? Есть ли сложности?

— Я бы не говорила здесь о сложности, речь идет о специфике. Наоборот, у нас меньше вопросов возникает. Если мы работаем со 100 компаниями, то, соответственно, это 100 бухгалтеров и 100 вопросов. Когда мы имеем дело в ОЦО, то это одна «точка входа» для нас, и уже этим клиентам мы можем предоставить индивидуального менеджера, который имеет мобильный телефон и может ответить на вопросы не только в рабочее время.

— Какие проблемы могут возникнуть у крупных корпораций, решивших создать ОЦО и организовать в их рамках ЭДО?

— Процесс перехода разделённых компаний в ОЦО достаточно длительный. В своё время в Санкт-Петербурге на базе СПИБА (Санкт-Петербургская Международная Бизнес-ассоциация) проходило совещание, на котором мы обсуждали процессы этого перехода. Вспоминая моменты, которые озвучивались компаниями, перешедшими на ОЦО, могу сказать, что лейтмотивом было то, что бизнес-процессы надо перестраивать, и это влечет большие затраты. Естественно, что есть ещё момент психологический, потому что переход на ОЦО влечёт за собой сокращение сотрудников. Не все компании готовы перепрофилировать или переквалифицировать своих сотрудников, поэтому идут на увольнение. И это тяжелое решение.

Однако, несмотря на это, после внедрения ОЦО все компании отмечают, что бизнес-процессы были перестроены, и это принесло определённый эффект.