Аналитика / Налогообложение / Особое сообщение подтвердит, что НДФЛ пересчитан вовремя

Особое сообщение подтвердит, что НДФЛ пересчитан вовремя

После пересчета «детских» вычетов на третьего ребенка у многих сотрудников возникла переплата по НДФЛ. О ней компания должна сообщить сотрудникам – так считают во многих региональных УФНС*. Аргумент такой: кодекс требует ставить в известность работника о каждом факте излишнего удержания налога. Это касается и ситуации с пересчетом «детских» вычетов в связи с недавними поправками в статью 218 Налогового кодекса
14.12.2011
Газета «УНП»
Автор: Татьяна Озерова, эксперт «УНП»

Форму и способ сообщения кодекс не определяет. С этим согласны и специалисты Минфина России (письмо от 16.05.11 № 03-04-06/6-112). Значит, известить сотрудника можно как устно, так и письменно. Главное – заранее согласовать с ним порядок направления такого сообщения. Гораздо безопаснее письменная форма. Она позволит доказать, что компания сделала все в срок и по закону. А значит, претензий не будет ни у сотрудников, ни у инспекторов.

Установленной письменной формы сообщения нет, и компания вправе разработать свой бланк (см. образец). В сообщении стоит прописать факт излишнего удержания НДФЛ и его сумму, а также конкретную дату, когда компания выявила переплату. Ведь с момента ее обнаружения сообщить сотруднику об излишнем удержании надо в течение 10 рабочих дней. Кстати, зафиксировать сам факт обнаружения переплаты проще всего в бухгалтерской справке с пересчетом НДФЛ. А уже от даты справки отсчитать 10 дней на сообщение сотруднику.

Направить сообщение можно по почте или отдать лично в руки. При втором варианте стоит оформить сообщение в двух экземплярах. Один выдать «физику» под роспись, а второй оставить в компании.

Кстати, в Налоговом кодексе штрафа за несообщение о неудержанном НДФЛ нет. Но сообщение игнорировать не стоит. Если компания обратится в налоговую за возвратом переплаты, инспекторы могут потребовать доказать, что сотрудник в курсе излишнего удержания, а значит, потребуется копия сообщения.

См. «УНП» № 46, 2011, стр. 2 «Узнайте, как налоговики вашего региона будут применять новые поправки по НДФЛ».

ЧАСТАЯ ОШИБКА. Ознакомить сотрудника о переплате по НДФЛ надо в течение 10 рабочих дней, иначе есть риск, что инспекция откажет в возврате налога компании.

СОВЕТ «УНП». Если компания сообщает о переплате бывшему сотруднику, то безопаснее направить заказное письмо с описью. Это подтвердит, что работника вы уведомили вовремя.

Скачать образец документа в формате Word