Аналитика / Налогообложение / При каких обстоятельствах нужно выдать работнику справку о среднем заработке

При каких обстоятельствах нужно выдать работнику справку о среднем заработке

Увольняющемуся сотруднику нужно выдать три главных документа: трудовую книжку, справку по форме 2-НДФЛ и справку о сумме заработной платы для расчета социальных пособий. Если с первыми двумя документами особых сложностей не возникает, то о последней справке такого сказать нельзя
27.08.2013
Журнал «Упрощенка»

Дело в том, что с начала этого года изменился порядок расчета пособия по беременности и родам и пособия по уходу за ребенком до полутора лет. Теперь при их начислении из общего количества дней расчетного периода нужно исключать определенные дни. А в старой справке, форма которой утверждена приказом Минздравсоцразвития России от 17.01.2011 № 4н, не было раздела для такой информации. И Фонд социального страхования РФ рекомендовал вписывать данные об исключаемых периодах в справку дополнительно (образец мы приводили в журнале «Упрощенка», № 6, 2013, с. 91). И вот наконец-то новая форма справки, в которую уже ничего специально дописывать не нужно, утверждена приказом Минтруда России от 30.04.2013 № 182н.^Сноска

Для каких целей нужна справка о заработной плате

Справка о заработной плате с предыдущего места работы потребуется сотруднику для того, чтобы новый работодатель смог рассчитать ему пособие по болезни, декретные, пособие по уходу за ребенком до полутора лет. Поэтому при увольнении сотрудников работодатели обязаны выдавать им справки о выплатах за текущий и два предыдущих года. Такое правило установлено в подпункте 3 пункта 2 статьи 4.1 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» (далее — Закон № 255-ФЗ). В справке указывают все выплаты и вознаграждения, на которые начисляются страховые взносы в ФСС РФ.

Если же справки у сотрудника нет, новому работодателю рассчитывать пособия придется на основании других имеющихся документов, которые могут подтвердить заработок, в крайнем случае — на основании МРОТ. Напомним, что с 1 января 2013 года минимальный размер оплаты труда равен 5205 руб. (Федеральный закон от 03.12.2012 № 232-ФЗ). А это значит, что сотрудник получит гораздо меньшую сумму пособия, чем ту, на которую реально может рассчитывать (п. 2.1 ст. 15 Закона № 255-ФЗ). Собственно, чтобы этого избежать, каждый работодатель и обязан выдавать справки о сумме заработка.

С 2013 года, как мы уже сказали, произошли очередные изменения в порядке расчета пособий. Теперь при начислении декретного и детского пособий из расчетного периода, который равен двум предыдущим календарным годам, нужно исключать определенные дни, если они были (перечень исключаемых периодов приведен в таблице). А из доходов — соответственно суммы, начисленные за эти дни (п. 3.1 ст. 14 Закона № 255-ФЗ).

Прежняя форма справки не предусматривала возможности отражать в ней сведения об исключаемых периодах. Однако пробел, как мы отметили, восполнен в новой форме. Соответствующие сведения теперь нужно указывать в разделе 4 справки.

При каких обстоятельствах справку нужно выдать

Справку о доходах выдают в двух случаях. Это установлено подпунктом 3 пункта 2 статьи 4.1 Закона № 255-ФЗ. Первый случай — непосредственно при увольнении в последний день работы сотрудника. При этом никакого заявления от него не требуется, поскольку выдача справки — это прямая обязанность работодателя. Если возможности выдать справку в день увольнения нет, необходимо уведомить увольняющегося о получении справки о зарплате позже либо получить от бывшего работника согласие на то, чтобы отправить документ по почте.

Второй случай — справка выдается на основании заявления сотрудника, уволившегося в прошлых годах. Пишется заявление в произвольной форме. И подать его бывший сотрудник может как лично, так и через представителя либо отправить по почте. А работодатель в свою очередь обязан выдать справку не позднее трех рабочих дней со дня получения (регистрации) данного заявления.